单元五办 公 室 接 待 管 理（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

办 公 室 接 待 管 理 单元五 　　安排迎送事务 事务一 　　安排招待事务 事务二 情景案例 安排迎送事务 事务一 　　 ××电器公司是××公司的业务合作伙伴。双方拟就一个新产品开发的项目进行合作，为此××电器公司一行10人要来××公司进行为期两天的考察访问。考察团成员包括总经理1人，副总经理2人，业务部门主管、业务员共计7人，考察内容为与××公司的合作前景问题，洽谈双方合作的具体细节。××公司总经理要求秘书小孟制定一份详细的接待计划。 学习任务： 　　学会收集来宾背景资料，协助领导确定接待规格 　　学会拟订接待方案，处理迎宾和送客的活动细节 安排迎送事务 事务一 安排迎送事务 事务一 技能点1 如何做好接待准备 （1）了解来宾的背景资料 　　来宾的具体人数与个人简况 　　来宾的抵离时间和乘坐的交通工具 　　来宾的来访目的、任务和行程等 （2）确定恰当的接待规格 　　一般情况下，接待基本上采用对待接待。 （3）拟定详尽的接待方案 　　由秘书人员拟订出详细的接待方案，由领导审批，以避免接待中出现疏漏。为了保证接待方案的落实，可以制订一份接待日程安排表，经领导审核后印发给有关人员。 安排迎送事务 事务一 技能点2 如何迎候来宾 确定好迎候时间 1 　　事先由双方约定清楚，在主随客便的前提下，首先确认来宾正式到达的具体时间。 　　为确保迎宾工作万无一失，应当在对方正式启程前再次确认一下。 　　为确保迎宾活动不受影响，要提前15分钟左右到达迎候地点，以恭候客人的到来。 安排迎送事务 事务一 确定好迎候地点 2 　　交通工具停靠站。如机场、码头、车站等； 　　来宾临时住宿处。如宾馆、饭店、旅馆等； 　　接待方办公地点。如办公大楼门口、办公室门口等； 　　迎宾的常规场所。如广场大厅等。 分类和排列名片 3 　　限制人员数量。以少为佳，大可不必排出强大阵容。 　　注意人员身份。迎宾的领导要和对方主要来宾的职位对等、职责对口。 　　明确人员职责。将迎宾人员的具体工作划分明确，各司其职。 安排迎送事务 事务一 做好现场确认 4 使用接站牌 使用欢迎横幅 使用身份胸卡 做自我介绍 注意施行礼节 5 　　主动伸手与来宾热烈相握，与之略作寒暄。秘书人员要视情做好为来宾服务的工作，如步出迎宾地点时，主动为来宾拎拿行李，提供专车或寻找出租车接送等。 安排迎送事务 事务一 做好引导陪同 6 　　一般情况下，引导者多为接待方的秘书人员、礼宾人员、专门负责此事者等，如果来宾较为重要，则可以由接待方与来宾对口单位的负责人员出面引导。 　　引导中如果宾主并排行进，引导者应当主动在外侧行走，请来宾走在内侧，假若三人并行，通常中间的位置最高，内侧次之，外侧最低；如果宾主单行行进，引导者应当行走在前，请来宾走在后面，方便带路；如果出入房门，引导者应当先行一步，为来宾打开房门，请来宾通过后再轻掩房门，赶上来宾；如果出入无人控制的电梯，引导者应当先入后出，出入有人控制的电梯，引导者应当后入后出。 　　在引导过程中，遇到某些必要的情况，引导者应当向来宾予以介绍或提醒，如引导来宾进入大楼、会客室、休息室等处，应当向其说明这是何处；引导来宾上下楼梯、出入电梯、进出房间等，应当作出如“请这边走”这样的提示等。 安排迎送事务 事务一 技能点3 如何送别来宾 　在来宾离去的前几天或更早的时间，问清楚客人所需返程的车次、航班等详细情况，主动代其订购车船票或飞机票，并将票及时送到客人手中。要提前安排好送客车辆和人员。 　按照事先约定好的时间，将客人送至车站、码头或机场。临行前，提醒客人不要遗忘物品。在来宾正式登机、上车船前，与来宾一一握手作别；在车、船、飞机驶离之时，要面向对方挥手致意；在车、船、飞机离开自己的视线之后方可离开。 安排迎送事务 事务一 知识点1： 　　接待规格的主要类型 （1）高规格接待 　　指接待方主要陪同人员比主要来宾的职位、级别高的接待。 （2）对等规格接待 　　指接待方主要陪同人员与主要来宾的职位、级别相当的接待。这是最常用的接待规格。 （3）低规格接待 　　指接待方主要陪同人员比主要来宾的职位、级别低的接待。 安排迎送事务 事务一 知识点2： 　　接待方案的基本内容 （1）接待规格 　　在一般的公务活动中，采用最多的是对等接待。 （2）接待安排 　　其一是接待日程的安排　　其二是接待形式的确定 （3）接待责任 　　即各项接待活动的责任人及其具体职责，实行专人或项目负责制。 （4）接待经费 　　一般包括：工作经费、住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、参观游览费、娱乐费、纪念品费、宣传公关费及其他费用。 （5）其他事宜 　　如安排住宿、交通、医疗、票务及新闻报道、安全保卫等。 安排迎送事务 事务一 知识点3： 　　送别的形式 　　指宾主双方临别分手，互相打个招呼。