单元七 辅助后勤行政管理（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

　　管理办公用品 事务一 　　管理日常用车 事务二 　　管理日常消防 事务三 辅助后勤行政管理 单元七 管理办公用品 事务一 情景案例 　　秘书小李负责公司办公物品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和数量，因此，他从不做用品登记。一天下午，他的好朋友小马手持公司营销部的取货单前来取货，他由于当时有事，就叫小马自己去取货物。等他办完事回来时，小马已取走了货物，并把钥匙放在了他的抽屉里。小李也没有看取货单，也没有清点货物，下班时关了门就走了，到月底清盘时，发现少了很多办公用品。 学习任务： 　　学会办公用品采购、保管、发放等各个环节的流程与要求 　　学会制作和填写办公用品管理中经常使用的各种工具表单 管理办公用品 事务一 管理办公用品 事务一 （1）请购 　　填写购买申请表，说明需要购买货物的理由及型号、数量等，由部门领导签字。 技能点1 如何采购日常办公用品 （2）审批 　　申请表交由财务部门进行综合平衡，确认采购经费来源。财务主管签字后交给采购人员。 （3）采购 　　采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商提供报价单，采购人员进行比较、筛选，选定供应商，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给供应商。 管理办公用品 事务一 （4）入库 　　收到货物后，对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物的数量、质量，符合要求则填写货物入库单并经库房人员签字，货物入库，再将签收后的交货单送财会部门。 （5）付款 　　财会部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，确认三单货名、数字相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。 管理办公用品 事务一 （1）做好库存记录 　　每次在接收或发放物品时填写库存卡，记录库存余额，使之与进货卡、出货卡三卡一致。 （2）做好库存控制 　　对库存物品数量进行控制和监督，了解库存的余额，对是否需要进货作出选择。 控制库存要注意以下三个问题： 　最大库存量。为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。 　最小库存量。为防止物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。 　重新订购线。即再订货量，提醒购买者库存需要重新订购的标准。 技能点2 如何保管日常办公用品 管理办公用品 事务一 技能点3 如何发放日常办公用品 　（1）指定发放人员 　（2）规定发放时间 　（3）清点核实所发办公用品 　（4）提醒节约利用办公用品 管理办公用品 事务一 （1）填写领用单 　　领用物品的员工需要填写两联办公用品领用单，两联领用单要装订成册，连续编号，填写项目要齐全。 （2）审批领用单 　　领用物品的员工将填写完的领用单交所在部门负责人审批，所在部门负责人若同意则在领用单上签名。 （3）盖章留底 　　领用物品的员工将部门负责人签名的领用单交本部门秘书人员，在两联骑缝处盖本部门公章，撕下一联交还员工用于领用物品，另一联留底用于对账。 （4）登记领物 　　领用物品的员工将领用单交库房保管员，并在物品库存分类记录上登记，领取物品。 基本程序如下: 管理办公用品 事务一 ××公司办公用品管理制度 第一条 计划 　　1．人事行政部将统一拟订公司购买月计划，报人事总监审批后，统一购买。 　　2．各办事处办公用品的购买由各地销售助理填写《办公用品月度采购表》，由部门经理审核控制预算，传真至总部。人事行政部协助地区经理检控是否在预算之内，签署意见。销售助理在购买之后，将发票寄至人事行政部由人事行政总监审核签字后方可报销。 第二条 办公用品的采购 　　1．总部日常消耗性办公用品每月依计划由人事行政部综合采购一次。 　　2．凡属耐耗性办公设备或固定资产类物品的采购将一律填写《固定资产采购申请表》（包括固定资产类物品的维修或升级等），经部门经理、部门总监同意后，报人事行政部审核，进行购买。购买同时，将对方公司名称及财务账号通知人事行政部及财务部，以便汇入货款。 　　3．计划外办公用品采购部门填写《办公用品采购申请单》，报人事行政总监审核后，报总经理审批。 　　4．各部门如需印制名片，应填写《名片印制申请单》，报人事行政部统一印制，情况特殊者，请提前申请印制后，按月度报销。 管理办公用品 事务一 第三条 领用、出库登记 　　1．物品领取执行出入库程序，填写《办公用品申领单》，由部门经理签字后，到前台即可领取。前台按月度分部门汇总统计，以便核查预算，控制费用。 　　2．计算器、订书机、打孔机、直尺等耐耗品，只可领用一次，如坏损可以旧换新。 　　3．签字笔、圆珠笔等消耗品笔芯可随时更换，笔的领取部门经理尽量控制在一季度一领用。 　　4．新职员的办公用品，人事行政部负责统一配置，领用金额记入各部门内预算。 第四条 其他事项 　　1．对于打印纸、复印纸等耗材，所有人员均需严格控制，凡不是正式文件，纸张