单元九 辅助商务活动管理（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

　　安排开放参观活动 事务一 　　安排新闻发布活动 事务二 　　安排签字仪式 事务三 　　安排庆典仪式 事务四 辅助商务活动管理 单元九 安排开放参观活动 事务一 情景案例 　　“毒奶粉”事件在社会上一度造成恶劣的影响，而乳制品企业也因此陷入乳业销售的寒冬。××乳制品企业为了重建该品牌在消费者心目中的地位，增强消费者的购买信心，特地在××市举办了一场开放参观活动，邀请本市消费群体前往该企业进行为期一天的参观体验活动。 整个过程包括解说员总体介绍、相关部门引导参观、产品亲身体验（由企业提供免费午餐和牛奶）和媒体采访等几个环节。许多消费者在参观后接受记者随机采访时表达了自己对该企业产品的放心感言。 学习任务： 　　学会拟订开放参观活动的实施方案 　　学会筹备企业开放参观活动的流程与细节 安排开放参观活动 事务一 安排开放参观活动 事务一 技能点1 如何编制上司的旅行计划 （1）明确举办开放参观活动的目的 （2）确定开放参观活动的邀请对象 　　主要邀请与企业相关的公众参加。 （3）选择举办开放参观活动的时机 　　确定宴请的时间要考虑宾主双方的情况，尤其是来宾方面。 （4）落实举办开放参观活动的内容 　　一般包括情况介绍、现场观摩和实物展览等。 安排开放参观活动 事务一 （5）选择和确定具体的参观路线 　　参观路线能够引起参观者的兴趣； 　　保证参观者参观过程的安全； 　　参观活动不干扰企业的正常工作。 （6）形成可行的开放参观活动方案 包括： 　　标题； 　　举办的目的； 　　举办的时间； 　　举办的地点； 　　拟邀请的对象； 　　具体的参观内容（可以酌情设计参观路线和活动日程表）； 　　相关单位及负责人的职责； 　　其他注意事项。 安排开放参观活动 事务一 技能点2 如何做好上司出差的其他安排 （1）成立专门机构 　　成立专门的组织机构或筹备小组。 （2）准备介绍材料 　　准备宣传手册、供放映的视听材料和供观看的模型。 （3）培训解说人员 （4）制作寄发请柬 　　至少提前一周向邀请对象寄发。 　　重要来宾可以通过电话或派专人邀请的方式进行逐一落实，最好在参观活动前一天再进行核实。 （5）设立接待服务处 （6）准备特殊的参观用品 　　如参观建筑企业需要安全帽。 （7）准备礼品或纪念品 　　具有宣传性、荣誉性和独特性。 （8）布置参观场地 　　营造和渲染隆重、热烈的气氛。 安排开放参观活动 事务一 技能点3 如何做好开放参观活动的接待工作 热情引导来宾 1 发放宣传手册 2 放映视听资料 3 引导观看模型 4 引导观摩实物 5 做好收尾工作 6 一是向参观者赠送礼品； 二是向参观者征求意见； 三是送别参观者。 安排开放参观活动 事务一 知识点1： 　　开放参观活动的分类 （1）特殊性参观 　　是指邀请特定的公众参与特定的活动而开展的参观活动，特定的公众一般是与本企业有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。 （2）一般性参观 　　是指并无特殊目的或特殊公众而开展的参观活动，一般邀请员工家属、社区代表或一般市民等。 安排开放参观活动 事务一 知识点2： 　　开放参观活动的内容 情况介绍 　　包括口头介绍、书面介绍和影像介绍。 现场观摩 实物展览 安排开放参观活动 事务一 训练１ 　　为使高考考生和家长更全面地了解学校的办学特色及招生情况，提高学校的知名度，吸引更多优秀考生报考，××职业技术学院将6月18日定为“校园开放日”，届时，将在学校学术报告厅前举办高考招生咨询会，邀请××市及其周边地区高考考生及家长到校参观。当天，学校招生就业指导中心、学生工作处、教务处等部门及学校各院系均会选派熟悉招生情况的老师前来解答考生和家长的询间。为了让考生和家长领略优美的校园环境，学校还特地安排了校园观光导引服务志愿者，义务带考生和家长游览、参观校园。校长办公室让秘书小刘负责此次活动的筹备工作，为2012年6月18日的“校园开放日”做一份实施方案，并在例会时候交给办公室主任老李。 　　请根据上面的背景资料，分组讨论后为秘书小刘提供一些好的建议。 安排开放参观活动 事务一 　　请以小组为单位，按照训练1背景资料的要求，结合你所在学校的实际情况，分别在课下模拟设计并制作一份提供给参观者的学校宣传手册，并在班级开展一次小型展览。 训练２ 训练３ 　　请以小组为单位，按照训练1背景资料的要求，结合你所在学校的实际情况，分别设计一份开放参观活动路线，配备相应的解说词，并在课后按照这一路线设计予以模拟实施。 训练４ 　　请同学们利用本校的相关场馆设施，如校史馆、文体馆、图书馆、实训中心、博览中心等，分组分角色模拟演练开放参观活动的接待工作。 安排新闻发布活动 事务二 情景案例 　　北京时间2011年7月20日14:00，