4.3安排上司约会（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

　　编制工作日志 事务一 　　编制工作计划 事务二 　　安排上司约会 事务三 　　安排上司出差 事务四 办 公 室 计 划 管 理 单元四 安排上司约会 事务三 情景案例 　　秘书刘小姐正埋头工作。电话铃响，刘小姐迅速拿起电话。 　　刘小姐：您好，总经理办公室。 　　刘小姐：（停顿、待对方回话）您好，刘小姐，请问有什么事吗？ 　　刘小姐：（停顿）郑总想约李总吃饭？星期二？ 　　刘小姐：星期二恐怕不行，周末李总可能会有一些私人的事情要处理。 　　刘小姐：（停顿）下个星期？请等一下，我看一下我的记事本。（翻开记事本）下个星期一、二安排得很满，星期三到星期五会空一点。要不就约在下个星期，具体时间我们星期五再联系，怎么样？ 　　刘小姐：（停顿，待答复）OK，我等你电话。再见。 学习任务： 　　学会科学安排上司日常约会活动 　　学会灵活处理约会安排中的细节 安排上司约会 事务三 安排上司约会 事务三 技能点 如何安排好上司的约会 （1）分析约会 　　重要而紧急的约会，应当安排在最近的时间。 　　重要或紧急的约会，应当酌留时间稍缓安排。 　　不重要也不紧急的约会，可以适当插入上司的工作空隙中，或取消约见。 （2）安排时间 　　尽量不在上司外出返回当天安排约会，一则避免因意外原因上司迟归而带来的尴尬，二则上司长途跋涉需要休息。 　　尽量不要在周一上午或周五下午及节假日前后安排约会，这些时间上司往往要处理很多挤压的日常事务。 　　不要在周末假日或对方休息日安排约会，否则会影响上司及对方的休息。 　　尽量不要在临近下班时安排约会，否则可能会影响上司顺利完成当天的工作。 安排上司约会 事务三 （3）分析约会 　　如果为上司安排了一个外面的约会，在他离开办公室之前，最后打电话再确认一下。 　　特别重要的约会，在接近约会的时间前，应该与对方再联络，确保约会顺利进行 。 （4）安排时间 　　由于己方的原因而变更约会，应该妥善处理，一是要尽快通知对方；二是要委婉地说明变更的原因。 安排上司约会 事务三 知识点： 　　约会安排的注意事项 　（1）注意上司的时间表 　（2）注意时间留有余地 　（3）注意适当保密 安排上司约会 事务三 训练１ 　　有的秘书人员在给上司安排约会时，为了争分夺妙，使上司刚与张先生会谈完，马上又与李先生会谈…… 　　请分析和讨论：这样安排适合吗？为什么？ 训练2 　　你的上司已经定于今天下午2：30约见客户刘先生，你也早已做好了双方的约会安排。不料，今天一上班，你的上司就来电话说，今天临时有个重要的会议要去参加，今天下午与刘先生的约见取消。 　　请分析和讨论：此时你该如何处理这件事？ 安排上司出差 事务四 情景案例 　　××办公设备制造公司刘总下星期一要到广州出差。星期一12：00，刘总要与广州经销商李先生在××大酒店进行午餐聚会，15：00将在文具制造商高先生公司所在地××大厦四楼会见高先生。星期二9：00，刘总要和××电子有限公司的王总见面，商讨合作事宜，下午还要到公司驻广州办事处检查工作，预计于17：00离开广州返回北京。刘总要在广州度过一个晚上，住在一个至少四星级的宾馆。 学习任务： 　　学会为上司编制可行的旅行计划 　　学会为上司出差做好相关的安排 安排上司出差 事务四 安排上司出差 事务四 技能点1 如何编制上司的旅行计划 　　（1）编制旅行计划 　编制前要对单位的差旅费用、交通、食宿等级标准的有关规定及程序很清楚。 　编制时按时间顺序编排，做到简单明了。 　可以多编制几个旅行方案，供上司参考和选择。 　　（2）编制旅程安排 　一般是出访方与接待方双方商议之后，由接待方拟订经出访方认可后定下来的。 　出访方秘书人员可以据此编制己方的旅程安排，并可以添加一些更具体的内容。 　安排旅程时，在时间上要留有余地。 　在实际工作中，有时往往将旅行计划表和旅程安排表合二为一编制。 安排上司出差 事务四 技能点2 如何做好上司出差的其他安排 （1）订票 　可以采用电话方式，通过订票中心订票。 　详细告知对方出发地点、到达地点、出发日期、具体车次、座位要求等； 　预订机票要详细告知对方乘机日期、具体航班次、座位要求、目的地、乘机人姓名及身份证号等。 （2）订房 　可以通过旅行社、网络、免费电话等途径。 　要提供住宿者的姓名、性别、抵达时间、大概离开时间、房间的类型与特殊要求等。 　根据上司的要求，考虑楼层、朝向、设施等因素。 安排上司出差 事务四 （3）预支差旅费用 　一般包括往返当地的交通费、住宿费、餐费及其他可能发生的活动经费。 　事先要计划好大约需要带多少钱、采取什么形式等。 （4）准备出差用品 　　出差用品包括必备的文件资料及随身携带的物品，可以按类列出一个清单请上司过目，以免遗漏，然后按清单一一准备。 安排上司出差 事务四