4.1编制工作日志（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

　　编制工作日志 事务一 　　编制工作计划 事务二 　　安排上司约会 事务三 　　安排上司出差 事务四 办 公 室 计 划 管 理 单元四 编制工作日志 事务一 情景案例 　　小陈是公司人力资源部王经理的助理，她的主要职责是协助王经理开展本部门工作，其中一项重要的工作便是管理上司的工作日志。今年以来，公司人力资源需求增多，员工招聘工作也正在展开。3月份，部门工作安排非常紧凑，仅仅3月4日一天工作时间就排得满满的，以下是当天的活动： 　　上午8：30，参加公司部长周例会；9：30，召开人力资源部部门会议，安排本周部门主要工作；10：30，安排上周四位应聘人员复试；下午1：30，前往××大学举行专场招聘会，并现场安排笔试和初步面试；4：15，对公司管理人员进行企业文化培训。 学习任务： 　　学会编制上司和自己的工作日志 　　学会利用工作日志提高工作效率 编制工作日志 事务一 编制工作日志 事务一 技能点1 如何确定工作日志的内容 　　确定上司工作日志的内容通常着眼于以下几个方面： （1）上司参加相关活动　（2）上司的个人安排　（3）上司的私人信息 　　确定秘书人员自己工作日志的内容，除了包含上司的日志内容外，还需要包括： 　（1）上司的各项活动需要秘书人员协助准备的事宜 　（2）上司交办自己的其他工作 　（3）秘书人员职责中的常规工作 编制工作日志 事务一 技能点2 如何填写工作日志 填入日志先用铅笔填写，在上司批准后，再用钢笔填写。如果公司使用了OA办公，可以直接发电子版给上司，让上司在上面直接修改。 根据周工作计划，在前一天上午了解上司的工作和活动计划，并填入日志。 在当日早上再次与上司确认，如有新添加事项，再变更上司与自己的工作日志。 （1） （2） （3） 秘书日志与上司日志最好采用对照表形式进行。 （4） 编制工作日志 事务一 技能点3 如何调整工作日志 　（1）安排的活动之间要留有适当的间隔或空隙。 　（2）进行时间调整、变更，遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司。 　（3）确定变更后，应当立即做好有关善后工作。 　（4）再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改。 编制工作日志 事务一 知识点1： 　　工作日志的形式 （1）纸质工作日志 （2）电子工作日志 编制工作日志 事务一 知识点2： 　　编制上司工作日志的要求 （3）信息要准确 （1）信息要清楚 （2）信息要完整 编制工作日志 事务一 训练１ 　　 ××投资有限公司徐总经理明天上午要召开项目分析会议，然后要与××服装有限公司的王总经理会谈并共进午餐。下午要与人事部的李经理一起到××大学招聘业务人员，晚上研究确定新聘人员的面试名单和面试安排。 　　假如你是××投资有限公司徐总经理的秘书，请编制一份徐总经理明天的工作日志，必要内容可以合理虚拟补充。 训练2 　　在事务情景案例再现中，假设8：00刚一上班，小陈就接到行政部打来的电话，告知原计划8：30开始的部长周例会因故推迟到9：00召开。 　　请分析和讨论：此时助理小陈应该怎么做？ 编制工作计划 事务二 情景案例 　　 ××服装有限公司定于3月28日召开销售工作会议，会期为一天，全国各分公司参会代表预计50人，需要使用公司大会议室。会上要给每人发放一套会议资料，包括产品介绍、价格表和宣传材料等，并要准备会议期间的小点心及饮料。公司总经理将做重要讲话，负责销售的副总经理将做上年度销售工作总结，布置本年度销售工作安排。两位领导的讲话稿都需要制作成PPT…… 　　行政部李经理要求秘书小刘先制订一份从3月初开始的本次会议筹备工作计划表。 学习任务： 　　学会协助制订单位工作计划 　　学会编制常用的工作计划表 编制工作计划 事务二 编制工作计划 事务二 技能点1 如何做好制订工作计划的准备工作 区别哪些是重要任务和紧急任务，排出先后顺序。 弄清楚工作要实现的目标和对时间期限上的要求。 列出完成每项任务所需的资源和信息，包括人力、物力、财力等。 （1） （2） （3） 明确每阶段的具体指标和时间要求。 （4） 明确问题出现时负责的汇报人和汇报对象。 指明每项任务的负责部门或责任人。 （5） （6） 编制工作计划 事务二 技能点2 如何编制工作计划表 （1）确定周期 （2）排列活动 （3）绘制表格 （4）填写信息 （5）审核下发 编制工作计划 事务二 知识点1： 　　制订工作计划的总体要求 （2）分清轻重 （3）规范合理 （4）讲求效率 （1）统筹兼顾 　　将一个季度内的相关工作安排制成一览表。 编制工作计划 事务二 知识点2： 　　工作计划表的常见类型 　　将一年内将要举行的例行会议、重要活动以及高层领导出访活动等制成一览表。 周计划表 （1） 　　将一周内的工作安排制成一览表。 月计划表