3.2管理名片事务（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

　　管理印信事务 事务一 　　管理名片事务 事务二 　　管理考勤事务 事务三 　　管理零用现金 事务四 办 公 室 日 常 工 作（2） 单元三 　　报销公务费用 事务五 管理名片事务 事务二 情景案例 　　金星公司允许每位员工申请制作个人名片。张强应聘成为公司的业务员，他从员工手册上看到这一政策后，就来到行政部，找到秘书邹佳，邹佳明确张强的来意后，递给他一张 “名片申请表”，交待他按申请表中的事项要求找相关领导审批后，再拿到行政部统一安排制作。张强问：“那要几天才能拿到啊？”“我这边只要两天就够了，主要看你能不能尽快请领导审批好。”张强心想：不就印几张名片吗？干嘛这么麻烦？ 学习任务： 　　学会为企业印制名片 　　学会为员工加印名片 　　学会整理和保存名片 管理名片事务 事务二 　　重点校对文字部分，主要包括持有人姓名、职务、电话号码、传真号码、电子邮箱等信息。 管理名片事务 事务二 技能点1 如何为企业印制统一名片 确定印制方式 （1） 　　一是对名片的制作工艺进行选择 　　二是对名片的印刷次数进行选择 确定名片内容 （２） 　　主要由企业标志（Logo）、文字和图案等信息构成。 　　文字信息包含单位名称、名片持有人名称、职务头衔和联系方法。 　　商业名片还有经营范围、多种文字选择、企业理念标语等。 确定名片样式 （3） 校对与付印 （4） 管理名片事务 事务二 技能点2 如何为员工加印名片 员工填写名片印制申请单 相关负责人审批 秘书部门将印制要求交于制 作商出清样 交予申请者本人签字确认 确认无误后，交于制作商印制 秘书部门从制作商处领回名片 1 2 3 4 5 6 通知申请人领取名片 7 管理名片事务 事务二 技能点3 如何整理名片 确定名片的保存范围 1 主要包括： 　　上级领导的名片、公司所有员工的名片、重要客户的名片、订票公司名片、旅游公司名片、咨询公司名片、法律事务所名片、报刊订阅联系人名片、办公设备售后服务中心名片、办公用品公司名片、上司喜欢的餐饮公司名片、市内星级酒店名片、物流公司及快递公司名片、的士司机名片等。 管理名片事务 事务二 加工处理欲留存名片 2 　　在收到名片后，可以在他人名片上随手记下可供日后参考的资料，使其充当客户信息或办公事务联系信息的记事簿。 分类和排列名片 3 　　根据行业类别先分大类，如果数量仍然很多，可以依经营业务细类再分，再根据类别依笔画多寡、汉语拼音为序排列； 　　根据公司类别先分大类，然后依笔画多寡、汉语拼音或英文字母为序排列； 　　根据部门类别先分大类，然后依个人往来疏密程度顺序排列； 　　根据职位类别先分大类，然后依职位高低顺序排列； 　　根据姓名笔画多寡、汉语拼音或英文字母顺序依次排。 管理名片事务 事务二 更新名片信息 4 　　如果两张名片信息没有根本变更，可以随意留一张，并把另一张上面的附加信息转摘过来；如果旧的那张已经磨损，最好留下新的，把旧名片上的其他信息转摘到新名片上。 　　如果新名片上的信息已经变更，而且两张名片上的信息可以相互补充就应该全部留下。 　　如果新名片上的所有信息都能够替代旧名片，而且都是最新的信息，只需保存新名片。 管理名片事务 事务二 ×××事业部名片管理办法 　　1 为使事业部名片统一规范化，强化对外公关形象的塑造，同时加强内部名片信息管理，特制定本办法。 　　2 本办法适用于与事业部销售、技术支持、客户服务等对外工作需要的正式入职人员。 　　3.1 事业部总经理：审核事业部可持有名片资格人员名单报备表。 　　3.2 公司企划部：设计事业部名片格式，及时办理事业部名片印制需求，保管名片底稿。 　　3.3 事业部各部门：报备本部门可持有名片人名单，提出名片印制需求并承担印制费用，按规范使用名片。 　　4.1 　　4.1.1 事业部名片格式实施统一化，由公司企划部依据企业形象规划设计。 　　4.1.2 事业部持名片人员对名片格式有好的建议，可向企划部提供书面意见，以便企划部在设计时参考。 　　4.2 　　4.2.1 事业部销售人员、技术人员及对外内勤正式入职人员可向事业部申请持有名片，原则上试用期员工不得持有名片。非事业部员工但业务需要持有公司名片的（如项目合作伙伴），需事先向事业部说明。 　　4.2.2 每年1月份，各部门向事业部总经理秘书报备本部门持有名片人员名单，报备表经事业部经理审批后提交给企划部存档。事业部每月对各部门名片持有人变化实施动态备案。 　　4.2.3 持有名片资格的员工在申请名片时均需填写《名片印制申请表》，标示个人信息，包括姓名、职务、联系电话等，各部门负责人审批。驻外人员（含合作伙伴）名片申请由事业部统一安排办理。 　　4.2.4 部门负责人审核“名片印制申请”要点：（1）是否报备名片持有资格，如没有报备，是否