3.1管理印信事务（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

　　管理印信事务 事务一 　　管理名片事务 事务二 　　管理考勤事务 事务三 　　管理零用现金 事务四 办 公 室 日 常 工 作（2） 单元三 　　报销公务费用 事务五 管理印信事务 事务一 情景案例 　　袁红是××汽车修理有限责任公司办公室秘书，负责保管公司印章。经营汽车配件的个体户刘星是她的朋友。一天，刘星向袁红借用××汽车修理有限责任公司的印章、账号和税号，以××汽车修理有限责任公司名义与××汽车弹簧股份有限公司签订了一份购销汽车板簧合同。该合同约定由××汽车弹簧股份有限公司向刘星提供汽车板簧产品，刘星则以××汽车修理有限责任公司的名义接收货物。合同签订后，××汽车弹簧股份有限公司按约发货，刘星收到货物，当时刘星承诺在当年年底付清货款，但最终未能按约付款。半年后，刘星拖欠××汽车弹簧股份有限公司货款1.03万余元，于是法院据此依法判决××汽车修理有限责任公司与刘星共同给付货款及其利息损失。 　　公司因此辞退了袁红，袁红后悔当初不该借用公司印章给刘星。 学习任务： 　　学会正确管理和使用印章 　　学会正确管理和使用介绍信 管理印信事务 事务一 管理印信事务 事务一 技能点1 如何制发印章 （1） 提出申请 　　提出申请，经机关或单位负责人审核通过。申请人填写刻制印章申请表，向秘书部门提交申请表、印章印模式样。 （2） 刻制印章 　　秘书部门持机关或单位介绍信、法人身份证复印件、本人身份证、组织机构代码证复印件至公安部门指定的地方办理刻章事宜。 （3） 领取印章 　　检查印章的质量是否符合要求，有无使用过的痕迹。印章领取人在接回印章后，要及时向领导汇报，待领导验证后，根据领导的指示交给印章管理人员验收管理。 （4） 启用印章 　　由批准刻制机关颁发启用通知，并于文到之后方能正式启用，如由新印章取代旧印章，启用新印章后，旧印章同时作废。 管理印信事务 事务一 技能点2 如何保管印章 （1）定人 　　　机关或单位的公章应该由专人负责管理。 （3）保养 　　　印章管理人员要注意并及时保养印章和清洗。 （2）定位 　　　印章应该放置在安全可靠地地方。 管理印信事务 事务一 技能点3 如何使用印章 明确印章使用范围 （1） 　　机关或单位公章用于以该印章所刻印文名义进行的对外事务，如对外发文； 　　领导人个人名章，需经其本人或委托授权人签字同意后方可加盖； 　　机关或单位办公室印章可用于一般事务性的公文、介绍信、便函； 　　部门印章使用范围只限于上下对口业务之间的查询、解答、催办、介绍和一般性的事务联系，一般情况下不得对外。 核查用印申请 （2） 　　需用印部门在用印前填写用印申请单，由部门负责人审查签字，再由单位领导人批准后方可用印。 管理印信事务 事务一 正确加盖印章 （3） 　　一是位置正确、规范 二是印迹清晰、端正 履行用印登记手续 （4） 　　建立详细的用印登记册，将用印编号、用印日期、用印单位、经办人姓名、内容、批准人姓名、签署的意见、发往何处、监印人姓名及留存材料等清楚填写。 管理印信事务 事务一 技能点4 如何停用印章 （1）发布停用通知 　　发文通知有关单位，说明印章停用的原因，标明停用印章的印模和停用时间。 （2）处理作废印章 　　停用的印章严格按上级规定将其及时上交颁发机关封存，或按上级机关指示在领导或两个以上人员的监督下销毁处理。 （3）做好注销登记 　　原制发印章的机关对作废印章要予以登记注销。 管理印信事务 事务一 技能点5 如何管理介绍信 （1）掌握介绍信印制和保管方法 （3）严格管理作废介绍信 （2）明确介绍信使用范围及审批权限 　　正式介绍信通常为专门印制并有编号。介绍信和公章一般由同一个人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。 　　仅限本机关或单位工作人员对外联系工作使用。出具机关或单位介绍信、办公室介绍信，一般按使用相应印章审批权限执行。 管理印信事务 事务一 技能点6 如何填写介绍信 （１）写清具体内容 （２）写清有效限期 管理印信事务 事务一 ××公司印信管理规定 　　为加强对公司印章、介绍信的管理，规范印章、介绍信的使用程序，特制定本规定。 一、本规定的适用范围为公司全体员工。 二、印章的使用和管理 　　1．公司公章、合同专用章由总经理指定专人管理，财务专用章、银行留有印鉴的私章由财务部专人分别保管。 　　2．印章管理人应妥善保管印章，未经批准，不能把印章交给他人管理使用。 　　3．公司印章的使用应谨慎、规范并按规定程序经申请报批后由印章管理人统一加盖。任何人不能擅自使用印章。 　　4．印章管理人在使用印章前必须认真检查审批程序，对于不合法或不符合审批手续的用印，印章管理人有权提出异议或拒绝让其使用。如遇特殊情况，印章管理人应经请示批准后方可加盖印章。 　　5．印