2.4管理邮件事务（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

　　管理前台接待 事务一 　　管理值班安排 事务二 　　管理电话事务 事务三 　　管理邮件事务 事务四 办 公 室 日 常 工 作（1） 单元二 管理邮件事务 事务四 情景案例 　　刘小姐是公司总经理秘书。一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信袋装好，提着走进了自己的办公室。略微整理了一下，她就坐在自己的办公桌前开始工作了。她先细数了一下信件的数量，然后就拿出邮件登记簿，边登记边按部门分检归类，接着就把总经理亲启的信件放在总经理的办公桌上，把其他信件放到各个部门的专用信格里，留下了两份报纸和两封总经理办公室的信。 　　在拆信前，刘小姐先把信拿到光亮的地方照了一下，并在桌上磕了几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。她将信封内的信纸一一展开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。她发现，一封信写明有3份附件，但仔细检查却只找到2份，于是她用钢笔在信纸上写下“缺少一份附件”，然后签上自己的姓名，剩下的工作就让总经理来处理吧。另一封是对本公司提出业务方面的客户来信，按照惯例，她决定立即复信。拟好复信稿，本已坐到电脑前的她想了想，还是拿出了钢笔，手写誊抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。 学习任务： 　　学会实物邮件收取的流程与处理细节 　　学会实物邮件发出的流程与处理细节 　　学会电子邮件发送与接收的基本规范 管理邮件事务 事务四 管理邮件事务 事务四 收取 （1） 　　必须保证邮件的安全，要及时收取，不能损毁或遗失，特别是对挂号函件和特快专递等要逐一清点，履行签收手续。 分拣 （２） 　　首先应该将私人邮件与公务邮件分开，将办公室内部邮件与外部邮件分开，将优先考虑的材料放在一起。 拆封 （３） 　　既要考虑拆封的权限，又要注意邮件的安全。 技能点1 如何收进实物邮件 拆封时要注意： 管理邮件事务 事务四 　　拆封时发现邮票丢失或邮票、邮戳不完整，应当注明。 　　不能拆启标有“亲启”、“保密”等字样的邮件，除非有领导的授权。 　　如果误拆不该拆启的邮件，应当立即封口，在信封上注明“对不起，误拆”字样，签上自己的名字，尽快转交收件人，并致歉说明。 　　如果是单位的订购邮件，应当找出当初的订购副本予以核对，看品种、规格、数量等是否相一致。 　　如果是单据、支票或账单、结算单等，应当及时转交财务或付款等有关部门。 　　如果是广告等宣传资料，有用的如有关行业、产品的资料等，应当保存好或转交有关部门。 　　秘书人员如果经过授权可以对信函进行阅看，应该把其中某些重点内容圈点或勾划出来，以提示领导注意。 管理邮件事务 事务四 登记 （4） 　　对重要的邮件要进行登记，写明编号、邮件主题、收阅人或部门、处理办法等。 分办 （5） 　　将邮件分别呈送给领导或其他有关人员。在向领导呈送邮件时，注意要将重要的邮件放在上面，一般性质的邮件放在下面。 管理邮件事务 事务四 （1）检查邮件 一是检查名址 二是检查标记 三是检查签名 四是检查附件 （2）装封登记 　　根据所使用信封的大小，信纸可采用二折法、三折法、四折法或不折叠。 　　多页信纸应当按顺序折叠成一叠，不能单页折叠。 　　若有附件，附件应当与信件正文分开，把附件叠好放在正文的最后一叠中。 　　将信纸放入信封后，封好封口。其他非信纸类的邮件酌情采用捆、套、盒等方式装封。 　　在寄发邮件前，要对按挂号邮件寄发的信函、印刷品、特快专送等进行登记，记录日期、发件单位、性质、件数、份数、签收人等。 （3）交寄邮件 　　到邮政窗口或专门的邮递公司，按照不同的寄发要求分类付费交寄。 技能点2 如何发出实物邮件 管理邮件事务 事务四 （1）准确填写地址 （2）简洁概括主题 （3）得体书写内容 （4）讲究礼仪规范 （5）不忘结尾签名 技能点3 如何发出电子邮件 管理邮件事务 事务四 （一） 定期查看 （二） 及时回复 （三） 定期整理 技能点4 如何接收电子邮件 管理邮件事务 事务四 ××公司电子邮件管理规定 　　随着公司管理水平的提升，电子邮箱的数量也日益增多。为了维护集团及个人信息的安 全性，保障邮件传输的可靠性，保持工作的高效率，提高各公司内部的信息化应用水平，特 制定本规定。 一、总则 　　1．公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。 　　2．公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。 　　3．员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱×××@××××××.net。 　　4．公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1～3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。 　　5．在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地 址。 二、管理权限和职责