2.2管理值班安排（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

　　管理前台接待 事务一 　　管理值班安排 事务二 　　管理电话事务 事务三 　　管理邮件事务 事务四 办 公 室 日 常 工 作（1） 单元二 管理值班安排 事务二 情景案例 　　刘小姐是公司秘书，也是公司值班办公室成员。公司实行专职性值班，三班倒制度。下午16：00刘小姐来到值班室值班，上一班的小李正在处理一份文件，是经理19：00要用的材料。与小李交接工作后，小李下班离去。刘小姐继续处理文件，18：30完成。刘小姐在值班记录表上填上值班的基本信息。19：00把文件送到经理办公室。此后，又收到5份邮件，接待了一位来访者。刘小姐都在值班记录表上做了详细的记录。20：00刘小姐在公司巡查了一遍，检查了没有人办公的办公室里的电源、门窗是否关好。填写值班记录，24：00下一班值班人员来到，两人交接完工作后，刘小姐下班。 学习任务： 　　学会如何进行值班 　　学会如何管理值班 管理值班安排 事务二 管理值班安排 事务二 （1）要及时传递信息 　　上传下达，沟通内外，使信息随时都保持畅通状态。 （2）要做好来访接待 　　以良好形象迎候来访者，根据来访者的意图作出合理的安排或灵活的应对。 （3）要认真处理函电 　　做好函件登记和收存，或及时传递。处理值班期间的电话事务。对于值班期间的函电注意做好保密工作。 技能点1 如何做好值班工作 管理值班安排 事务二 （4）要正确处理应急事项 　　及时完成领导或其他部门临时交办事项。 　　如遇到突发性紧急情况，沉着、冷静、机智、果断地加以处理，采取适当的应急措施，如及时向领导汇报，就近组织人员抢救、抢险等。 （5）要确保组织安全 　对出入人员和物资严加审核，履行有关手续，做好登记和管理。 （6）要详细做好值班记录 　　一是记好值班电话记录 　　二是记好值班接待记录 　　三是记好值班日记 管理值班安排 事务二 01 02 03 具体值班时间和值班期限 值班人的姓名 值班的地点 04 05 06 负责人或带班人的姓名 值班的工作内容和相关要求 替班人的姓名和交接方法 技能点2 如何编制值班表 管理值班安排 事务二 知识点1： 　　值班工作的管理制度 　　岗位责任制度 　　信息处理制度 保密安全制度 交接班制度 　　请示报告制度 管理值班安排 事务二 知识点2： 　　值班表的种类 　（1）节假日部门值班表 　（2）节假日总值班表 　（3）夜间值班表 管理值班安排 事务二 ××公司值班管理制度 　第一条 本公司于节假日及工作时间外应办一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派值班人员值班处理下列事项： 　　1．临时发生事件及各项必要措施。 　 2．指挥监督报案人员及值勤人员。 　3．预防灾害、盗窃及其他危机事项。 　4．随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。 　 5．公司交办的各项事宜。 　第二条 本公司员工值班，其时间规定如下： 　 1．自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。 　 2．例假日：日班上午八时起至下午五时止（可随办公时间的变更而变更）。夜班下午五时半起次日上午八时止。 　第三条 员工值班安排表由各部门编排，于上月底公布并通知，值班人员按时值班。并应配置值日牌，写明值班人员的姓名悬挂于明显地方。 　第四条 值班人员应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出，并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。 　第五条 值班人员遇有事情发生可先行处理，事后方可报告。如遇其职权不能处理的，应立即通报并请示主管领导办理。 　第六条 值班人员收到电文应分别依下列方式处理： 　1．属于职权范围的可及时处理。 　 2．非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理。 　 3．密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。 　第七条 值班人员应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表另定。 　第八条 值班人员如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失，公司视其情节给予嘉奖。 　第九条 值班人员在值班时间内，擅离职守应给予记大过处分，因情节严重造成损失，从重论处。 　第十条 值班人员因病和其他原因不能值班的，应先行请假或请其他员工代理并呈准，出差时亦同，代理者应负一切责任。 　第十一条 本公司员工值班可领取值班津贴，其表另定。 管理值班安排 事务二 训练１ 　　请为某公司编制一份春节假期值班表，具体内容可以合理虚拟补充。 训练2 　　假设你是某公司的值班秘书，你在值班时，一个电话打入，一名访客到来，三封信件送到（一封紧急，一封普通文件，一封宣传信件），一名私人访客到来。 请完成： 　（1）请同学配合，模拟演练你是如何灵活处理以上事情的。 　（2）请设计并模拟练习填写值班工