项目3.5整理与装订会计凭证（课件）-《基础会计实务》同步教学（清华大学出版社）

1 项目3.5整理与装订会计凭证 2024/1/7 任务一、整理与装订会计凭证 审核人员 出纳人员 填制人员 记账人员 原始凭证 记账凭证 保管人员 2024/1/7 一、会计凭证传递 企业、单位的一项经济业务往往涉及若干部门和经办人员，会计凭证作为记录经济业务的载体，也要在不同部门和人员之间传递，以反映经济业务的完成情况，履行有关部门的责任和手续。 审核人员 出纳人员 填制人员 记账人员 原始凭证 记账凭证 保管人员 2024/1/7 （一）会计凭证传递的基本要求： 1.传递程序要合理，凭证经过的环节是必需的，对每个环节部门的核算或人员控制都是必需的，应避免多余或无效环节停留。 2. 传递时间要节约，根据各环节的工作内容和工作量，以及在正常情况下完成各项工作所需要的时间，来确定凭证的传递时间。所有凭证的传递和处理，都应在报告其内完成，一般不得跨期，以便及时进行会计核算。 3.传递手续要严密，应制定传递的办法和程序，明确责任，确保会计凭证的安全完整，各环节之间的衔接既要完备，又要简便易行。 2024/1/7 (二）会计凭证的传递程序 部门领导 出纳人员 会计负责人 复核人员 记账人员 档案室 报销人 保管人员 主管领导 2024/1/7 二、会计凭证的保管 归档保管 定期装订 日常保管 凭证的保管 2024/1/7 (一）日常保管 会计凭证审核无误登记账簿后，应按照分类和编号顺序保管，不能散乱、丢失。记账凭证应连同所附全部原始凭证，一起顺序折叠整齐，以备按期装订成册。 原始凭证不得外借，如特殊原因确需外借时，须经会计主管、单位领导批准后复制。对外单位提供复制原始凭证，要设专门登记簿记录，并由提供人员和收取人员共同签名盖章。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如确实无法取得证明的，如火车、飞机票等，由当事人写出详细情况，由单位负责人批准后代作原始凭证。 2024/1/7 （二）定期装订 对记账后顺序整理的会计凭证，应定期装订成册。根据凭证数量多少，可以每日、5日、10日、半月、1月装订。装订时应按凭证种类、顺序，连同所附原始凭证，一并装订成册。装订成册时，应加具封面、封底，在封面写明凭证名称、年、月份、凭证起止日期、号数、册数、装订人等，并由装订人加盖骑缝章，以明确责任。 2024/1/7 （三）归档保管 装订成册的会计凭证，应严格完整保管，年度终了，移交财会档案室登记归档，长期保存。会计凭证的保管和销毁手续，应严格执行会计制度的有关规定。未到规定期限的会计凭证，任何人都不能随意销毁。对保管期满需要销毁的会计凭证，需经单位领导审查，报经上级主管单位批准后方可进行。 2024/1/7 序号 档 案 名 称 保管期限 备 注 一 会计凭证类 　 　 1 原始凭证 15年 　 2 记账凭证 15年 　 3 汇总凭证 15年 　 二 会计账簿类 　 　 4 总账 15年 包括日记总账 5 明细账 15年 　 6 日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年 7 固定资产卡片 　 固定资产报废清理后保管5年 8 辅助账簿 15年 　 三 财务报告类 　 包括各级主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10 年度财务报告(决算) 永久 包括文字分析 四 其他类 　 　 11 会计移交清册 15年 　 12 会计档案保管清册 永久 　 13 会计档案销毁清册 永久 　 14 银行余额调节表 5年 　 15 银行对账单 5年 　 企业和其他组织会计档案保管期限表： 2024/1/7 三、会计凭证的整理 （一）特殊原始凭证的整理 1. 过大的原始凭证：对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。 2.过小的原始凭证：对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额 。 3.有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。 2024/1/7 三、会计凭证的整理 （二）会计凭证装订前的准备工作： ①分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； ②按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； ③摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； ④整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重