6办公自动化（课件）- 《秘书实务》同步教学（华师大版·第二版）

秘书 一个古老的职业 跑跑腿、动动嘴、抄抄写写 秘书实务 第六章 办公自动化 1 信息技术带来了秘书职业的全新变化 借助以计算机为代表的现代化信息设备，以信息工作为核心，完成办公事务。 秘书实务 第六章 办公自动化 2 第一节 信息时代与办公自动化 案例导入 早上上班后，校长办公室陈秘书查看传真件，并交给主任；进入电子邮箱查看邮件，下载各学院报送材料；打电话催交材料；看手机短信并上网搜集资料------ 秘书实务 第六章 办公自动化 第一节 信息时代与办公自动化 信息 以适合于通信、存储或处理的形式来表示的知识或消息。即事物发出的消息、指令、数据、符号等所包含的内容就是信息。 秘书实务 第六章 办公自动化 第一节 信息时代与办公自动化 信息的特征 1.信息具有可识别性 2.信息具有可存储性 3.信息具有可传输性 4.信息具有可处理性 5.信息具有时效性 秘书实务 第六章 办公自动化 第一节 信息时代与办公自动化 信息对整个社会的影响提高到了一种绝对重要的地位，人类社会进入了信息时代: 政府运用信息调节、控制国民经济和社会发展。 企业利用信息技术不断提高经营管理效能，增强生命力。 信息工作成为了秘书工作不可或缺的重要内容 。 信息时代对秘书办公提出了新要求 秘书实务 第六章 办公自动化 第一节 信息时代与办公自动化 “办公” 就是“办理公家事务”。信息社会的“办公”是一种组织行为，是人们接受、处理和传递信息的过程。 办公自动化 办公自动化是以计算机技术、现代通信技术为手段，以信息流转为核心，通过各种现代化办公设备，快速高效地完成办公业务的现代办公形式。 秘书实务 第六章 办公自动化 第一节 信息时代与办公自动化 现代办公设备 办公自动化 1.信息搜集、处理和管理设备 2.通信设备 3.文档印制设备 计算机设备：终端机、服务器等 信息搜（采）集设备：扫描仪、数码视音频采集设备等 信息展现设备：投影仪等 信息媒介设备：电脑硬盘、光盘刻录机等 信息输出形态转换设备：打印机等 电话、传真等。 静电复印机等 秘书实务 第六章 办公自动化 第一节 信息时代与办公自动化 办公自动化 办公自动化系统 Office Automation System，简称OA系统，以计算机为中心，具备信息采集、加工、传递、保存四个基本环节，体现文字及数据处理、公文管理、事务管理、通信联络、信息发布等功能 。 秘书实务 第六章 办公自动化 第一节 信息时代与办公自动化 办公自动化 办公自动化系统 秘书实务 第六章 办公自动化 第一节 信息时代与办公自动化 办公自动化 档案管理电子化 指以计算机和电子技术、信息技术为手段，以档案管理学理论为指导，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化档案管理过程。 1.档案材料的计算机化、网络化管理 2.档案材料实物的电子化转换 3.公务文书（含公文）电子材料的归档管理 秘书实务 第六章 办公自动化 第二节 常用办公软件的应用 案例导入 经理交代秘书小王给他设计一份打开是一张A4纸大小的三折（双面共6个页面）活页公司简介，要求图文并茂，版面灵活，且每个页面要有页码，以便翻阅。 如何制作呢？ 秘书实务 第六章 办公自动化 第二节 常用办公软件的应用 一、计算机操作系统软件 支撑包括办公软件在内的应用程序； 对硬件及各种计算资源（如内存、处理器时间等）进行管理； 信息管理功能直接为办公服务。 操作系统（Operating System，简称OS），是电子计算机系统中负责支撑应用程序运行环境以及用户操作环境的系统软件，同时也是计算机系统的核心与基石。 秘书实务 第六章 办公自动化 第二节