第二章会议与活动管理（课件）《秘书理论与实务》 确定会议各基本要素同步教学（ 北京大学出版社）

《秘书实务》课程 之 《确定会议各基本要素》 《秘书实务》课程 之 《确定会议各基本要素》 目录 确定会议名称 确定会议出席者 确定会议列席者 选择会议地点 确定会议主题 如何确定会议主持人 确定会议议题 确定会议时间 确定会议名称 会议名称的重要性 会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题。俗话说，“名不正则 言不顺”。正式会议必须有一个恰当而确切的名称。 确定会议名称 确定会议名称的作用 1.会议名称可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有数，做好议事准备； 2.可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果； 3.可用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和庄重感。 确定会议名称的方法 确定会议名称的方法 1.根据会议次序确定，如“中国人民保险集团2016年第二次董事会” 2.根据会议类型确定，如“指上功夫速录公司2016年第十次总经理办公会” 3.根据会议主题确定，如“春运票价听证会” 确定会议名称的方法 会议名称的构成方法 1.由“单位或组织名称+内容+会议种类”构成，如“中国人民保险集团第十次工会代表会议” 2.由“单位或组织名称+年度+内容+会议种类”构成，如“XX公司2011年总结表彰大会” 3.由“时间+会议内容+会议类型”构成，如“2011年XX省春运票价听证会” 确定会议名称注意的事项 确定会议名称的注意事项 1.会议名称要用确切、规范文字表达，应使用全称或规范性简称。 2.会议名称应与会议的主题、类型相符。 3.一般企业会议不允许冠以“中国”或“中华”等称谓。 确定会议出席者 什么是会议出席者？ 会议出席者是与会议主题、议题直接相关的人员。 确定会议出席者 会议出席者的任务 1.会议出席者可能需要发言 2.会议出席者可能需要研讨或回答问题 3.会议出席者需要落实会议精神或决议 4.会议出席者具有表决、投票等权利 确定会议出席者 确定会议 出席者的原则 1.确实与会议内容相关 2.会议出席者应少而精，无关人员尽量不参加 确定会议列席者 什么是 会议列席者 会议列席者是指与会议主题和议题不直接相关，只需要倾听，不需要进行发言或投票、表决的人员。 会议列席者不是必需的，有的会议可以不设列席者。但有些会议为了保证公平、公正，可以设置列席者进行监督；有些会议设置列席者是为了会议内容知晓范围更广一些。 确定会议列席者 会议列席者的任务 1.听取会议内容 2.监督会议过程 3.会议列席者无权进行表决、投票、发言 4.会议列席者不需要落实会议决议和精神 确定会议列席者 确定会议 列席者的原则 1.与会议内容相关 2.会议列席者应少而精，无关人员尽量不参加 3.有利于会议内容、精神和决议的传达和扩散 确定会议地点 确定会议地点的原则 会议地点的便利性 会场的大小和布局 会场设备的全面与否 与会议类型的切合性 与单位的切合性 经济性 需考虑的其他因素 确定会议地点 会议地点的方便性 主要应考虑会议地点是否交通便利，附近有没有必要的公路、铁路、航空等交通路线，参会人员能够轻松方便地到达会场。如果有其他的活动安排，会议地点是否适合安排相应的活动。如果需要住宿，会议地点附近是否有合适的住宿场所，是否安全。 确定会议地点 会场大小和布局 会场的坐席数目是否够用，能够给参会人员提供舒适的参会环境。 会议室布局是否合理，能否让参会人员毫不费力地看到讲话人员 会场能否让与会人员轻松方便地自由移动 选择会议地点 会场设备的全面与否 1.考虑会场设备是否齐全，如会场是否有投影仪、幕布、电子书写板、文具等。 2.考虑会议室类型是否齐全，会场内是否有礼堂，是够能够提供举办分会使用的小型会议室。 3.考虑会场能否提供无线网络接口，能否提供复印、传真等服务，能否提供笔记本电脑或台式机。 4.会场能否提供足够的提车位，通风情况是否良好，有没有安装空调、电梯、无障碍通道等。 5.会场能否提供休闲、娱乐、住宿设施和美味可口的饮食。 选择会议地点 与会议类型的切合性 董事会、股东会、总经理办公会等比较严肃的场合，应选择安静、肃穆的会议场所，如单位内部的会议室，也可以安排在会议中心或星级酒店。 如果是参会人员比较多的公司年会、半年会，可以适当安排表彰环节和休闲、娱乐项目，可以选择风景优美的度假村，有利于放松身心。 如果是现场办公会，则应选择与会议主题最相切合的现场。 选择会议地点 与单位的切合性 选择的会议地点是否符合单位的形象，尤其是企业，是否与企业形象、企业文化相契合。 会场能否帮助营造会议氛围，对受众是否有足够的感染力。 会场工作人员能否提供良好的服务，给与会人员留下良好的印象。 选择会议地点 经济性 2.考虑能否提供优惠，比如是否可以打折，是否有降价空间 1.考虑对方采取的收费方式，