情境二 办公室日常事务（课件）《秘书实务》办公室邮件处理同步教学（高等教育出版社）

《秘书实务》课程 之 《邮件管理》 《秘书实务》课程 之 《邮件管理》 目录 邮件分类 如何接收邮件 如何寄发邮件 如何管理电子邮件 邮件 纸质信件 1 包裹 2 电子邮件 3 情景案例 沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公室，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信袋装好，提着走进了自己的办公室。沈小姐略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。沈小姐数了下信件的数量，一共21件。她先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启”的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类：有5封信是人事科的；7封信是销售科的；1封信是财务科的；1封写着教育科的，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。 沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分拣。所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分拣归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放到各个部门的专用信格里，留下了2份报纸、2封总经理办公室的信。 在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了一下，一封信的信纸折得几乎与信封一样大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸一一展开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。这封信写明有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到两份附件，她用红笔在信纸上写下：“缺少一份附件”，然后签了自己的姓名。她想，这封信让总经理来处理吧。 另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照管理，沈小姐决定立即复信。她写道： 刘天宇先生： 非常感谢您对我公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。希望我们继续合作。再次向您致谢。 敬请 安好! xx公司敬上 2000年5月6日 拟好复信稿，本已坐到电脑前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写誊抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。 沈小姐给了你什么启示？ 1 用专用信袋装好信件 2 信件分类 3 信件登记 4 专业处理过满信件 5 主动手写回复客户来信 6 能否将信件随便归类？ 7 能否让经理处理信件？ 如何接收邮件？ 签收 拆封 分类 登记 记录 呈送 注意检查， 无误后签字 邮件交出人填写 邮件接收者填写 如何接收邮件？ 签收 拆封 分类 登记 记录 呈送 保持信件完整 认真清点票据 误拆如何处理 注意检查， 无误后签字 重新粘贴好信封，在信封显眼处写上“误拆”字样 如何接收邮件？ 签收 拆封 分类 登记 记录 呈送 保持信件完整 认真清点票据 误拆如何处理 紧急程度 重要程度 部门 公私信件 注意检查， 无误后签字 紧 急 邮 件 如何接收邮件？ 签收 拆封 分类 登记 记录 呈送 保持信件完整 认真清点票据 误拆如何处理 紧急程度 重要程度 部门 公私信件 来函单位 来函时间 缓急程度 密级 份数 接收部门 注意检查， 无误后签字 如何登记收到的邮件？ 如何接收邮件？ 签收 拆封 分类 登记 记录 呈送 保持信件完整 认真清点票据 误拆如何处理 紧急程度 重要程度 部门 公私信件 来函单位 来函时间 缓急程度 密级 份数 接收部门 记录与秘书工作 有关的内容 注意检查， 无误后签字 如何接收邮件？ 签收 拆封 分类 登记 记录 呈送 保持信件完整 认真清点票据 误拆如何处理 紧急程度 重要程度 部门 公私信件 来函单位 来函时间 缓急程度 密级 份数 接收部门 记录与秘书工作 有关的内容 如何呈递上司 如何回复 注意检查， 无误后签字 如何寄发邮件？ 草拟 核对 签发 装封 登记 交寄 如何登记寄出的邮件？ 如何收发电子邮件 接收电子邮件应注意： 定时检查 分类保存 及时回复 及时删除 如何发送电子邮件 发送电子邮件的注意事项 收信人邮件地址正确 正确编写主题词信息 注意写信的格式要求 注意添加附件 注意落款（姓名、日期） 案例讨论 秘书钟苗上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，钟苗正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话后，钟苗心不在焉地把所有的信都