第四章 办公室事务与管理（课件）《秘书理论与实务》第三节 办公效率与时间管理同步教学（ 科学出版社）

《秘书实务》课程 之 《第三节 办公效率与时间管理》 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 目录 领导日程安排 日程表的种类 编制日程表注意事项 日程表的落实与调整 课后任务 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 领导日程安排 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工作一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话，电话中日本客户很生气地说道：“请问你们经理在不在？我已在××酒店等了你们经理１０分钟了，不知道贵公司还有没有合作的诚意。”没等李秘书说话，对方已将电话挂断。李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事，但接到此电话后李秘书已经感觉到客户的不满，于是他立即和经理取得电话联系。原来，经理确实是在上个月的经贸会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很忙，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约。经理很遗憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益。 请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘书，你又该怎么做才能挽回局面？ 案例导入 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 领导日常活动的范围 各种 接待 各种 接待 庆典 仪式 出席 会议 参观 考察 商务 旅行 商务 旅行 其他 活动 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 领导日程安排的原则 是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。 （1）统筹兼顾。以分管领导为主，其他领导者适当分担；布局合理，兼顾领 导者的特点 （2）区分轻重缓急 （3）围绕中心，突出重点 （4）力戒排场，求真务实 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 日程表的种类 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 日程表的种类 年计划表。如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等 月计划表。如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等 周计划表。如经常性的工作、业务等 日志。如各种临时性活动等 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 范例 2000年年度计划表 一月 8日 厂庆 15日 董事会 二月 3日 厂长办公会 10日 展销会 20日 厂长某某出访韩国 三月 …… 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 范例 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 [案例] 王总一周活动安排表 日期 12.08 周一 12.09 周二 12.10 周三 12.11 周四 12.12 周五 12.13 周六 周 日 上 午 10-11时每周例会 12时检查公司防火 全天主持项目论证座谈会 10时去计委谈项目立项事宜 10时去商业银行谈项目融资 全天主持会议研究下年经营 继续昨天会议重点是新项目 休息 下 午 3:30听项目论证汇报 (同上) 3:30支部生活(六楼) 3:30检查公司新大楼内装修 决策及新上项目问题 小渠子乡慰问贫困户 休息 晚间 19时宴请深圳新大公司客人 与论证组专家共进晚餐 19:30体育馆看CBA赛 金花大酒店宴请咨询团专家 休息 备注 假日酒店2楼云天阁 19:30公司小餐厅 全体领导同去检查(基建部) 中层一把手以上人员 慰问3时出发两辆车 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 编制日程表的注意与事项 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 编制日程表注意事项 A.简洁明了; B.一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等栏目； C.弹性安排、留有余地； D.事先同意、送领导审定； E.常提醒领导； F.领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表(案例）； G.已进行完的日程要及时标出; H.日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人两种。 I.适当保密 《秘书实务》课程 之 《编制工作时间表》 以下这些时候不要为上司安排约会： （1）上司快要下班的时候。 （