第八章 信息工作与调查研究工作（课件）《秘书理论与实务》同步教学（ 科学出版社）

第八章 信息工作与调查研究工作 一、信息的含义、特点、分类 （一）信息的含义和构成要素： 1.信息的含义 信息是对各种事物运动状态的客观反映。它普遍存在于自然界和人类社会。 2.信息的构成要素 信息源 信息载体 信息传送者 信息接收者 信息道 第一节 信息和信息工作概述 （二）信息的特点： 1.客观性 2.共享性 3.无限性 4.时效性 5.传递性 6.开发性 （三）信息的种类 １.按内容分： 　　自然信息(如气候的变化、植物的萌芽)、社会信息 ２.按事物的发展过程分： 　　预测性信息、动态性信息、反馈性信息 　　(未来信息、现实信息、历史信息) ３.根据接收信息的感官分： 　　视觉信息、听觉信息、嗅觉信息、触觉信息 ４.根据信息的先后顺序和加工处理程度：一次信息、二次信息、三次信息 ５.根据信息反映的情况：内部信息、外部信息 ６.根据信息传递的方向：纵向信息、横向信息　 ７.根据信息的物质载体：文字信息、非文字信息 ８.根据信息传递的范围：公开信息、内部信息、机密信息 二、信息工作和秘书部门信息工作的特点： 1.信息工作的含义 信息工作就是获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。 它是秘书工作的重要内容之一。 (一)信息工作的含义及意义 政府机关、企事业单位的正常运行离不开信息工作和调查研究的支持，特别是随着现代经营管理理念和模式的越来越广泛的运用，信息和调研工作愈加成为决定经营管理成败的一个关键性因素。 2.信息工作的意义 提高秘书工作效率 开阔领导者与秘书的思路 协助领导者科学管理 辅助领导者正确决策 信息工作意义 3.信息工作有以下制度： 信息专报制度； 信息报送数量定额制度； 紧急信息报送制度； 信息稿件送审制度； 信息采用通报制度； 信息专题分析制度； 业务培训制度； 信息工作奖惩制度。 (二)信息工作基本要求 准确 及时 适用 全面 （三）秘书部门信息工作的特点： 1.服务性：领导的正确决策和实施决策服务。 2.综合性：对信息进行综合分析、高度概括，不可 支离破碎，抽象空洞，内容要有一定的广度和深度。 3.新颖性：包括信息的先兆性、前瞻性和预测性 4.真实性：信息一定要真实确凿，如实反映事物的本来面貌，来不得半点虚假和浮夸。 5.时效性：是指从收集到信息利用信息所占有的时间和效率，是衡量信息的价值和效果的速度指标。 （四）秘书如何做好信息处理工作 1.树立强烈的信息意识 2.要积极主动地做好信息服务 3.做好信息收集工作 4.做好信息的综合处理工作 5.有喜报喜，有忧报忧 6.加强信息管理工作 三、信息工作的程序 →收集―整理―传递―储存―利用→ ↑―――――反馈―――――↑ 第二节 信息收集 一、信息收集的范围、渠道 （一）秘书获取信息的主要范围包括： 1.上级信息； 2.平级信息； 3.内部信息； 4.社会信息； 5.历史信息； 6.国际信息。 （二）秘书获取信息主要渠道有： 信息网络；文书；书刊；调查； 会议；信访；科研；档案； 新闻宣传；通讯。 二、信息收集的主要方法： 网络查询法； 文字阅读法； 收看收听法； 会议记录法； 相互交流法； 专题调查法； 随时观察法； 索取求购法。 第三节 信息处理 （一）信息整理的四环节 一、信息的整理 筛选 校核 加工 编写 信息整理四环节 筛选 看来源 看标题 看正文 校核 核对法 逻辑法 调查法 加工 丰富内容 综合分析 提出建议 编写 标题醒目 主题集中 内容新鲜 结构简单 篇幅简短 语言简洁 是难点 (二）信息加工 1.信息加工主要从以下三方面着手： （1）丰富内容 （2）综合分析 （3）提出建议 2.信息加工的方法主要有： 归纳法；浓缩法；纵深法；扩充法；对比法；转换法；图表法；剪接法。 3.信息深加工的要求是： 有高度；抓重点；找规律；提对策。 什么是“五个小”工程 XX县认真实施“五个小”工程，取得了初步成效。到目前止，XX乡已有122户实施“五个小”工程，饲养生猪9500头；家禽1.1万只；养鱼58亩；种植果树5000多株、竹子40多万蔸、金银花50多万株、各种杂木30多万棵。XX乡每户养本地鸡20只以上的有2400户，户养2头牛或5只羊以上的有2600户…… [简评] 这条信息没有交代必要的背景，上级领导看了一定会产生疑问：什么是“五个小”工程？为什么要实施这个工程？信息员不能认为自己懂了，领导就一定都懂，自已不懂的领导也肯定不懂。要站在信息接收者——领导的角度上考虑问题，凡是信息主体领导有可能看不明白的地方都要交代必要的背景。 上报信息要简明扼要 3月24日，X县金矿劳动服务公司在运输途中丢失3桶氰化钠。该县公安机关一直