第四章 办公室事务与管理（课件）《秘书理论与实务》办公室环境管理同步教学（ 科学出版社）

办公室环境管理 一、秘书工作环境的内涵 环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是指直接或间接的影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。 秘 书 工 作 环 境 的 特 点 秘书工作必须适应环境 2 秘书工作对环境有能动作用 4 环境变化会导致秘书工作变化 3 3 环境决定、影响、制约秘书工作 3 1 多样性、差异性、变异性 二、秘书工作的宏观环境 宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，是指处于所有组织之外，并对组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。 经济环境 2 文化环境 4 科技环境 3 3 政治法律环境 3 1 三、秘书工作的中观环境 秘书工作的中观环境是指的秘书所处组织的性质、制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要的影响。 企业是从事生产、流通、服务等经济活动，通过为社会提供所需商品或服务来实现盈利，进行自主经营，实行独立经济核算，具有法人资格的经济组织。 企业分为农业企业、制造企业、流通企业、金融企业、交通运输企业、邮电通讯企业、建筑安装企业、房地产企业和信息咨询企业等。 四、秘书工作的微观环境 微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 ㈠办公室环境的种类 1.办公室的空间环境 2.办公室的视觉环境 3.办公室的听觉环境 4.办公室的空气环境 5.办公室的安全环境 1.办公室的空间环境 一层 二层 三层 四层 五层 洗手间 洗手间 洗手间 洗手间 洗手间 洗手间 洗手间 洗手间 洗手间 洗手间 职工活动室、离退休协会、工会、值班室、收发室、李局长室、王副局长室、张副局长室、刘副局长室、文印室、档案室、督导室、财务室 高教科 成教科 纪委书记 人事科 接待室 秘书室 排列位置依工作程序 2 文件柜靠墙放置 4 办公室内隔间不宜太多 3 3 力求时间与空间的经济 3 1 2.办公室的视觉环境 色彩 光线 (1)覆盖物 有效使用颜色：冷色调使人平静；暖色调引发头痛和紧张；灰色使人麻木困倦。 地面覆盖物颜色与墙壁、天花板颜色要协调一致。 (2)照明 光线的量：随工作性质与工作对象的不同而有所区别； 光线的质：视觉上舒适，不炫目、不昏暗即可； 光的设计：自然光优于人造光；间接光优于直接光；匀散光优于集束光。 3.办公室的听觉环境 4.办公室的空气环境 5.办公室的安全环境 ㈡办公室环境的管理原则 1.方便：布局应方便省时 2.舒适整洁：不放置与办公无关的物品 3.和谐统一：大小、格式、颜色一致 4.安全：信息、电源、物品有保障 ㈢办公室的空间设计 1.职能部门的场地设计 凡与社会接触较多的部门，应置于靠近接待区的地方，或直接通向走廊，以减少穿过公开工作区的往来次数。凡有烦扰声音性质的工作部门，应尽量远离其他工作部门。凡互相连带而时有联系的部门，均应置于邻近地点。 2.工作中心的设计 空间布置必须依设备的功能、工作的性质加以设计，即以工作为中心而做空间设计。 个人工作中心，也称为个人工作站，即个人执行职务的场所，是机关空间设计的基本单位。 集体工作中心，即部门，这是典型的团体工作中心的环境。 3.开放式办公场地布局 开放式办公场地又称自由式的聚集办公室。 布局规划不考虑常规限制 2 根据分配任务而确定 3 3 没有个人办公室 3 1 $$