第七章 秘书与会务工作（课件）《秘书理论与实务》会间秘书工作同步教学（ 科学出版社）

第七章 秘书与会务工作——会中服务 会议进行阶段的会务操作 ——会议报到与引导服务 2 一、会议报到与引导服务 会议接站 会议报到 会议签到 3 会议接站 确定迎接规格 做好接站准备 树立接待标志 掌握抵达情况 介绍主宾双方 准确、清楚地表达 讲究介绍顺序 礼貌地用手掌示意 4 会议报到的方式 与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到 本单位与会人员代为报到 秘书人员代劳 电话报到 5 与会者报到时，秘书人员要做好的工作 检查证件，确认与会者的资格 与会者填写个人情况 统一接收与分发材料 分发会议文件、证件、文件袋等会议用品 预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开收据 安排与会者住宿 6 会议签到的作用 便于统计实到人数 检查缺席情况 珍藏签到簿，留作永久纪念 提供历史凭据，法律行为 7 会议签到方式 簿式签到 表式签到 电子签到机签到 会议秘书人员代为签到 签到卡签到 名片签到 座次表签到 8 会议引导 引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者询问的路线、方向和具体位置的一项必不可少的工作。 9 二、会议记录 10 会议记录的种类 按详细程度分：详细记录、摘要记录 按会议形式分：报告式记录、座谈式记录、议决式记录 按记录手段分：手工记录、机器记录 按记录载体分:书面记录、音频记录、视频记录 按使用符号分：汉字速记、拼音速记 11 会议记录相关图片 12 ××公司会议记录（参考模板） 会议名称： 时间： 年 月 日 时 分 地点： 主持人： 出席人： 列席人: 缺席人： 记录人： 共 页 发言人（签名）： 主持人（签名）： 记录人（签名）： 审核人（签名）： 13 会议记录的格式和内容 标题 首部 主体 尾部 会议名称： 时间： 年 月 日 时 分 地点： 主持人： 出席人： 列席人: 缺席人： 记录人： 共 页 发言人（签名）： 主持人（签名）： 记录人（签名）： 审核人（签名）： 14 会议记录的标题 专用性标题 ——会议名称＋记录 《××公司行政办公会会议记录》 《××厂党委关于加强企业思想工作研讨会记录》 通用性标题 ——会议记录 15 会议记录首部 会议名称 ——主办单位、年度届次、名称 会议时间 ——年、月、日、上（下）午或晚上、时、分 会议地点 ——会场名称或房间号 会议主席或主持人 ——职务、姓名 与会人员 记录人 ——职务、姓名 16 会议记录主体 会议议题 与会者的发言 ※发言人的姓名、职务、发言内容 会议决议事项 会场情况 ※与会者的掌声、笑声 迟到、早退、中途退场 以及其他影响会议进程的情况 17 会议记录尾部 记录人 审核人 发言人 法定的签字人员 （注：署名是对记录的真实性郑重负责的体现。） 会议结束 18 三、会议旅游、娱乐与陪同服务 ——会议进行阶段的会务操作 19 （一）会议期间的旅游服务 昆明——九乡溶洞 罗平油菜花 大理苍山洱海 大理苍山洱海 20 1.旅游服务内容 提供当地旅游信息； 统一安排一两次当地旅游活动 21 2.旅游服务类型 导购旅游 ——购买土特产 观光旅游 ——风景、古迹、疗养、宗教、体育、科教、综合性旅游地 22 3.旅游活动的组织 制订旅游活动的组织日程 ※确定旅游目的地——会议所在地具有 知名度的景区、时间的长短 ※安排旅游时间表——有张有弛、先张后弛 旅游活动的协调管理 ※与餐饮部门的联系——环境优雅、 风味独特、卫生标准高、服务态度好 ※与旅行社的合作——信誉好、价格合理 旅游活动的安全管理 ※注意预防传染病 ※关照晕车人员 旅游活动的开支管理 ※统一安排，会议组支出 ※自费项目，个人承担 23 （二）会议期间的娱乐服务工作 专场电影 专场文艺演出 社交娱乐活动 录像节目 自娱联欢 其他娱乐活动 （如：时装表演、美容表演、品酒会） 1.娱乐服务类型 24 2.确定娱乐活动的内容和形式 ※配合会议活动主题 ※适当照顾与会者的兴趣 ※尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯 ※体现民族特色和传统文化 G20峰会文艺晚会《最忆是杭州》上演 25 3.娱乐活动各项组织工作 娱乐时间安排: 休会期间（晚上、休息天） 提前与接待单位取得联系 事先统计好人数，安排好接送车辆 时间较长的，安排好食宿 准备必要的资金和物品 事先编组，确定组长 派领导人陪同 配备导游和翻译 26 （三）会议期间的陪同工作 1.陪同的意义和作用 ※表达尊重和友好 ※便于沟通和交流 ※提供方便和保障 g20