第七章 秘书与会务工作（课件）《秘书理论与实务》第四课时同步教学（ 科学出版社）

第七章 秘书与会务工作 （二）洽谈会 双方或多方就某些重大问题，如贸易项目，政治、经济、文化等领域的重大问题的磋商或谈判。会谈一般均为实质性的，双方或多方都是以实现自身的一定利益为目的，希图与对方达成某种共识,因而会谈往往时间较长，可能出现波折，有时同一问题的会谈会分多次进行。秘书人员安排领导的会谈工作，与安排领导的会见工作基本相同，所以此处主要介绍会谈桌的选择和座次的安排。会谈一般都在桌面上进行，选择专设的会谈桌进行会谈。 1.双边洽谈会桌安排 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 主 人 译 员 译 员 主 宾 2.三方洽谈会桌安排 3.多边洽谈会桌安排 空间 空间 空间 圆桌 椭圆 方桌 （三）庆典会 1.庆典的参加者 各上级主管部门 有关新闻单位 相关友好单位 友好人士 2.筹划工作要点 序号 注意事项 具 体 内 容 1 协助领导确定邀请对象 根据庆典的具体内容以及要实现的目标，提出邀请范围、邀请对象的初步方案，供领导审查后确定 2 印制分发请柬 一份请柬包括以下内容：庆典名称、日期、地点、受邀人、邀请单位以及特别说明等。请柬印制好后，提前分送给邀请对象，对一些重要的客人，必要时要亲自上门邀请 3 选择庆典会场 庆典会场一般比较固定，大多选择在公司大厦前坪或门前、组织的办公地点门前空地作为仪式的主会场 序号 注意的事项 具 体 内 容 4 准备庆典设施 庆祝仪典的设施一般包括：音响设备，会场装饰物如花篮、彩球；剪彩用的红绸布、剪刀及托盘、礼品、纪念品 5 准备相关资料 庆典上所需的资料包括领导的发言稿，单位准备对外宣传的内部情况，历史资料、图片、实物等。如有必要在新闻媒体上公开发布消息，还应与记者一同商议拟好稿件，准备发表。所有相关资料必须先送领导审查批准后确定 6 邀请司仪、礼仪小姐并交代仪程 必要时可以从礼仪公司请专业司仪主持庆典，请礼仪小姐担任礼仪服务工作。秘书要事先向他们交代庆典程序和他们所负责的工作 序号 注意的事项 具 体 内 容 7 安排来宾接待工作 庆典举行日要安排专人检查来宾的接待工作 8 安排来宾的宴请、住宿等事宜 庆典后如安排宴请，必须事先做周密准备，专人负责。如果嘉宾在庆典结束后不当日返回，还需安排住宿或其他活动 序号 注意的事项 具 体 内 容 9 收集反馈意见，及时做好总结工作 庆典完毕，秘书人员要认真搜集与听取各方面的反馈意见，包括来宾的反映、新闻报道、公众的反响等 10 做好财务结算工作 任何仪典活动，秘书都应在筹划之初做好经费预算并报请领导批准。在整个活动中，一切支出严格按审批的标准执行。所有费用情况应由专人负责，最后统一列出明细账目，与财务部门做好费用结算，并如实向领导汇报费用支出使用情况 （四）开幕式 组织与筹划开幕式 具 体 工 作 撰写开幕词 为领导拟写开幕词，拟稿后经领导人审阅定稿并制作文本 统计贺电、贺信 事先统计好贺电、贺信，供主持人宣布或朗读 悬挂会标 会标一般悬挂在主席台的上方位置，多数为红底黄字或白字会标 安放座椅 座椅的安放要视主席台上就座的来宾与主人的人数确定摆放数量与摆法 组织与筹划开幕式 具 体 工 作 排定座次 主席台上宾主座次的安排要视级别来定，主宾与主要负责人的座位应摆放在前排正中，然后按左右依身份次序分别排好。座次排好后，摆放座签或将写有姓名的小条贴在椅背上，以便宾主对号入座。简短的开幕式有时不必摆放桌椅，领导与宾客在主席台只站立一排，秘书需即时引导 组织与筹划开幕式 具 体 工 作 安放麦克风 麦克风放主席台中间，亦可放在前排左右角上 安排摄影摄像 如需摄影摄像的，事先安排摄影师，准备必要的座椅或梯架 邀请新闻单位 开幕式如需公开报道的，须事先邀请新闻单位到场 做好开幕式举行期间的其他服务工作 （五）签字式 做好文本的 准备工作， 及