第七章 秘书与会务工作（课件）《秘书理论与实务》第三课时同步教学（ 科学出版社）

第七章 秘书与会务工作 （二）会间各项服务 秘书 工作 收集和初加工以及信息反馈 深加工和信息发布 一部分是进会，参加或召集小范围座谈讨论会，了解与会人员的会议反映，了解会议情况，保证会议议程、日程的正常进行 一部分秘书人员要负责编发会议简报，及时报道会议情况，适时下发会议材料 按既定日程和议程组织会议及会间活动 做好大、小会议调度工作，坚持候会制度 1.秘书组工作 2.行政组工作 签到方法 簿式 签到 秘书 代签法 证件式签到 电子自动签到 提醒注意签到方法 3.宣传组工作 结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发布与交流。 4.保卫组工作 杜绝各种不安全隐患，必要时与有关交通管理和治安管理部门协调，保证会议顺利进行。 （三）会后落实工作 1.秘书组工作 需回收的文书，大会结束后及时收回；遗失的经查清，报领导处理 需公开发表重要文件，报领导审批签字后及时交新闻单位发表 正式印发的文件及时印发 会议记录、发言稿、原始材料等均应立卷、归档 需要承办、转办以及要形成其他材料的文件，要及时交付有关人员，归口处理 2.行政组工作 ■作好与会人员的财务结算，账目票据要结清；做好离会时的协助退房、返回送站工作；做好驻地、会场的善后工作。 ■保证与会者及时离会，必要的，要协助寄发会议材料。 3.宣传组工作 与新闻单位共同协作，做好新闻发布会、新闻播发和会议宣传工作。向驻会场所表示谢意，必要时要发感谢信。 4.保卫组工作 做好会后的一切物资清点清查工作，协助做好会议材料的妥善处理工作。 五、特殊会议会务工作 （一）会见会 会见 接见或召见 晋见 谒见或觐见 尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者 卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高者 拜见或拜会 在君主制国家 在外交上 会见种类 礼节性的会见 实质性的会见 时间较短，话题较宽泛，气氛也较轻松活泼 涉及双边的政治、经济、军事、文化以及其他内容中的一方面或多方面交换意见，因而时间较长，话题较集中，气氛紧张 1.客人提出会见要求 会见如果是由客人提出，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下尽早给对方回复，以便约定会见时间。如因故不能会见，应向对方婉言解释 2.主人提出会见要求 序号 事务工作 注意事项 1 确定主方参加人员 确定参加会见的领导，然后指定陪同人员。参加人不宜过多，只要求有关人员参加 2 确定会见时间及地点 应充分考虑双方各自的时间安排以及方便程度，一般可安排在客人抵达的第二天或宴请之前。地点一般可选在客人所住宾馆的会议室，也可选择主人所在地的会客室 序号 事务工作 注意事项 3 准备资料 准备会见材料，帮助领导拟定会见谈话的话题及内容 4 安排座次 会见应选择桌椅、沙发，摆放在适当的位置，安排宾主对称而坐。座位的安排习惯上按国际上通行的右为上， 5 约妥会见时间 主人主动将会见人姓名、会见目的、以及具体安排告知对方，并要求回复。得到肯定回复后，约妥会见时间 序号 事务工作 注意事项 6 安排具体会见事务 布置会见场所，准备会见时的饮料，安排会见人员食宿、交通车辆和具体事宜。如要发布新闻，要事先约定新闻单位 7 会见迎接 会见时，主人提前半小时到达，通常由秘书人员在大楼门口迎接，主人在会客室迎接；重要客人，主人应到门口迎接 8 引见介绍 秘书人员引见时，常以手势示意，且让客人走在前面。宾主初次见面须作介绍，秘书介绍的内容包括身份、姓名、单位，客人落座后，秘书人员要及时端上茶水或其他饮料 序号 事务工作 注意事项 9 会见拍照 会见时如需摄影，一般要在主客会面握手时或主客就座寒暄前拍摄。仪式隆重的会见，摄影是在主客进入会客厅前，由秘书人员引到特定的地方拍摄 10 会见结束 秘书人员应微笑着把客人送到大门口，为表示尊重对方，可送到小轿车前握别，挥手且送客人远去后退回 11 整理会见纪要 秘书人员及时地整理出会见纪要，总结会见成果 常用的三种座位安排方式 主人 主宾 翻译 客 人 主 人 主人 办 公 桌 客 人 客 人 $$