第七章 秘书与会务工作（课件）《秘书理论与实务》第二课时同步教学（ 科学出版社）

第七章 秘书与会务工作 （二）会中组织服务工作 工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书。 ■ 1.签到和检查会场 与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。 ■ 2.会议记录 会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。 ■ 3.服务性工作 小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作。 为各位倒水、递烟缸 随时接听打进来的电话，根据需要进行处理 接待随时找人 适时挂图、分送材料、放投影、录音录像 适当为领导提供提纲等必要文字材料 要求 ■ 4.协助会议按议程进行并形成会议结果 秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。 （三）会后善后落实工作 归档 秘书在会后的善后和落实工作的四个部分 及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行 及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办 整理 ■ 1.整理： 及时整理有关会议材料、如纪要、简报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报上交流的内容。 ■ 2.归档： 一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，以备存档。 ■ 3.清理会议室 ■ 4.下发文件 四、大型会议会务工作 （一）会议前站准备 大型会议的议题是由领导中枢决定的，秘书的工作，是根据会议的规模范围，组建好会务班子，即大会筹备处（临时性秘书机构）或叫秘书处、会务组等等。大型会议的筹备处由会议的主办单位主抓并负责组建会务班子。一般会务工作人员分为四套班子，即：秘书组、行政组、宣传组、保卫组。 1.秘书组工作 方案的内容 概 述 确定会议议题 凡是开会，秘书人员都要协助领导确定或者选择收集到的议题，有时为防止意外还要另外准备一到两个备用议题。一般而言，总是先有了议题，才决定开会，然而实现情况是复杂的 确定会议名称 会议的名称应根据会议的议题、性质在会议方案中明确拟定 确定会议时间 一般要视会议议题的复杂程度、重要程度、紧急程度而定，力求做到紧凑而有效，避免不必要的拖延与浪费 确定与会人员 包括会议出席人、列席人、特邀人员 确定会议地点 结合与会人员的人数、范围、会期长短、分布地区，本着精简节约、方便工作的原则选择对大多数与会人员方便的地点 会议议程日程 议程和日程是两个不同的概念 编制经费预算 编制经费预算要本着节约、节省的原则将会议期间的每一笔开支详细列出，报经有关领导审查后确定 拟订会议材料 主要包括大会发言材料、会议日程表、全体参会人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论专题和分组讨论场所、作息时间表、会议参阅文件、会议下发材料 日 期 时 间 内 容 地 点 9月5日 星期四 8:00-8:50 报到并领取会议资料 圆通饭店1层大厅 9:00-11:30 ××同志报告 圆通饭店5层会议厅 14:00-17:00 ××同志专业技术讲座 圆通饭店5层会议厅 9月6日 星期五 8:00-11:00 分组讨论 第一组 圆通饭店2层会议厅 第二组 圆通饭店3层会议厅 第三组 圆通饭店4层会议厅 14:00-17:00 参观相关技术操作 13:40圆通饭店门口发车到高新技术开发区 注意会议日程安排 注意相关文书安排 ①落实大会发言人、发言内容及时间，以确定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、发言等，以便具体安排会议日程。 ②落实文件材料的打印、校对、装订工作。 ③编制“大会手册”，手册内容主要是会议名称（会标）、会议时间（安排）、文娱活动、作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等。 ④准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格，用于编制大会名录。 2.行政组工作 ① 印制会