第七章 秘书与会务工作（课件）《秘书理论与实务》第一课时同步教学（ 科学出版社）

第七章 秘书与会务工作 一、会议的要素 会议就是把人们组织起来讨论和研问题的一种形式。 我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议。只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利于会议的顺利进行。 会议的十大要素 序号 会议要素 概念 1 会议名称 包括：会议主办单位或会议范围、议的时间或届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的 2 会议时间 包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间 3 会议地点 指会议的具体地点 序号 会议要素 概 念 4 会议主持者 指主办部门、主持会议的领导人 5 会议参与者 指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员 6 会议议题 会议的主要议题和其他要讨论的问题 7 会议的形式 会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商 8 会议的文书 包括书面会议通知在内的一切会议书面材料 9 会议的结果 会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤 10 会议的费用 小型会议是指用于会议的必要支出 续 表 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、会议的类型 会议从其产生发展到现在，已经涉及人类生活的各个方面，包含的内容十分广泛，我们只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。 会议 特大型会议 大型会议 中型会议 小型会议 微型会议 指千人到数千人至万人参加的会议 指百人左右到数百人至千人参加的会议 指数十人至近百人不等的会议 几人至十人不等参加的会议 指万人左右到百万人参加的会议 1.以会议的规模划分 2.以会议的内容含量划分 ■①综合性会议。指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。 ■②专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。 3.以会议召开的时间划分 ■①定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。 ■②不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。 4.以会议的级别划分 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。 5.以会议的秘密程度划分 会议 公开会议 内部会议 机密会议 内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、公制会、庆祝会 内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会 会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议 6.会议的其他类型 分 类 标 准 类 型 按与会者的身份和国籍 国内会议、国际会议 按与会者国别或与会各方的数量 双边会议、多边会议 按会议议题所涉及的领域 经济会议、政治会议 军事会议、文化会议 三、例会的原则和程序 无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。 （一）会前筹划准备工作 明确要点 准备议题 安排会议议程 通知开会 会场准备 ■1.明确要点 秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。 ■2.准备议题 围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。 质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备。 准备 参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备 秘书要为议题的最后议决准备好必要的