第四章 办公室事务与管理（课件）《秘书理论与实务》办公效率与时间管理同步教学（ 科学出版社）

秘书理论与秘书实务 办公效率与时间管理 工作安排即工作计划，是建立正常的工作秩序、提高工作效率必不可少的程序和措施。 工作安排的意义 准确原则 迅速原则 保密原则 群众原则 求实原则 高效原则 协作原则 工作安排的原则 第二节 办公室日常工作安排 一、办公室日常工作内容 1.综合工作 2.会务工作 3.文书工作 4.随从工作 5.调研工作 6.协调工作 7.档案工作 8.机要工作 9.信息工作 10.接待工作 11.印信工作 12.值班工作 13.信访工作 14.后勤服务工作 二、办公室日常工作安排的基本方法 对比较复杂的、重要的工作按照： “计划―模拟实施―检查修正”滚动过程安排工作。 1.全面了解工作任务，初步设想工作方法 2.分清轻重缓急，决定工作次序 3.合理分配时间 整段时间 零星时间 第一阶段：先将自己想做的工作以必要性为标准，为分： A.是否是应该做的事 B.是否是做或不做都无所谓的事 C.是否是不可以做的事 第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为: A. 重要而紧急的事 B. 重要而不紧急的事 C. 紧急而不重要的事 D. 有做的价值，但并不重要也不紧急 第三阶段：根据领导意图和秘书本身完成任务的实际能力,对重要且紧急的事进行再排序 3-1 优先顺序表 事项 审核 1.和王先生联络今天预定计划的变更 2.和司机联络今天预定计划的变更 3.拍发喜庆电报 4.复印下午的会议资料 5.准备奠基仪式 6.誊写原稿（今天截稿） 7.结算旅费 8.制作感谢信 9.整理档案 10.练习电脑打字 三、办公室日常工作安排形式 日常任务 一周任务 一个月任务 拆封和分发邮件 文书处理 处理一般性询问事务 准备会议材料 准备发出邮件 收集资料 完成每周总结 检查和分发办公室文具 一周大事记 完成每月总结 该月文书汇总 该月工作会议材料汇总 信息收集和小结 3-2 日常工作计划表 1.日常工作计划表 2.日常工作清单 工作任务 优先级 完成情况 确认领导出差机票预定情况  为某研讨会准备材料  文稿拟定  进行办公设备的维护  …… …… …… 3-3 日常工作清单 一、领导日常工作安排的内容和形式 （一）领导日常工作安排的内容 １.各种接待、约会。 ２.商务旅行活动。 ３.参加各类会议。 ４.到车间进行实地检查或指导。 ５.组织的各类重大活动的安排。 ６.领导私人活动的安排。 （二）领导日常工作安排的形式 1.年计划表 2.月计划表 3.周计划表 4.日程表 请看日程安排实例： 年预定表（例1） 月预定表(例2) 周预定表(例3) 25日(四)预定表(例4) 二、上司日程安排的原则： （一）日程管理的原则 1.事先征得领导同意的基本原则 2.预约原则。 3.应变原则。 4.适当保密原则。 5.提前安排与准备。 6.与最有关的计划性文件配合使用。 （二）日程管理的要求： 事先同意 统筹兼顾  安排规范 效率原则  突出重点 留有余地 适当保密 三、日志编写 1.日志的含义 日志是根据周计划表写出的一天内组织领导活动的计划。一般分为纵横两种方式。 2.日志编写应注意的问题： 要用钢笔编写。未妥之事先用铅笔。 记载内容要尽可能简单而全面。 记载社交活动等应特别注意细节。 一天的活动的安排，应按时间先后记载。 每天开始，要为所有活动做好必要准备。 每天工作结束都仔细检查日志，一般应注明结果。 做好上司和自己的工作日志 工作日志和信息 应备有手工填写的和电子的两种 二者填写的信息内容应相同 上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。 当上司到单位外部参加会议、活动时的来访，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、所预约的下次来访时间。 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点及确切细节、对方的联络办法等。 上司个人安排，如去医院看病等，秘书应保证不在这段时间内安排上司其他事宜。 上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡或礼物。 上司工作日志内容 除了包含上司的日志内容外，还需要包括：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如为上司的某某会议准备发言稿、订机票等； 上司交自己办的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等一系列准备工作； 自己职责中应做的工作、活动。 秘书的日志内容 秘书工作日志示例见下表3-4。 事务 时间 内容安排 参与会见人员 需准备的文件 需准备的物品 车辆安排 备注 星期一 上午9:00与格仑公司总经理洽谈 财务总监、营销总监 AJ项目合作事宜 茶点、咖啡 星期二 下午1