项目十二 秘书办文工作（课件）《秘书理论与实务》第二课时同步教学（ 对外经济贸易大学出版社）

项目十二 秘书办文工作 二、文书的撰拟工作 法定、专用、常用 眉首、主体、版记 文件、函、惯用 号码、密级等 三、文书的收发、传递、处理工作 ■文书的收发传递处理工作是秘书部门的重要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转，秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优质服务，以保证各项工作的顺利进行。 文书文本：草稿、定稿、正本、存本、副本 定稿 草稿 （草案） 副本（复本） 正本 （试行本、暂行本、不同文字文本） 副本 （复制件） 4 ■草稿——非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿） ■定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿） ■正本—— 具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本 ） ■副本—— 正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本） （一）发文的处理程序 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 注办 分发 ■1.草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。从秘书“办文”工作说，草拟是发文的第一个环节，也可以是收文中“承办”的继续，秘书承办的就是草拟文稿。 ■2.审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程。一般由秘书部门指定有经验的、思想业务水平和文字水平都比较高的秘书负责，所以也叫“把关”或“把口”。核稿的目的是为了保证文书质量，节省领导或上级的时间和精力。所以，核稿必须认真负责、全面细致。 ①审核有无发文必要。 ②审核以何名义和格式发文。 ③审核措施要求是否明确具体可行。 ④审核涉及的单位部门是否协商一致。 ⑤审核文字是否通顺简明。 ⑥审核文书内容是否符合国家法律法规。 ■随着目前经济活动的扩大，在企业、公司中，已不可能有一套秘书班子来撰文，也不再有专门“把关”的负责人。秘书写文书，往往自己把关、自己核查。这就要求秘书有较高的文字水平和较强的文书处理能力，力争送上的文书，不必改动或稍加修改就可以走入下一个环节。 ■3.签发是文书经有权签发的领导上司核准签字，准予发出。签发也是文书形成的一个重要环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的领导。签发人对要签发的文书全面负责，所以签发之前必须认真审核。 ■签发人对秘书送审的文书审核内容有以下三点：对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。 ■经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。 ■对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。 ■4.公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。这实际上给了秘书部门对文书的又一次把关的机会，也增加了秘书部门对所发文书的责任。复核的重点在于文书的形式和程序。 ■5.缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术加工，制作文书的正式的过程。缮印就是由定稿制成本份文书的正、副、存本的过程。缮印有各种不同的简捷方式，可以先通过文字处理机或电脑，经编辑排版，使定稿在体式上规范化。如果发文数量小，可以直接打印、复印，数量多的，可以用轻型印刷或激光照排技术，胶印技术。 ■6.用印是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程。国家行政机关的公文，在制发中一般都要经过盖章这一环节。用印的文件，要以原稿上领导人签发为准，无签发不得用印。也有极少的、针对性很强的文书，如办理某件具体事项的回函、批复，以领导签发的定稿为正本，盖印后复制留存本，正本发出。 ■ 7.登记是指根据本机关文书处理的具体要求与发取簿式或卡片式、联单式、活页式的登记方式。登记项目，一般应包括：发文字号、发文日期、文件标题、保密等级、发往机关、附件、份数、承办单位、案卷号等，如果是回复对方的文书，还需注明收文编号。对发文进行认真的登记，是文书管理、查考的重要基础。 ①写好文件、文书封套或函件信封 。 ②填好并检查所有封套标记 。 ③检查发文登记。发文有详细的登记表格 。 ④核对封套与封内文书一致并加封后发出 。 ■ 9.注办是对发出的文书的办理情况做出必要的说明，注明办理结果的环节。 “注办”一般是发文登记内容的一项，是对文书已经发出情况的注明。其作用是便于今后查考。 （二）收文的处理程序 签收 启封 登记 审核 拟办 批办 承办 归档 催办 ■1.签收就是签