项目二办公室管理（课件）《秘书理论与实务》第四课时同步教学（ 对外经济贸易大学出版社）

信函文书管理 开具或拟写各种信函文件，是办公室日常工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等 （一）介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。 ■打印成文，不留存根的印刷介绍信； ■打印成文带存根的印刷介绍信； ■用一般公文纸书写的介绍信。 内容 具体要求 上款 指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号。 介绍事项 包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等。 落款 写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章 。 附注 一般写介绍信的有效期限。 1.书信式介绍信 2.不带存根的印刷介绍信 3.带存根的印刷介绍信 （二）证明信 证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称为“证明”或“证明书”。 ■内容上有组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信； ■格式上有固定形式的证明信和非固定形式的证明信； ■用途上有证件式的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失等情况的证明信。 标题 上款 正文 落款 在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”，或写明“关于×××同志××情况的证明 顶格写上需要证明的单位名称，之后加冒号 另起一行空两格写明被证明事项的全部事实。写完后，另起一行空两格写特此证明 在正文右下方署上证明单位名称，并加盖公章或私章，否则证明无效 撰写证明信要认真负责，必须对被证明的人或需证明的事情实事求是，要做到字必有据，用语准确，切不可含糊其辞，模棱两可。书写时不能用红笔或铅笔，必须使用钢笔或毛笔。如有涂改，须在涂改处加盖公章或印上证明人的指纹。所拟证明信应予登记，留有存根或底稿，以备查考。邮寄证明信，应使用挂号方式，以免丢失。 （三）推荐信 推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信。有向某单位自荐的，也有第三者荐举的。要把被推荐的人的基本情况以及要推荐或自荐的理由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供 真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关系。 （四）邀请函 邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书信。 （五）聘书 聘书指聘请专家、高级职员来担任职务的书信。 标题 正文 结尾 落款 写“聘书”或写“聘请书” 写聘请谁，担任什么职务，什么时间到任 在正文的最后，另起一行，空两格写“此聘”二字，后边不加标点符号 在正文的下方或偏右下方，写聘请单位全名，并加盖公章 为做好2008级毕业生的就业工作，为用人单位和毕业生搭建一个双向选择的平台，2010年1月20日，河北政法职业学院将举办“2010届毕业生就业洽谈会”，洽谈会会场设在河北政法职业学院大法庭，所有参会人员住宿及交通费用自理，就餐由学院统一安排。2010年1月19日下午，在河北政法职业学院办公楼一楼大厅设立接待处。请你拟写一份就业洽谈会的邀请信。 七、信息工作管理 政府机关、企事业单位的正常运行离不开信息工作和调查研究的支持，特别是随着现代经营管理理念和模式的越来越广泛的运用，信息和调研工作愈加成为决定经营管理成败的一个关键性因素。 （一）信息的收集 信息收集要围绕本单位、本部门的管理、生产、经营和服务活动展开，要根据单位的实际情况，从不同的渠道进行全面的收集。 ■检索工具。 ■摘记剪贴。 ■记录 ■交流。 ■调查。 ■网络搜寻。 ■购买。 （二）信息的筛选 信息的筛选是对收集来的大量繁杂的信息通过鉴别和选择，剔除无用失真的信息，提取有效真实的信息。筛选工作对于提高信息层次、质量、效益等起着关键的作用。 ■注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。 ■注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。 ■注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。 ■注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度” 。 （三）信息的加工和处理 筛选之后的信息常常要经过初步加工形成初级信息。 ■