项目二办公室管理（课件）《秘书理论与实务》第二课时同步教学（ 对外经济贸易大学出版社）

项目二 办公室管理 办公室事务管理工作不仅仅是秘书办公室管理部分，所涉及的管理工作，要远远超出秘书办公室的范围。是指由秘书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构成的一个有机的办公整体。 二、办公室值班工作管理 值班工作是秘书部门的日常工作之一，各单位或部门值班的任务都非常庞杂，且各有不同的特点。一般来说，其工作包括：办理领导交办的事项；上传下达，沟通内外；处理来函、来电；随时掌握领导的外出活动的情况；协调处理安全保卫工作。 各单位的秘书人员担任值班工作是本职工作的重要职责之一，建立值班制度是秘书部门管理的重要制度。 （一）遵守值班规章制度 认真学习值班有关规章制度，牢记值班职责，注意记住本人的值班时间，对组织临时性调整值班时间或重大节日、重大活动值班要尤为关注，对同事要求的调班是否同意要有一个明确的答复。 （二）严格交接班时间 按时作好接班。接班时应提前15分钟到达值班现场，履行好交接手续并在值班登记表或值班日记上签字，了解交班同事值班的情况，尤其是要注意交班同事交待的未处理完的事项。 （三）坚守值班工作岗位 要坚守值班岗位，不得擅离职守，更不自行安排替班，必须做到人不离岗、人不离机（电话机），始终保持通信联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，传送处理信息。特别是在高级首脑机关或要害部门值班，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件。有急事确须办理，要向带班领导请假，经带班领导同意并安排有关人员替代后，方可离开值班岗位。 （四）认真处理值班事务 值班人员必须要以认真履行职责，以负责的态度处理好每一件事情，真正起到问事员、联络员、收发员、保卫员的作用。 车辆管理 对进入值班管辖区域的人员、车辆要严格登记手续，进入值班管辖区域的人员、车辆有特殊要求的(如会见领导要事先通报，进入特殊区域要由有关人员领入等)，要按特殊要求办理。 电话管理 对上级或有关单位个人打来的电话(或传真)要作好记录，急办的事项要及时通知有关领导或部门。 信函管理 对收到的信件、电报、特快专递、公文(或通知)、包裹等要注意清点，履行好签字手续，属急办的事项要及时通知有关领导或部门。 危机管理 对突发性事件(自然灾害、重特大事故、群体上访、流行性传染病等)要高度重视。接到报告后，要作好记录，向报告人员或单位问清有关情况并及时向带班领导汇报，如果有关领导或部门对处理突发性事件有明确的指示、批示、处理意见，要及时向执行负责处理的单位或个人传达，注意关注事件的处理进展和处理结果，收集信息资料，作好上请下达工作。 （五）维护值班秩序 爱护值班现场内的公物，维护值班现场的秩序。不得允许无关人员在值班现场逗留，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不得在值班现场娱乐、饮酒，不能泄漏机关秘密，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅，不得在值班时干私活等。 秘书小张值班时接到了一个恐吓电话，对方态度很恶劣，声称一定要让她的老总亲自接。小张说老板不在，让他过一会打过来，对方依然态度强硬，小张就把电话筒放在一边，去做别的事情。如果你在值班，如何处理此事？ 三、办公室印信工作管理 掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、负责人印章等。 （一）印章基本知识 秦以前，无论官、私印都称“玺”，秦统一后，规定皇帝的印独称“玺”，臣民只称“印”。汉代也有诸侯王、王太后称为“玺”的。唐武则天时因觉得“玺”与“死”近音，遂改称为“宝”。唐至清沿旧制而“玺”“宝”并用。汉将军印称“章”。之后，印章根据历代人民的习惯有：“印章”、“印信”、“记”、“朱记”、“合同”、“关防”、“图章”、“符”、“契”、“押”、“戳子”等各种称呼。 1.印章的种类： ■正式印章 ■钢印 ■领导人签名章 ■专用章 2.印章的材料： ■金印、银印、铜印、铁印； ■象牙印、犀角印 ■水晶印、玉印、石印等。 ■木质印、塑料印、有机玻璃印。 3.印章中的文字： ■正式印章印文是机关和单位的法定名称。 ■名称字数过多，可使用规范化简称。 ■印文的文字使用国务院公布实行的简化字，字形为宋体字，自左而右环形。 ■领导签名章字体根据个人书写习惯而定。 ■民族区域自治地方人民政府的印章，可并刊汉字和相应的民族文字。 4.印章上的图案： ■国徽：国务院、国务院各部委及直属机构、办事机构，经国家机构编制管理部门认定具有行政职能的国务院直属事业单位，国务院部委管理的国家局，国务院部委的外事司，国务院部门的内设机构和所属事业单位法定名称中冠“中华人民共和国”或“国家”的单位，县及