项目二办公室管理（课件）《秘书理论与实务》同步教学（ 对外经济贸易大学出版社）

项目二 办公室管理 一、办公室设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为办公室管理中一项重要的内容。 （一）办公房间、桌椅、文具柜等管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜，但秘书选择办公房间还要照顾到许多便于工作的因素。 秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适宜伏案。 文具柜的选择要考虑工作中存放文书材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文具柜可以不同的式样搭配配置，但要总体风格一致。 （二）办公机械设备和电气设备管理 不同的办公室，设备配置不一，配置的依据应当是秘书工作的需要，同时也要考虑本组织的财力状况。 目前秘书办公室比较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空调、饮水机等等。 有的办公室还配有桌面印刷系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和笔记本电脑。 ①做好资产登记 ②科学合理使用 ③定期维护保养 提醒注意3点 （三）日常办公用品管理 办公用品一般都由专门的秘书负责，目的是为了既能保证供应又能防止浪费。为了提高办事效率，不过多的占用秘书的时间，一般都规定一个专门领用办公用品的时间，让大家集中领取。 办公室5S工作标准 整理 清扫 整顿 清洁 素养 特别注意 1.整理 将办公场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来以外，其它的都清除或放置在其它地方。 ■腾出空间。 ■防止误用。 可将物品分为几类： ①不再使用的； ②使用频率很低的； ③使用频率较低的； ④经常使用的。 将第①类物品处理掉，第②、③类物品放置在储存处，第④类物品留置办公场所。 2.整顿 把留下来的必要用的物品定点定位放置，并排放整齐，必要时加以标识。它是提高效率的基础。 ■办公场所一目了然； ■消除找寻物品的时间； ■整整齐齐的工作环境。 ①对可供放置的场所进行规划； ②将物品在上述场所摆放整齐； ③必要时还应标识。 3.清扫 将办公场所及工作用的设备清扫干净。保持工作场所干净、亮丽。 ■保持良好工作情绪； ■稳定品质。 ①清扫从地面到墙板到天花板所有物品； ②机器工具彻底清理、润滑； ③杜绝污染源如水管漏水、噪音处理； ④破损的物品修理。 4.清洁 维持上面3S成果。 ■管理监督。 ①制作检查表； ②红牌警示。 检查对象 检查项目 记录 周边 环境 是否划线（整顿） 有没有无用的物品堆放（整理） 通道能否顺利通行（整顿） 地面是否平整（清扫） 地面是否干净（清扫） 办公 现场 办公现场有无无用物品； 使用频率低的物品是否放置储存处； 经常使用的物品是否摆放在办公现场； 物品摆放是否有合理规划，容易寻找； 物品摆放是否整齐； 抽屉、柜筒、文件类物品是否做有标识； 办公现场是否清洁； 办公设施是否干净； 5.素养 每位秘书养成良好习惯，并遵守规则做事，培养主动积极的精神。 ■培养好习惯、遵守规则的员工； ■营造良好的团队精神。 ①应遵守出勤、作息时间； ②工作应保持良好的状态（如随意打闹说笑、离开工作岗位、看小说、打瞌睡、吃零食、偷菜等）； ③服装整齐，待好识别卡； ④待人接物诚恳有礼貌； ⑤爱护公物，用完归位； ⑥保持清洁； ⑦乐于助人。 如果你是领导的秘书，请为你的领导设计一套“5s”办公事务管理方案。 实施内容： ■将私人物品与工作用品分开存放； ■明确不要品的归类。 常整理 实施方法： ①设置衣帽架； ②设置私人物品存放储柜； ③由秘书制定不要清单摆放在领导用的记事本首页或备忘录中，便于领导日常清理不要品； ④每周末秘书全面核实并协助整理，碎掉过时或不要资料。 常整顿 实施内容： ■规划好抽屉、储存柜，用标贴定位，锁扣齐备； ■文件资料用颜色、编码或款式不同的资料夹分类归档，建立目录索引 ； ■公告物、计划、备忘录 。 实施方法： ①秘书在定位标贴前应先征求领导意见，以本人方便取放为原则 ； ②文件资料由秘书协助归档； ③正在处理中的资料用“IN”“OUT”两层资料架分类； ④将公布板面格局区分标示； ⑤过时公告物由秘书及时清理。 常清扫 实