2.物业管理记录控制程序

记录控制程序 编号：CXWJ-02 版本/状态：A/0 1 目 的 对质量、环境、职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，以保证管理活动符合规定要求，并通过记录的分析为纠正和预防措施实施提供重要的信息和依据。 2 范 围 适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的所有记录。 3 职 责 3.1综合管理部负责监督、审查各部门记录控制实施情况。 3.2各部门负责相关记录的编制、填写、收集、整理、保存、归档、移交、处理。 3.3各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。 3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。 4 工作程序 4.1记录的范围和形式 4.1.1记录是记载所实施的质量、环境、职业健康安全活动或取得成果的客观证据，记录既包括本公司产生的内部记录，也包括接收的外部记录。 4.1.2 记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。 4.2记录样式的编制和审批 4.2.1各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案，编制时应按《文件控制程序》的规定，给记录样式唯一的编号。 4.2.2新编制的记录样式，需经部门负责人或公司主管领导审批（可与文件一同审批，单独审批时，采取在背面签名的方式进行）。 4.3记录样式的发放与更改 4.3.1各部门的记录样式，经审批后交综合管理部备案，综合管理部应编制在用记录样式目录即“记录清单”，分发各部门，以便各部门使用。 4.3.2各部门按《文件控制程序》的规定，做好记录样式的发放和管理。 4.3.3记录样式的更改，需经部门负责人或公司主管领导审批，更改后的记录样式按《文件控制程序》的规定发放，同时收回旧样式。 4.4记录的管理 4.4.1记录的填写要求 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正，并签名，必要时注明日期。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。 4.4.2收集、归档、传递 a）管理活动的开展均伴随有记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理成册交于相关部门。各部门由专人负责收集记录。 b）各部门专门负责记录管理的人员，根据有关部门的需要复制规定份数分发至有关部门，分发时应要求收件人在原件背后签字（必要时）。原件则进行分类、装订后归档。 4.4.3查阅、借阅 a）已归档的记录，借阅时应填写“文件借阅登记表”。 b）经相关部门负责人同意，可查阅记录。 c）所有记录原件一律不得借给外单位和公司外人员。 4.4.4记录的标识、贮存和保护 a) 记录按类别装订成册（至少一年装订一次），做好名称、部门、时间标识，保存在适当的档案柜（箱）中，便于查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作，以防止记录的损坏、变质和丢失。 b) 采用其他媒介的记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防磁，以免贮存内容的丢失。必要时，可复制备份。 4.5外来记录的控制 4.5.1相关方投诉、建议以及相关方环境、职业健康安全不符合记录，由对应部门向物业管理部移交，由物业管理部予以管理。 4.5.2供应商提供的物资，其有关的质量记录，由综合管理部、各管理站予以管理。 4.5.3顾客的质量投诉，由各管理站移交物业管理部，由物业管理部进行管理。 4.5.4其他相关方的外来记录由对应部门保存。 4.6记录的保存期 综合管理部应组织相关部门综合考虑记录的利用价值，确定各部门记录的保存期限，编制“记录清单”报管理者代表批准后执行。 4.7记录的处理 4.7.1已超过保存期或无参考价值的记录，可剔除处理。 4.7.2记录的处理方式为销毁。 4.7.3需销毁的记录，由其记录管理人员填写“文件销毁申请单”，经部门负责人审批后，由记录管理人员负责销毁。 5 相关文件 5.1《文件控制程序》 6 记 录 6.1《记录清单》 6.2《部门记录清单》 6.3《文件借阅登记表》 6.4《文件销毁申请单》 第 2 页 共 2 页 学科网（北京）股份有限公司 $$