1.物业管理文件控制程序(1)

文件控制程序 编号：CXWJ-01 版本/状态：A/0 1 目 的 对与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 范 围 适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件控制。 3 职 责 3.1总经理负责管理手册、程序文件、管理方针的批准、发布。 3.2体系负责人负责管理手册、程序文件、管理方案的审核，负责组织有关人员对现有体系文件进行评审。 3.3各部门负责各自相关文件的编制、部门负责人负责相关文件的审核。 3.4综合管理部负责管理手册和程序文件等管理体系系列文件的编制、发放、回收、销毁、原稿的保存及外来文件的归档管理工作。 4 工作程序 4.1文件的分类 4.1.1公司质量、环境、职业健康安全管理体系系列文件包括： a) 管理手册（包括形成文件的管理方针、管理目标和指标）； b) 程序文件； c) 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如管理方案、服务实施方案、作业指导书、服务规范、各种规章制度、管理规定等）； d) 外来文件（如法律、法规、条例，须执行或参考的标准、合同、顾客提供的文件及其它有关技术文件等）； e) 记录（一种特殊的文件）。 4.1.2公司质量、环境、职业健康安全管理体系系列文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。 4.2文件的编号 4.2.1 a)质量、环境、职业健康安全管理体系文件的编号管理手册XDWY-SC-2018 A/0 其中：XDWY-SC表示现代物业管理手册，2018 A/0为2018年第一版。 例如XDWY-SC-2018 A/0，表示甘肃现代物业管理服务有限公司管理手册第1版。 b)、程序文件：名称代号为XDWY-CX-2018 A/0，其中：XDWY-CX，表示甘肃现代物业程序文件，2018 A/0.为2018年第一版。 例如：XDWY-CX-2018 A/0表示甘肃现代物业管理服务有限公司《程序文件》2018年第1版。 c)、管理规定：名称代号为XDWY-GD-2018 A/0其中：XDWY/GD表示甘肃现代物业管理规定，2018 A/0为2018年第一版 例如：XDWY-GD-2018 A/0，表示甘肃现代物业管理服务有限公司《管理规定》2018年第1版。 d)管理制度：名称代号为XDWY-ZD-2018 A/0,其中：XDWY-ZD表示甘肃现代物业管理制度，2018 A/0为2018年第一版。 例如：XDWY-ZD-2018 A/0，表示甘肃现代物业管理服务有限公司《管理制度》2018年第1版。 d)工作手册：名称代号为XDWY-GZSC-2018 A/0,其中：XDWY/GZSC表示甘肃现代物业工作手册，2018 A/0为2018年第一版。 例如：XDWY-GZSC-2018 A/0，表示甘肃现代物业管理服务有限公司《工作手册》2018年第1版。 e)记录汇编：名称代号为XDWY-JL-2018 A/0,其中：XDWY/JL表示甘肃现代物业记录汇编，2018 A/0为2018年第一版。 例如：XDWY-JL-2018 A/0，表示甘肃现代物业管理服务有限公司《记录汇编》2018年第1版。 4.2.2各部门代号规定如下： 综合管理部ZH、财务部CW、物业管理部WG、经营拓展部JT、工程部GC、 秩维部ZW、客服部KF、环保部HB 4.3文件的编写 4.3.1管理手册和程序文件等管理体系系列文件由体系负责人组织编写。 4.3.2综合管理部负责编制管理方案。 4.3.3其它管理性文件、作业指导书由相关部门组织编写。 4.3.4 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不做统一要求。 4.4文件的审批 4.4.1管理手册、程序文件等管理体系系列文件由体系负责人审核，总经理批准。 4.4.2 管理方案由体系负责人审核，总经理批准。 4.4.3其它部门级管理文件、作业指导书由相关部门负责人审核，体系负责人批准。 4.4.4公司级管理文件由总经理批准。 4.5文件的发放 4.5.1除提供给顾客或其它单位的质量、环境、职业健康安全管理体系文件为“非受控”文件外，凡与质量、环境、职业健康安全管理体系运行紧密相关的文件均应为受控文件。 4.5.2文件的发放 由综合管理部填写“文件发放范围审批表”，经文件批准人审批后，连同审批后的文件交综合管理部，综合管理部根据“文件发放范围审批表”的总份数进行复印，在复印文件封面右上角加盖“受控”印章，并注明分发编号。 综合管理部按所确定的发放范围分发有关部门，并要求文件领用人在“文件发放回收记录表”上