单元一办 公 室 环 境 管 理（课件）-《办公室实务》同步教学（大连理工大学出版社）

办 公 室 环 境 管 理 单元一 　　优化办公室环境 事务一 　　维护办公室环境 事务二 优化办公室环境 事务一 情景案例 　　下午上班时间，秘书小张正在电脑上查资料，这时电话响了，而办公室的公用话机在窗台上，所以小张站起身来走到窗前去接电话。电话是找主管的，但她这时没有在办公室，对方要求留言，所以小张又走到办公桌旁在抽屉里翻找可以用来记录的纸张。记录完毕，小张把这张纸压到主管的水杯下面。刚在电脑前坐下，经理进来要一份资料，小张又赶忙起身走到资料柜前找资料。不到10分钟，小张已经在屋里转了好几个圈，真是够辛苦的。 学习任务： 　　学会如何科学地设计办公室布局 　　学会如何最优化布置办公室环境 优化办公室环境 事务一 优化办公室环境 事务一 采用封闭式布局 　　在实际工作中，一般将这两种布局方式结合使用，即采用混合式布局或半开放式布局。 采用开放式布局 （１） （2） 技能点1 如何对办公室进行布局设计 优化办公室环境 事务一 　（1）注意布置的程序 　　总体来讲，要注意按需布局、合理结构、按图落实。 　（2）注意布置的细节 　　把握办公用具布置、部门安排布置、员工区域布置和主管区域布置几个关键细节。 技能点2 如何对办公室进行布置 优化办公室环境 事务一 知识点1： 　　办公室设计的基本要求 符合企业实际 　　企业自身生产经营和人力、财力、物力等状况。 符合行业特点 　　针对不同的行业应当有显著的不同。 符合工作性质 　　如接待部门需要对外联系和接待工作相应的设备和家具。 优化办公室环境 事务一 知识点2： 　　不同人员的办公室设计 处于企业决策层的主要领导 （1） 　　一是相对封闭 　　二是相对宽敞 　　 三是方便工作 　　四是特色鲜明 一般管理人员和行政人员 （2） 　　一是按部门或小部门分区 　　二是采用低隔断 　　三是有专门的接待区和休息区 上海一家销售公司在新办公楼的设计图上，采用全开放式和半开放式办公室结合进行的方式，将销售部和接待部置于大厅前部，财务部门和技术部门置于相对安静的大厅后部。 英航（British Airways)新办公楼将最好景观留给后勤人员。 美国家具公司利用灯光技术创造虚拟加州海滩工作环境，工作人员可以穿短裤、T恤上班，享受100%新鲜空气和自然光。 01 02 03 优化办公室环境 事务一 训练１ 　　请讨论和分析：下述不同办公环境的优化设计能够给我们什么启示？ 优化办公室环境 事务一 训练２ 　　假设你的办公桌上有下列办公用品：电话、便利贴、参考书、文件盒、公文纸、订书机、胶水、涂改液、文件夹、台历等。你将如何布置你的办公桌？ 训练３ 　　假设班上同学为同一家玩具销售公司员工，分属销售部、研发部、财务部、前台。请绘制出各部门在同一办公区间的分布图（同时要合理安排好经理室及会议室的位置，注意不要忽略了洗手间位置哦！），并列表记载各部门相关办公设备。 优化办公室环境 事务一 训练４ 　　请同学们在课后分组分别考察本校相关办公室环境，分析办公室布局与布置上的优点与不足，针对不足提出改进建议。考察结束在班级举办小型汇报会，每小组选一名发言人现场发言（要求辅以PPT讲解），并最终以“考察报告”的形式提交给相关办公室做参考。 维护办公室环境 事务二 情景案例 　　××公司业务部门人员较多，十几位职员共同在一个大办公室办公。大家平时工作都很忙碌，导致办公室非常零乱：放清洁用具的角落里堆满了纸屑、零食袋等垃圾；有几位员工的桌上甚至堆积起了厚厚的灰尘；打印机旁边的纸张抽拿凌乱，放微波炉和热水壶、电话的桌子上脏兮兮，就连为数不多的几盆仙人掌也蔫蔫地立在窗台上。更可怕的是，各种设备的电线到处都是，纵横交错；饮水机经常是24小时烧着；本就狭窄的门口过道堆放着几个空纸箱…… 　　新秘书小王看在眼里，心里想只要管好自己的办公区和上司的办公区就可以了。 学习任务： 　　学会管理和维护日常办公区域 　　学会识别和消除办公安全隐患 维护办公室环境 事务二 维护办公室环境 事务二 （1）维护个人办公区 　　维护秘书人员自己办公桌椅所在区域内的地面、墙面、办公家具、办公设备和办公用具等。 （2）维护公共办公区 　　一般包括传真机、打印机、复印机等办公设备，还有档案柜、书柜、报纸夹、茶水桌等。 （3）维护上司办公区 　　维护上司工作区域的办公设备和用具等。要注意事先与上司沟通并得到上司的授权。 技能点1 如何维护日常办公区域 维护办公室环境 事务二 （1）确定检查周期，做好风险防范 （2）发现安全隐患，尽快排除或减少 （3）个人职权无法排除的危险，予以报告、跟进，直至解决 （4）认真记录在本企业的隐患记录及处理表中 技能点2 如何进行办公室日常安检 维护办公室环境 事务二 知识点1： 　　办公室环境维护