5.3生成会计账簿（课件）《财务信息处理与分析》（上海交通大学出版社）

财务信息 处理与分析 FINANCE 1 Excel在账务处理中的应用 05 项目五 2 生成会计账簿 任务5.3 3 5.3.1 生成总账 本节根据李海峰已经完成的本月业务的记账凭证制作工作表，生成本月的总账。登记总账有两种方法： 直接根据各种记账凭证逐笔进行登记 把各种记账凭证先行汇总，编制成汇总记账凭证或科目汇总表后再据以进行登记。 由于公司业务简单，李海峰决定直接根据各种记账凭证逐笔登记总账。 4 5.3.1 生成总账 步骤1 新建“总账账簿”工作表。 步骤2 选取B2单元格，单击“插入”选项卡“表格”组中的“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框。 步骤3 在对话框中“请选择要分析的数据”区域选择“选择一个表或区域”，然后单击“表/区域”编辑框右侧的箭头按钮以折叠对话框，设置其值为“记账凭证表!$A$2:$I$41”，如右图所示。 创建总账数据透视表 5 5.3.1 生成总账 步骤4 单击“确定”按钮回到“总账账簿”工作表。在工作表右侧的“数据透视表字段”窗格中勾选“总账科目”，并将其拖拽至“筛选”框内，如左图所示。 步骤5 依次勾选“日期”“凭证编号”“摘要”“借方金额”和“贷方金额”，并分别拖拽至相应框中，如右图所示。 总账数据透视表字段设置（1） 总账数据透视表字段设置（2） 6 5.3.1 生成总账 步骤6 拖拽完成后形成总账雏形，如右图所示。 步骤7 选中B5单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“分类汇总‘凭证编号’”将其取消选择，以取消该分类汇总，如图（1）所示。同理选中B4单元格，取消选择“分类汇总‘日期’”，如图（2）所示。 总账雏形 取消分类汇总（1） 取消分类汇总（2） 7 5.3.1 生成总账 步骤8 对总账进行字体、格式、边框等美化操作。 美化总账 8 5.3.1 生成总账 步骤9 单击C1单元格右侧下拉按钮，可以选择需要调阅的总账科目，如左图所示。此处要查看“库存现金”总账，选择“库存现金”后单击“确定”按钮，实现“库存现金”总账查阅，如右图所示。 查阅总账科目 查阅“库存现金”总账 9 5.3.1 生成总账 步骤10 此处生成的总账数据透视表中的数据，可以根据“记账凭证表”中源数据的更新而更新。当在“记账凭证表”工作表中修改或删除一笔业务时，要切换至“总账账簿”工作表，在数据区单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“刷新”命令，这样“总账账簿”的数据便自动进行更新。 10 5.3.2 生成日记账 本节根据李海峰已经完成的本月业务的记账凭证表，生成本月的日记账。公司只针对特种日记账进行登记，包括现金日记账和银行存款日记账。此处由出纳冯晓完成记账工作，现金日记账和银行存款日记账按照现金和银行存款收付业务发生的先后顺序逐笔序时登记，每日终了应结出余额，做到“日清月结”。 11 5.3.2 生成日记账 步骤1 新建“日记账账簿”工作表。 步骤2 选取B2单元格，单击“插入”选项卡“表格”组中的“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框。 步骤3 在对话框中“请选择要分析的数据”区域选择“选择一个表或区域”，然后单击“表/区域”编辑框右侧的箭头按钮以折叠对话框，设置其值为“记账凭证表!$A$2:$I$41”，如右图所示。 创建日记账数据透视表 12 5.3.2 生成日记账 步骤4 单击“确定”按钮回到“日记账账簿”工作表。在工作表右侧的“数据透视表字段”窗格下方的列表中勾选“总账科目”和“明细科目”，并将其拖拽至“筛选”框内。然后依次勾选“日期”“凭证编号”“摘要”“借方金额”和“贷方金额”，并分别拖拽至相应框中。 日记账数据透视表字段设置 13 5.3.2 生成日记账 步骤5 拖拽完成后，形成日记账雏形。 日记账雏形 14 5.3.2 生成日记账 步骤6 选取B6单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“分类汇总‘凭证编号’”，将其取消选择，取消该分类汇总。 步骤7 对日记账进行字体、格式、边框等美化操作，如右图所示。 美化日记账 15 5.3.2 生成日记账 步骤8 单击C1单元格右侧下拉按钮，可以选择需要调阅的会计科目，此处要查看“库存现金”日记账，选择“库存现金”后单击“确定”按钮，实现“库存现金”日记账查阅，如左图所示。 步骤9 单击C1单元格右侧下拉按钮，选择“银行存款”会计科目后单击“确定”按钮，实现“银行存款”日记账查阅，如右图所示。 查阅库存现金日记账 查阅银行存款日记账 16 5.3.3 生成明细账 本节根据李海峰已经完成的本月业务的记账凭证表，生成本月的明细账。明细账按账页格式不同可分为三栏式、数量金额式和多栏式。李海峰考虑到公司经济业务类型不多的情况，将公司明细账采用三栏式格式。 17 5.3.3 生成明细账 步骤1 新建“明细账账簿”工作