5.2记账凭证（课件）《财务信息处理与分析》（上海交通大学出版社）

财务信息 处理与分析 FINANCE 1 Excel在账务处理中的应用 05 项目五 2 记账凭证的 输入和审核 任务5.2 3 5.2.1设计记账凭证表 记账凭证表是将企业每日发生的或完成的经济业务，按时间先后顺序逐笔完整登记的工作表。记账凭证表中主要包括日期、凭证号数、摘要、凭证编号、总账科目、明细科目、借方金额、贷方金额、制单人、审核人、附件等要素。 步骤1 新增工作表，重命名为“记账凭证表”，合并A1:L1单元格区域，并输入“公司记账凭证表”。 步骤2 在A2至L2单元格中，依次输入“日期”“凭证类别”“凭证号数”“凭证编号”“摘要”“总账科目”“明细科目”“借方金额”“贷方金额”“附件”“制单人”和“审核人”。 输入表名和列标题 4 5.2.1设计记账凭证表 步骤3 选取A列整列单元格并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的对话框中切换到“数字”选项卡，然后在左侧“分类”列表中选择“日期”，接着在右侧的“类型”列表中选择“2012/3/14”，最后单击“确定”按钮保存设置。 步骤4 同时选取H列和I列两列单元格，并在“设置单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡，设置这两列“分类”为“会计专用”，然后在右侧设置小数位数为2，货币符号为“无”，最后单击“确定”按钮保存设置，如右图所示。 设置借贷金额格式 步骤5 选取其余B、C、E、F列，用前面的方法设置其“分类”为文本。 5 5.2.2 设置凭证日期提示 本节为“日期”单元格输入数据设置提示，以免其他财务人员在使用模板时输入数据与公司账务要求不符合。 步骤1 选中A3单元格，单击“数据”选项卡“数据工具”组中的“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框，切换到“输入信息”选项卡。 步骤2 勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“输入信息”编辑框中输入“请输入年-月-日！”，输入完成后单击“确定”按钮，如右图所示。 设置输入信息提示 6 5.2.2 设置凭证日期提示 步骤3 回到工作表界面，当选中A3单元格进行数据输入时，单元格提示“请输 入年-月-日”，如下图所示。 日期提示效果 7 5.2.3 自动生成凭证编号 凭证编号是为了分清记账凭证处理的先后顺序，便于登记账簿和进行记账凭证与账簿记录的核对，由会计“凭证类别”和“凭证号数”按照顺序组成的有规律的数字。如果公司采用的是通用记账凭证，按日期顺序连续编号即可，比如“会字1号，会字2号…”或者“记字1号，记字2号…”。 8 5.2.3 自动生成凭证编号 如果用的是专用记账凭证，可以采用下面3种方法。 ① 凭证数量较少，可以不分种类，按日期顺序编号。 ② 凭证数量较多时，可以分成3类，即收款凭证、付款凭证、转账凭证，每一类按自己的顺序连续编号。 ③ 凭证数量非常多时，可以分5类，即现金收款凭证、银行存款收款凭证、现金付款凭证、银行存款付款凭证和转账凭证，每一类按自己的顺序连续编号。 根据公司实际情况，李海峰决定采用通用记账凭证进行凭证编号，具体使用“记字1号，记字2号…”形式。 9 5.2.3 自动生成凭证编号 步骤1 选取D3单元格，执行“公式”选项卡“函数库”组中的“插入函数”命令，在打开的“插入函数”对话框“或选择类别”下拉列表中选择“文本”类别函数，在“选择函数”列表框中选择CONCAT()函数，单击“确定”按钮，如下图所示。 插入函数 10 5.2.3 自动生成凭证编号 步骤2 在打开的“函数参数”对话框“Text1”和“Text2”编辑框中分别输入“B3”和“C3”，这样在B3和C3单元格中输入凭证类别和凭证号数，D3就会自动生成相应值，最后单击“确定”按钮，如右图所示。 CONCAT自动生成凭证编号 步骤3 进行业务处理时，利用单元格拖拽或序列填充功能复制D3单元格公式到D4:D100区域。 11 5.2.4 选取常用摘要 本节根据“常用摘要”工作表中的数据设置E列“摘要”的选取，减少财务人员的输入工作。 步骤1 选择E3单元格，单击“数据”选项卡“数据工具”组中的“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框，切换到“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，下方出现“来源（S）”编辑框。 步骤2 左键单击“来源（S）”编辑框右侧的箭头按钮折叠对话框，接着单击“常用摘要”工作表，然后选取B列，选好后编辑框中显示“=常用摘要!$B:$B”，展开对话框，单击“确定”按钮回到工作表，如右图所示。 设置数据验证 12 5.2.4 选取常用摘要 步骤3 E3单元格右侧出现下拉按钮，打开即可显示预设的常用摘要，在其中选择即可输入所属摘要，如下图所示。 选取摘要 13 5.2.5 输入会计分录 利用目前设置的记账凭证表，处理2018年1月发生的经济业务，下面是该月份公司的经济业务