1.4数据输入（课件）《财务信息处理与分析》（上海交通大学出版社）

财务信息 处理与分析 FINANCE 1 Excel财务应用基础 01 项目一 2 数据输入 任务1.4 3 1.4.1 基本数据输入 在单元格中可以输入不同类型的数据，如文本、数值、日期、时间等。数据不仅可以从键盘输入，还可以自动输入。Excel一般采用默认格式对输入的数据自动区分类型。 1．文本的输入 在Excel中，文本包括汉字、英文字母、数字及其他字符。文本输入后默认的对齐方式为靠下左对齐。 在一个单元格中可以输入多达32,000个字符。当正文长大于单元格宽度时，输出的正文将溢出到下一单元格显示，但正文依然存在，用户只要拉大列的宽度，便可以全部显示。或者给单元格设置自动换行，并拉大行高，使输入的数据可以完全显示出来。 4 1.4.1 基本数据输入 2．数值的输入 工作表中有效的数值包括数字字符0-9和一些特殊字符，如“+”“-”“（）”“，”“$”“%”“。”“E”“e”等。默认输入的数值为靠下右对齐。 在Excel中，默认数值有效位为15位。若数值长度超过15位，系统会自动将多余的数字转换成零。就是说在Excel中，数值超过15位后就不精确了。 若要输入负数，可在数字前加“-”，或者将其放在（）里。若要输入分数，可用“/”字符，在整数与分数之间用空格隔开；如果分数小于1，则整数部分用0表示，如“0 2/5”表示五分之二，如直接输入“2/5”则显示的是2月5日。 5 1.4.1 基本数据输入 3．日期和时间的输入 ① 输入日期：一般用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。首先输入年份，然后输入1～12数字作为月，再输入1～31数字作为日。 ② 输入时间：在Excel中输入时间时，可用冒号“:”分开时间的时、分、秒。系统默认输入的时间是按24小时制输入的。若要输入12小时制时间，在时间后输入一个空格，然后输入AM或PM即可。 （a） （b） 输入日期和时间 6 1.4.2 数据输入技巧 1．批量输入 如果多个单元格需要输入同一数据或公式，采用直接输入的方法效率不高，此时可以采用批量输入的方法。 7 选中需要输入数据或公式的所有单元格（如果单元格不相邻，可以按住“Ctrl”键逐个选中） 单击Excel编辑栏，在其中输入数据或公式 按住“Ctrl”键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。 1.4.2 数据输入技巧 2．简单序列输入 对于数字（如2、4、6、8、…）和日期（如4-18、4-19、…）类的简单序列，可以采用以下方法快速输入。 等差序列“4-18至4-29” 需要输入该序列的初值4-18 选中该单元格，选择“开始”选项卡“编辑组”中的“填充”→“序列”命令，打开“序列”对话框。 根据需要选中“序列产生在”区域的“行”或“列”，以及“类型”区域的“日期”，在“步长值”中输入“1”，“终止值”中输入“4-29”。 单击“确定”按钮，系统就会根据设置值自动在表格中生成4-18、4-19、4-20、…这样一个日期序列 输入日期序列 8 1.4.2 数据输入技巧 3．自定义序列输入 如果要输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，然后像简单序列那样输入。也可以选择Excel中已经定义的自定义序列实现快速输入。 “自定义序列”对话框 9 选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，在左侧列表中选择“高级”， 在右侧找到“编辑自定义列表”按钮，单击它打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”编辑框中输入要自定义的序列 单击“添加”按钮，将其添加至左侧的“自定义序列”列表中 单击“确定”按钮关闭对话框， 1.4.2 数据输入技巧 自定义序列设置好后，只要在相应单元格中输入该序列前两项，然后选中并向下拖动填充柄至相应单元格区域即可实现该序列数据的快速输入。 快速输入自定义序列 10 1.4.2 数据输入技巧 4．使用数据验证输入数据 使用数据验证（Excel低版本中为“数据有效性”）可定义单元格序列，这样就可以直接在下拉列表中选择所需要的数据。 编号 科室 姓名 性别 学历 001 办公室 黄静 女 本科 002 办公室 杨琛 男 大专函授 003 财务科 谢云 男 本科 004 财务科 杨柳 女 中专 005 办公室 黄晶 女 中专 员工档案表 使用“数据验证”方法在Excel工作表的B列和E列中分别输入“科室”和“学历”信息。 11 1.4.2 数据输入技巧 选择要输入“科室”信息的一列单元格； 单击“数据”选项卡“数据工具”组中的“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框； 在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”编辑框中输入“办公室,财务科”，单击“确定”按钮完成设置； 在之前选择的单元格中单击，