5.3UFO报表系统的日常业务处理（课件）《会计信息系统理论与实务》（上海交通大学出版社）

会计信息系统理论与实务 授课人：XXX 第五章 UFO报表系统 第三节 UFO报表系统的日常业务处理 一、报表数据处理 报表数据处理主要是生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等。数据处理工作必须在数据状态下进行，计算机自动按照设计好的格式和公式进行相应的报表数据处理。报表数据处理时，还涉及表页的操作，如增加、删除、插入和追加等。 （一）录入关键字 关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标识，为表页间、表与表间的取数提供依据。设置关键字的目的是能在大量表页中找到特定的表页。 【例16】 为上个任务中的利润表录入关键字：飞鹰公司、2018年、4月。 操作步骤 （1）登录UFO报表系统，打开利润表文件。 （2）在“数据”状态下，执行“数据”|“关键字”|“录入”菜单项，进入“录入关键字”设置对话框。 （3）录入关键字“单位名称”的值“飞鹰公司”，“年”的值“2018”，“月”的值“4”，如右上图所示。单击“确认”按钮，系统提示“是否重算第一页”，如右下图所示。 （4）单击“是”按钮，系统自动计算完成数据填充。若单击“否”按钮，以后可通过“数据”菜单下的“表页重算”菜单项完成取数处理。 （二）录入报表数据 在数据状态下，将光标移动到要录入或修改的单元，输入内容，按回车键或移动光标到编辑框录入或修改单元数据，在录入过程中，按Esc键则放弃录入的内容。 （三）报表审核 通过审核可以找出可能存在的不符合勾稽关系要求的错误。选定要审核的报表，单击“数据”|“审核”菜单项，系统自动按照审核公式对报表进行审核，并显示结果。 （四）报表舍位平衡 若之前对报表有定义舍位平衡公式，就可以根据需要进行舍位处理生成所需的报表。 二、表页管理 UFO报表管理系统的表页管理包括表页排序、表页查找、表页透视、报表的显示比例、定义显示风格和设置打印分页等。 表页 管理 在UFO报表管理系统中，数据是以表页形式分布的，正常情况下，每次只能看到一张表页。 如果要对每张表页的相同行或列区域的数据进行比较，则可以利用“数据透视”功能，将多张表页相同位置的数据显示在一个平面上，即将立体形式展开成平面形式，形成一种类似报表的“虚表”显示在平面上，以便对比分析。 三、报表输出 报表的输出包括报表的屏幕输出和打印输出，输出时可以针对报表格式输出，也可以针对某一特定表页输出。 输出报表格式必须在格式状态下操作，而输出表页须在数据状态下操作。输出表页时，格式和报表数据一起输出。 输出表页数据时会涉及表页的相关操作，如表页排序、查找、透视等。屏幕输出时可以对报表的显示风格、显示比例加以设置。 打印报表之前可以在预览窗口预览，打印时还可以进行页面设置和打印设置等操作。 四、图表功能 报表数据生成之后，为了对报表数据进行直观的分析和了解，方便对数据的对比、趋势和结构分析，可以利用图形对数据进行直观显示。UFO图表格式提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。 图表功能 图表是利用报表文件中的数据生成的，图表与报表数据存在着密切的联系：报表数据发生变化时，图表也随之变化，报表数据删除后，图表也随之消失。图表功能的使用应在数据状态下进行。 图表与数据 （一）追加图表显示区域 在管理图表图像时，由于图表对象需要占用一定的报表区域，而报表在格式设计时没有为图形预留空间，因此首先要增加一个区域用于存放所增加的图形。 操作步骤 （1）登录UFO报表系统，打开报表文件，切换到格式状态下。 （2）执行“编辑”|“追加”|“行”命令，打开“追加行”对话框，如右图所示。 （3）输入要追加的行的数目，单击“确认”按钮，完成行的追加处理。 （二）选取数据区域 在进行图形处理时，在数据状态下，用鼠标拖动的方式选定报表中的数据区域。 （三）插入图表对象 操作步骤 （1）在数据状态下选取数据区域后，执行“工具”|“插入图表对象”命令，打开“区域作图”对话框，如右图所示。 （2）选择图表类型、数据组类型、录入图标名称、图表标题、X和Y轴标题后单击“确认”按钮，插入图形。 （3）可以用鼠标拖动调整表的位置和尺寸。 （四）编辑图表对象 操作步骤 （1）单击图表的任意部位，激活图表。 （2）单击“编辑”中的菜单项，可进行编辑相应标题、字形、字体。 （3）同理可通过单击“格式”下的菜单项，完成图表格式的转换。 Thank you ！ 谢谢聆听 ！ $$