第5章 商务中心及总机服务（课件）- 《饭店前厅客房服务与管理》同步教学（旅游教育版）

2023/12/19 1 第5章 商务中心及总机服务 2023/12/19 2 了解商务中心和总机的服务项目 熟悉商务中心服务程序掌握 掌握总机留言服务、叫醒服务及紧急情况的电话处理 学习目标 2023/12/19 3 导入案例 第一节 商务中心的服务 第二节 总机服务 本章小结 案例讨论 思考与练习 本章内容 2023/12/19 4 导入案例 传真发出了吗？ 一天早上，南京一家饭店的商务中心刚刚开始工作，一位加拿大籍住店客人满面怒容地走进商务中心，“啪”地一声将一卷纸甩在桌子上，嚷道：“我昨天请你们发往美国的传真，对方为什么没有收到？小姐，你想想，要是我的客户因收不到传真，影响同我们签定合同，几十万美元的损失承担？”     接待客人的是上早班的宋小姐。面对怒气冲冲的客人，她从容不迫，态度平静，然而却迅速仔细地审核了给客人发传真的回执单，所有项目显示传真已顺利发到美国了。凭着多年的工作经验，她知道，如果客人的传真对方没有收到，责任不在我店。怎么办呢？当面指责客人？不能!因为客人发现对方没有收到传真来提批评意见，也在情理之中。宋小姐脑子飞快地转动，很快“灵机一动，计上心来”。     只见她诚恳而耐心地对客人说：“先生，您且息怒。让我们一起来查查原因。就从这台传真机查起吧。”客人欣然表示同意。宋小姐仔细地向客人解说了这台传真机自动作业的程序，并当场在两部号码不同的传真机上作示范，准确无误地将客人的传真从一台传到另一台上，证明饭店的传真机没有问题。客人比较了两张传真，面色有所缓和，但仍然心存疑虑道：“不过，我的那份传真对方确实没有收到呀!”为了彻底消除客人的疑虑，宋小姐主动建议：“先生，给美国的传真再发一次，发完后立刻挂长途证实结果，如果确实没有发到，传真、长途均免费，您说好吗？” 客人点头同意了。 2023/12/19 5 传真发出了吗？（续） 传真发完后，宋小姐立刻为客人接通了美国长途，从客人脸上露出的笑意可以知道：传真收到了!  客人挂完电话，面带愧色地对宋小姐说“小姐，我很抱歉，刚才错怪了你，请你原谅。谢谢你!谢谢你!”宋小姐面带微笑地答道：“没关系，先生，这是我们应该做的。”最后，客人愉快地付了重发的费用，满意而去。 [分析]    本案例中饭店商务中心宋小姐对客人反映传真没有发出去的意外事件，采取了正确的态度和恰当的处理方法，从而取得了使客人满意的结果。     首先，宋小姐面对客人上门指责的突发事件，沉着冷静，迅速仔细地审核了传真回执单所有项目无误，确定了责任不在饭店的结论，心里有了底数。 其次，宋小姐没有简单地指责客人过失，而是设身处地地站在客人的立场上，充分理解传真拖延客人将损失几十万美元的苦衷，采取了从“我“(饭店传真机)查起的理智做法，使客人乐意接受和配合，有利于搞清问题。     最后，宋小姐先后采取了两台传真机当场示范和再发传真并长途证实的合理步骤，打消了客人的疑虑，让客人心服口服，使问题得到圆满的解决。 导入案例 2023/12/19 6 第一节 商务中心的服务 商务中心的主要服务项目 商务中心工作程序及要求 2023/12/19 7 一、商务中心的主要服务项目 打字复印服务 传真服务 电子邮件服务 秘书服务 设备出租等服务 有些酒店的商务中心还包括会议室服务、翻译、名片印制等服务。 2023/12/19 8 二、商务中心工作程序及要求 礼貌热情地接待客人 了解客人需要的服务项目 主动向客人介绍收费标准 为客人提供商务服务 服务结束后按规定的价格计算费用 为客人办理结账手续 商务中心服务程序 2023/12/19 9 二、商务中心工作程序及要求 1．复印服务 接过文件原件问清客人要求。 选择纸张规格、调整复印张数及颜色深浅程度，按操作要求复印 若要复印多张，或需要扩大或缩小时，应该如何操作？ 应先复印一页查看复印效果，如无问题，即可连续复印 复印完毕，主动询问客人是否需装订，若需要，则按客人要求装订好。 取出复印件和原件，如数交给客人并结账。 2023/12/19 10 二、商务中心工作程序及要求 2．打字服务 客人要求打印时，应问清客人什么问题？注意哪些事项？ 问清客人对打印文件的要求，如排版、字体、格式、时间要求等，复述并确认。 浏览原稿件，有字迹不清楚之处向客人提出。 告知客人大概的交件时间，并请客人稍候或回房间等候。 打完初稿后，请客人校对或修改。 客人核对无误后，将文件按客人的要求打印或存盘，并收取费用。 2023/12/19