1.2The Layout of a Business Letter（课件）-《商务英语函电》同步教学（北京邮电大学出版社）

Chapter 1 An Overview of Written Business Communication 商务书面交流概述 1 YCF 1.1 1.2 1.3 目录 CATALOG 1.4 Language and Structre The Layout of a Business Letter Two Styles of layout Envelope Addressing 2 公司间函电往来是为拓展并完成业务进行沟通的主要手段，高效而准确的函电既能提升公司形象，又能加快生意顺利进行。随着通信手段日新月异，电子邮件及传真已经完全或很大程度地替代了电报、电传或邮寄书信，成为人们每天使用的联系方式。与此同时，我国经济迅速发展、世界经济全球化不断深入和语言词汇风格鲜明的时代变化都对我们拟写函电，高效沟通和联系提出了新的要求。本章将就商务函电的主要格式、内容和写作原则做总体介绍。 3 通过学习信函、传真及电邮的样信，样信各组成部分的讲解，函电的常用格式及函电拟写原则，对如何进行有效的商务英语书面交流有一个整体的了解，在涉及以后不同业务流程函电拟写的学习时，能够及时参考本章对应的内容。 学习目标 4 在熟练掌握本章范文的基础上，选读后面各章关于不同业务流程及操作的范文，将范文的格式和语言与本章介绍的商务书信写作要求进行对比分析。 能力目标 5 1.2 The Layout of a Business Letter 6 1.2.1 Letter 01 Letter Head （信头）； 02 03 04 Parts of a Business Letter 当前，一封正式的英文商务信函通常由以下十部分组成： 05 Date （日期）； Inside Address （信内地址）； Reference Number （参考号）； Subject Heading （主题）； 7 06 Salutation （称呼）； 07 08 09 10 Body of the Letter （正文）； Complimentary Close （结束敬语）； Signature （签名）； Title & Contact Information （职务及联系方式）。； 8 （1） Letter Head 信头 信头包含寄信人所在公司的名字、地址、邮政编码、电话、传真和电子邮箱等方面信息。涉及法律、礼节及重大业务事宜的时候，一般会选用印刷好的公司信头纸。但在一般书信往来中，由于文字处理和打印水平的提高，经常会用计算机设好的公司统一模版。 （2） Date 日期 在信头下方，空出两行或四行后打出日期。日期的年、月、日要打全，同时年份要打满四位。美国的习惯是月/日/年（month/date/year）,而英国等国家和地区的习惯是日/月/年 （date/month/year）,在使用和阅读时要加以区分。 9 （3） Inside Address 信内地址 （4） Reference Number 参考号 该部分要完整地依次写明收信人的名字、职务、公司、地址及邮编。在书写时要注意和英文信封的写法一样，按照由小到大的顺序写出，和中文书信地址由大到小的顺序相反。 使用参考号通常有两个作用。其一，公司内部管理的需要；其二，便于通信双方迅速准确地针对相应信件的信息进行沟通。在具体使用上主要遵循公司的制度和习惯。 10 （5） Subject Heading主题 简明扼要地使收信人明了信件的主题。 （6） Salutation 称呼 一般使用Dear +姓名（first name + last name）。不知道名字时，使用Dear Sir（针对一个人） 或 Dear Sirs（针对整个部门或公司等多人）。收信人可能是女士时，使用 Dear Sir or Madam。同时注意，在写给女性收信人时，无论年龄和结婚与否均可用Miss来称呼。 11 （7） Body of the Letter 正文 正文部分为实质信息的表达部分，可以参照后面章节学习需注意的关键点和一些有效的方法。 （8） Complimentary Close 结束敬语在正式书信的结尾部分，常用“Yours faithfully”“Yourstruly”“Yourssincerely”“Sincerely yours” 或 “Best regards”等。 12 （9） Signature 签名 本部分应由写信人亲笔签名，而不是将名字打印上去。 （10） Title & Conta