1.1Language and Structure（课件）-《商务英语函电》同步教学（北京邮电大学出版社）

Chapter 1 An Overview of Written Business Communication 商务书面交流概述 1 YCF 1.1 1.2 1.3 目录 CATALOG 1.4 Language and Structre The Layout of a Business Letter Two Styles of layout Envelope Addressing 2 公司间函电往来是为拓展并完成业务进行沟通的主要手段，高效而准确的函电既能提升公司形象，又能加快生意顺利进行。随着通信手段日新月异，电子邮件及传真已经完全或很大程度地替代了电报、电传或邮寄书信，成为人们每天使用的联系方式。与此同时，我国经济迅速发展、世界经济全球化不断深入和语言词汇风格鲜明的时代变化都对我们拟写函电，高效沟通和联系提出了新的要求。本章将就商务函电的主要格式、内容和写作原则做总体介绍。 3 通过学习信函、传真及电邮的样信，样信各组成部分的讲解，函电的常用格式及函电拟写原则，对如何进行有效的商务英语书面交流有一个整体的了解，在涉及以后不同业务流程函电拟写的学习时，能够及时参考本章对应的内容。 学习目标 4 在熟练掌握本章范文的基础上，选读后面各章关于不同业务流程及操作的范文，将范文的格式和语言与本章介绍的商务书信写作要求进行对比分析。 能力目标 5 1.1 Language and Structure 6 近年来的研究成果表明商务函电主要遵循7C、KISS和ABC三个原则。7C是指函电要做到：Clearness（清楚）、Conciseness（简洁）、Correctness（正确）、Concreteness（具体）、Courtesy（礼貌）Consideration（体谅）和Completeness（完整）。KISS原则是要求函电保持短小简明，即：Keep it short and simple.。ABC原则是要求函电Accurate（准确的）、Brief（简短的）和Concise（简洁的）。 7 40 85% 65% 1.1.1Principles of Written Business Communication Seven “C” Principl （1） Clearness “Clearness （清楚）”是强调直接明了地将内容表达给收信人，避免产生费解或误会，这是快节奏、高效率的商务活动对通信的必然要求。写信人首先应当学习并模仿英语母语作者所写的规范化文章作品及其字词句式，避免根据中文生硬地翻译自己的想法。其次，应尽量使用简单的句式和段落结构，清晰表达一个较小的意群；避免在一句话或一段话涉及多个意群，造成混乱。此外，写信人应该随时站在收信人的角度来考虑当收信人阅读时是否能够清楚自己的意思；也可以使用“Numbered”或“Bulleted”等方法将事情一一列明。 8 （2） Conciseness “Conciseness（简洁）”要求紧扣信件的中心主旨，保证语言承载的信息质量。写信人应首先从书写习惯上使用具有实质性信息的语言，内容与双方业务密切相关，紧密围绕业务开展所要采取的行动，避免使用脱离当前社会和商务环境的语言。 9 （3） Correctness “Correctness（正确）”从书写技能角度要求拼写、语法及格式等各方面都要准确无误。一方面清楚地表达出业务内容，另一方面也体现出写信人认真负责的风格。写信人应养成在写完后仔细检查的习惯。另外，在拟写过程中如遇到疑问应随时加以查询。 10 （4） Concreteness “Concreteness（具体）”强调使用生动形象、具体明确的语言，避免使用语义模糊、含义不清、抽象或笼统的表达方式。检查标准如下：是否已给出对方询问的信息，是否将对方的回复限制在有效范围内，是否在业务发生争议时对表述内容无争议。 （5） Courtesy “Courtesy（礼貌）”从书写技能角度要求掌握英文语言特点的字词、句式和语气，从而能熟练而礼貌地表达，为业务搭造平台。尤其是在双方发生争议时，既要表明立场争取利益，又不宜伤人，对写作方式有更加严格的要求。 11 （6） Consideration “Consideration（体谅）”指能站在对方的角度，尊重和理解对方的状况和利益。这要求能够熟练地区分和掌握不同主语、语态等基本语素带来的不同效果，同时保持一种积极的态度（being proactive）。 （7） Completeness “Completeness（完整）”一方面是指对所反映的业务内容要考虑完整，如报价中是否写明了价格条款，回盘中是否点明了必要的市场