7.5 商 务 信 函（课件）-《应用文写作》同步教学（中国石油大学出版社）

第七章 专 用 文 书 学习目标 1. 掌握合同、招标书、投标书、商务信函、委托书、起诉状、答辩状和申论的相关知识和常用格式。 2. 掌握合同、招标书、投标书、商务信函、委托书、起诉状、答辩状和申论的写法。 1 第五节 商 务 信 函 案例引入 戴尔公司××销售代表上周给××公司发来一份关于商用笔记本的宣传手册，请你以××公司采购经理的名义给戴尔公司发一份订购函，向其订购20台×××型号笔记本，并希望10日内收到货物，到货地址：上海市××区××路234号。 2 第五节 商 务 信 函 范文赏析 订购函 戴尔公司××销售代表： 您好！贵公司上周发来的商用笔记本电脑的宣传手册已经收到，在此表示感谢。我公司对其××牌笔记本（网上报价4 000元整）很感兴趣，拟订购20台，详细配置如下： 中央处理器：英特尔赛扬处理器540(1.86 GHz) 操作系统：Linux 内存：512 MB DDR2 显示器：154英寸WXGA TFT显示屏 硬盘：80 GB SATA 3 第五节 商 务 信 函 光驱：24× CDRW/DVD Combo Drive 显卡：Intel GMA ×3100显卡 售后服务：1年内免费上门服务 我们希望在10日内收到货物。到货地址：上海市××区××路234号。对于货款的支付问题，我公司将按原既定的办法办理。 专此函达，务希见复。 ××公司采购经理×× ××××年××月××日 4 第五节 商 务 信 函 【范文评析】这是一封订购函，结构上比较完整，主体部分按照不同项目讲解明白，使人看后比较清楚，最后用惯用语结尾，干净利索。 5 第五节 商 务 信 函 商务信函的概念 一、 商务信函是指企业在经营活动中通过邮寄、电传、电子邮件或其他形式向特定的单位或个人传达商务信息的各类专用书信。它是沟通商品信息，对商品交易事项进行磋商以促进经济活动顺利开展的重要手段。 6 第五节 商 务 信 函 商务信函的种类 二、 商务信函按其性质不同可分为以下几种：   (1) 询问函。询问函是指交易的一方打算购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的有关交易条件，或就该项交易提出带有保留条件的建议。向对方询问价格或提供价格表在通常的交易中并非必不可少的，其作用仅仅是向对方询问成交的可能性，也就是在寻找买主或卖主。 7 第五节 商 务 信 函 询问函可由买方发出，也可由卖方发出（如寄送价目单）。其形式可以是口头形式（如电话），也可以是书面形式，如书信、电报、电传、传真、电子邮件等，有时也采用询价单方式的询问函。目前，国际贸易业务中采用传真和电子邮件形式的询问函较为普遍。随着信息网络技术的发展，利用电子邮件和商务网络进行询问已成趋势。按照我国《中华人民共和国合同法》的规定，寄送的价目单、招标公告、拍卖公告、招股说明书和商业广告等都属于此类。这里只涉及以书信形式表现的询问函。 8 第五节 商 务 信 函 (2) 销售函。销售函顾名思义就是卖方为了向买方销售商品，以信函的形式向买方说明销售某种商品的各种条件，并承诺愿意按照这些条件与买方成交。与一般的询问函不同的是，销售函的接受对象通常是特定的，而且卖方在销售函中通常不对产品本身做过多的说明，而是对相关的销售条件说得非常清楚。销售函发出之后，对方一旦表示接受，那么合同就达成了。所以销售函对卖方自己是一种约束，但是在买方收到销售函或买方做出接受的表示之前，卖方可以撤回或撤销销售函。 9 第五节 商 务 信 函 (3) 订购函。订购函是买方为了采购某种商品向供货商发出的愿意按某种条件订购某种货物的信函。如果买方是第一次向该供货商订购这种商品，那么就需要在订购函中将产品的相关信息详细说明，以免供货商发生误解导致发错货物；如果以前订购过该种商品，现在又需再次订购，那么可以免去对产品本身的说明内容，直接在订购函中写明如“拟再次采购原合同项下××号产品10台”的字样即可。如果在供货商收到订购函之前或供货商收到订购函但是其尚未做答复，买方也可撤回或撤销订购函，使之不发生法律效力。有时买方也直接向供货商发已经签字盖章的订货合同，如果供货商在收到合同后也同样签字盖章并将合同寄给买方，那么合同也宣告成立。 10 第五节 商 务 信 函 (4) 催款函。催款函顾名思义就是供货方向买方发出的希望买方尽快付清货款的应用文书。催款函的写法因欠款人的不同而有所差别。如果欠款人信用不好，经常恶意拖欠货款，那么催款函的语气往往比较强硬，一般先向对方提出警告，如果对方不在规定的时间内支付欠款，就要采取相应行动，甚至不惜对簿公堂；如果对方的确是因为短暂的资金困难而无力支付，那么催款的语气应比较平缓，给客户留有余地