9.5涉 外 商 函（课件）-《财经应用文写作》同步教学（北京邮电大学出版社）

学习情境九 财经信函 模块一 财经信函基础认知 模块二 商务信函 模块三 商务E-mail  模块四 商务传真 模块五 涉外商函 学习情境九 财经信函 教学目标 了解商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函的概念； 熟悉商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函的写法； 掌握商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函等文体在不同场合的使用要求。 学习情境九 财经信函 　　日益频繁的贸易经营活动离不开信息的传递和交流，写作商务信函就是传递、交流信息的方式之一。因为双方对有关买卖情况的说明，交易条款的磋商，出现问题的解决办法等，常常都是通过信函往来进行的，所以信函写作水平对交流效果起着至关重要的作用。商务文书、商务信函是企业间传递信息、传递友谊的“桥梁”，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。 　　随着电子技术日新月异的发展，国际贸易的操作方式发生了很大的变化：从编码和解码过程烦琐的电报（telegram）、电传（telex）到今天的直接、快捷的电子邮件（E-mail）和电子传真（telefax）。但不管形式如何变化，其实质仍然是商务信函。 模块五 涉 外 商 函 涉外商函的概念 一、 　　商务函件是商业人士用于联系业务、洽谈生意、沟通商情、询问答复有关事项等的重要工具。涉外商务函件与一般商务函件的区别只在于它的涉外背景。随着国内商务活动的国际化，一般商务函件将更多地向国际惯例靠拢，这是未来商务函件发展的总趋势。我们认为，涉外商务函件的涵义可以从广义和狭义两个方面来理解：广义的涉外商务函件是指在涉外商务活动中双方往来的所有信函（包括电子函件）、电话、传真、电报等，狭义的涉外商务函件则只包括书面形式的信函（包括电子函件）、电报、传真等。本文讨论的是狭义的涉外商务函件（见图9-2）。 模块五 涉 外 商 函 图9-2 涉外商务函件 模块五 涉 外 商 函 涉外商函的特点 二、 信函式 1. 　其函电基本上都采用书信的方式写成，但它又不同于一般函件：写作时要依照国际商函惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写；信封、文件和书写格式都要符合对方的语言规范和习惯。 模块五 涉 外 商 函 　　双向性即双边关系是平等的，不包含任何指令或请示意味，不能强人所难，它属于两个平等法人之间的往来文书。 双向性 2. 模块五 涉 外 商 函 时限性 3. 　　涉外商函都是在对外进出口业务中形成的，每封函电都是一定时限内双方意愿的明确表述，因此必须讲求时效性。当前，涉外商务活动中更多地使用的是传真、特快专递或电子邮件等函电形式。 模块五 涉 外 商 函 涉外商函的写作格式 三、 在涉外商务活动中，涉外商函对于公司树立良好的企业形象有着极为重要的意义。涉外商函与国内商函相比较，虽然书写内容、注意事项等方面有一定的相似性，但由于涉外商函所采用的语种不同以及各国间习俗、礼节等众多的相异之处，在书写时所要注意的问题比较多，一般以英语为主要书写语种的典型涉外商务信函的结构内容应包括如下几点。 模块五 涉 外 商 函 　　一般应使用首页印有公司信头的专用信纸，因其标有发信人的公司名称、地址、电话、电传、网址等，便于商务联系。有的信头还包括公司负责人姓名、职务职称等项目。信头的下方也可印上编号，编号可分为对方编号和己方编号，以便于管理和查阅。 （1） 信头 模块五 涉 外 商 函 　　应写在距信头3～6行处。英文信函的日期一般有缩行式和顶行式两种格式。缩行式打在信头下的右上角，顶行式则打在左上角。日期的书写可按“日、月、年”次序排列，也可按“月、日、年”次序排列，不过不能随意简略而全部使用阿拉伯数字。例如“2003年6月16日”应写成“June 16，2003”或“16 June 2003”。 （2） 日期 模块五 涉 外 商 函 英美国家地址的写法和中国地址的写法在格式上有很大差异。国内地址的写法格式是“中华人民共和国北京市朝阳区××街20号”，即地名是从大到小排列。而英美等国家的地址写成“No.20 ××Road Chaoyang District，Beijing，China”，即由小到大排列。收信人的地址栏还包括收信人的全名和头衔。 （3） 信内名称地址 模块五 涉 外 商 函 　　这是商务信函的开场白，如知道对方姓名，就用“Dear Mr/Ｍrs／Miss／Ms”加上姓；如不知道对方姓名，可用“Dear Sir”、“Dear Madam”，也可用“To whom it may concerned”。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如“Dear ProfSmith”、“Dear Dr Henson”等，称呼一家公司