9.4商 务 传 真（课件）-《财经应用文写作》同步教学（北京邮电大学出版社）

学习情境九 财经信函 模块一 财经信函基础认知 模块二 商务信函 模块三 商务E-mail  模块四 商务传真 模块五 涉外商函 学习情境九 财经信函 教学目标 了解商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函的概念； 熟悉商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函的写法； 掌握商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函等文体在不同场合的使用要求。 学习情境九 财经信函 　　日益频繁的贸易经营活动离不开信息的传递和交流，写作商务信函就是传递、交流信息的方式之一。因为双方对有关买卖情况的说明，交易条款的磋商，出现问题的解决办法等，常常都是通过信函往来进行的，所以信函写作水平对交流效果起着至关重要的作用。商务文书、商务信函是企业间传递信息、传递友谊的“桥梁”，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。 　　随着电子技术日新月异的发展，国际贸易的操作方式发生了很大的变化：从编码和解码过程烦琐的电报（telegram）、电传（telex）到今天的直接、快捷的电子邮件（E-mail）和电子传真（telefax）。但不管形式如何变化，其实质仍然是商务信函。 模块四 商 务 传 真 商务传真的概念 一、 　　传真是通过传真机的传送平台，利用图像传成器、固体电子平面扫描将传真文件内容传送给对方。发送传真和接受传真的双方都需要有传真机。利用传真机传送文件，一是要注意所传文件的格式要符合传真机的要求，二是要注意传真内容的格式要求。 模块四 商 务 传 真 商务传真礼仪的禁忌与技巧 1. 礼仪禁忌 （1） 发送传真时要注意语言，应做到礼貌、不生硬，不要说：“给我信号，我要发传真”，或者没有在传真上注明是给某某部门和某某人的情况下说：“传真是给某某的。”不让对方记下了就挂了电话，对方会因为匆忙之中没有记牢而无从送达。 （2） 当对方不能准确说出要发送传真的部门和个人就说公司没有这个人，就挂断传真电话，粗暴地拒绝接收传 知 识 链 接 模块四 商 务 传 真 真，这样做的后果可能会破坏公司形象，还有可能拒绝了诚心想商务交往的对方而失去合作的机会。 　　2. 礼仪技巧 　　（1） 当要接收一份传真时，商务对方在没有说清楚给谁，而自己也知道对方的确是商务交往的伙伴，此时可以问他：“请问是送到上次您安排送达的某某手中吗？”这样，商务对方就会更明确地交代送达对象，从而避免找不到送处或送错人。 　　………… 模块四 商 务 传 真 商务传真的写法 二、 常用的商务传真在格式上与商务信函的框架基本相同。如果是国内熟悉的客户之间，传真的格式可以比较随便，甚至可以没有任何格式。但是如果是非常正式的商务往来或者是涉外业务，传真的格式就比较讲究。一般说来，正式的传真格式主要有以下几个方面： 模块四 商 务 传 真 传真的文头 1. 　　第一，发送传真公司的必要信息，发送正式的传真时，往往选择公司提前印制好的专用传真纸，传真纸的正上方印有发送传真公司的名称、地址、邮编和电话（传真号码）等必要信息；第二，接受传真方的必要信息，比如，公司名称、地址、收传真人姓名、电话和传真号、网址、E-mail等；第三，发传真人的必要信息，如所属公司部门、姓名、职位或头衔、电话或者传真号码等；第四，发传真的日期，一般在正标题下，有的传真还有页码编号。 模块四 商 务 传 真 称呼 3. 　　商务传真和E-mail一样，常常也标明主题。主题也要简明扼要，通常是一个短语，如“关于催××货款的意见”。 模块四 商 务 传 真 称呼 3. 在正文开始之前，必须有对接收传真者的称呼，如“××经理”、“××女士”等。 模块四 商 务 传 真 正文 4. 　　正式的商务传真内容不可用手写。手写的内容可能潦草难辨，给对方带来不便，同时手写传真内容可能让对方觉得不够重视，所以应发送打印稿。如果传真内容较多，一页不够可用多页，且最后一页至少需要有三行以上的正文，不能只有签名。 模块四 商 务 传 真 结尾 5. 　　结尾可以适当添加客套语，如“企盼回复”、“祝工作愉快”、“祝合作愉快”等。 模块四 商 务 传 真 签名 6. 　　正式的商务传真应有手写签名，且在手写签名下注明签名人的职务，同时加盖单位公章。 模块四 商 务 传 真 附件 7. 商务传真常常有附件，如报价单、有关细则等。可在传真正文的左下角注明附件的名称，如附件不止一个，应一次写明。 模块四 商 务 传 真 商 务 传 真 ××茶叶公司： 　　贵公司于6月5日装运的200箱茶叶已经收到。经查验有30箱茶叶的销售包装破裂但是运输包装并未损坏，导致价值约2 000元的茶叶受潮，这批茶叶