9.3商务E-mail（课件）-《财经应用文写作》同步教学（北京邮电大学出版社）

学习情境九 财经信函 模块一 财经信函基础认知 模块二 商务信函 模块三 商务E-mail  模块四 商务传真 模块五 涉外商函 学习情境九 财经信函 教学目标 了解商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函的概念； 熟悉商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函的写法； 掌握商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函等文体在不同场合的使用要求。 学习情境九 财经信函 　　日益频繁的贸易经营活动离不开信息的传递和交流，写作商务信函就是传递、交流信息的方式之一。因为双方对有关买卖情况的说明，交易条款的磋商，出现问题的解决办法等，常常都是通过信函往来进行的，所以信函写作水平对交流效果起着至关重要的作用。商务文书、商务信函是企业间传递信息、传递友谊的“桥梁”，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。 　　随着电子技术日新月异的发展，国际贸易的操作方式发生了很大的变化：从编码和解码过程烦琐的电报（telegram）、电传（telex）到今天的直接、快捷的电子邮件（E-mail）和电子传真（telefax）。但不管形式如何变化，其实质仍然是商务信函。 模块三 商务E-mail 商务E-mail的概念 一、 　　E-mail，即电子邮件（electronic mail，简称E-mail，标志：@，也被大家昵称为“伊妹儿”），又称电子信箱、电子邮政。它是一种用电子手段实现信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格，以非常快速的方式，与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式。 模块三 商务E-mail 商务E-mail发送界面介绍 不同网络运营商提供的E-mail面板有所不同，但主体部分大致相同。下面是网易提供的E-mail发送界面（如图9-1）。 “发给”字样后面写收信人的E-mail地址，格式为：somebody@domain_name加后缀。此处的domain_name为域名的标识符，也就是邮件必须要交付到的邮件目的地的域名，而somebody则是在该域名上的邮箱地址。后缀一般代表了该域名的性质与地区的代码，如com、edu.cn、gov、org等。 知 识 链 接 模块三 商务E-mail 图9-1 网易提供的E-mail发送界面 模块三 商务E-mail “抄送”后面填写其他邮件接收人的Email地址，这样这份邮件可以同时传送给很多人，而且所有邮件的接收者都能清楚地知道这封邮件都发给了谁，因为所有人的Email地址都是可见的。如果抄送人不止一个人，那么每个人的Email之间需用逗号连接。 如果发件人在发给主收件人的同时，还想把这封邮件发给另一个人或几个人，但是发件人并不希望任何一方收件人知道这封邮件同时也发给了别的接收人，就可以在“密送”后面填写其他收件人的Email地址。这样所有收件人都能收到邮件但他们彼此都并不知道这封邮件还有哪些接收者。 模块三 商务E-mail “主题”后面填写这封邮件简明扼要的内容，如“支付尾款”、“明日会议已取消”、“广交会日程安排”等。值得注意的是，主题的写法往往只用短语，不用完整的句子，内容不能过长但也必须让对方一眼就能明了Email的内容梗概。 如果发给对方的Email包括其他一些文件，可以用附件的形式上传后一并发给对方。 在文本框中写Email的正文，这部分内容是重点。写完正文之后选择发送可立即发出邮件，如果发件人希望在某个时间定时发送，也可以预设时间。 模块三 商务E-mail 商务E-mail的写法 二、 　　在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要。一般信件所用的起始语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略，但称呼、正文、结尾、落款及签名四点要尽量完整。 模块三 商务E-mail 称呼 1. 　E-mail的抬头可以写成“××先生”、“××女士”、“××经理”、“××博士”等。如果不知道对方的头衔、职位、性别，那么可直接写“××公司××部”等。 模块三 商务E-mail 　　正文要做到主题明确，语言流畅，内容简洁。为了表示礼貌和尊重，避免造成不必要的麻烦，在撰写正文时还应注意以下几点。 正文 2. 模块三 商务E-mail 　　（1） E-mail的正文应当简明扼要，切不可洋洋洒洒数以千言。开门见山地陈述问题，直截了当地说明主题，干净利索地结尾是商务E-mail的惯例。太多的寒暄和问候、过于冗长的背景介绍和细枝末节的描述只会耽误读信人的时间，让人产生反感。 　　（2） 不在一封E-mail中说明太多的问题，否则可能会给对方太多压力，也不利于把事情办好。 模块三