9.2 商 务 信 函（课件）-《财经应用文写作》同步教学（北京邮电大学出版社）

学习情境九 财经信函 模块一 财经信函基础认知 模块二 商务信函 模块三 商务E-mail  模块四 商务传真 模块五 涉外商函 学习情境九 财经信函 教学目标 了解商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函的概念； 熟悉商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函的写法； 掌握商务信函、商务传真与电子邮件、涉外商函等文体在不同场合的使用要求。 学习情境九 财经信函 　　日益频繁的贸易经营活动离不开信息的传递和交流，写作商务信函就是传递、交流信息的方式之一。因为双方对有关买卖情况的说明，交易条款的磋商，出现问题的解决办法等，常常都是通过信函往来进行的，所以信函写作水平对交流效果起着至关重要的作用。商务文书、商务信函是企业间传递信息、传递友谊的“桥梁”，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。 　　随着电子技术日新月异的发展，国际贸易的操作方式发生了很大的变化：从编码和解码过程烦琐的电报（telegram）、电传（telex）到今天的直接、快捷的电子邮件（E-mail）和电子传真（telefax）。但不管形式如何变化，其实质仍然是商务信函。 模块二 商 务 信 函 　　商务信函在现代经济生活中的作用越来越被重视。随着现代经济生活节奏的加快和电子网络技术的发展，传统的商务信函在某些方面已经有了很大的改变。在日常商务往来中常用的商务信函主要有：询问函（也叫询盘，邀请发盘）及其回复、销售函、订购函、催款函、投诉函、索赔函、理赔函等。这些文书也经常在国际贸易业务的磋商环节中使用。 模块二 商 务 信 函 询问函 一、 询问函的概念 1. 　　《政府采购法》规定：供应商对政府采购活动事项有疑问的，可以向采购人提出询问，采购人或采购代理机构应当及时作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密；采购代理机构在答复供应商的询问时，不能就采购人委托权以外的其他事项作出答复。询问，是供应商的基本权利之一。 模块二 商 务 信 函 　询问函是指交易的一方打算购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的有关交易条件，或者就该项交易提出带有保留条件的建议。向对方询问价格或者提供价格表在通常的交易中并非必不可少，其作用仅仅是向对方询问成交的可能性，也就是在寻找买主或者卖主。 模块二 商 务 信 函 询问函的表现形式 2. 　　我国政府采购法规没有对询问的内容和形式作出明确的规定，所以，口头或书面形式均可。但对于重大事项，影响到投标决策、关系到标书制作等问题还是采用书面形式为好，即采用函的形式。 模块二 商 务 信 函 　　询问函可由买方发出，也可由卖方发出（如寄送价目单）。其形式可以是口头形式（如电话），也可以是书面形式，如书信、电报、电传、传真、电子邮件等，有时也采用询价单方式的询问函。目前，国际贸易业务中采用传真和电子邮件形式的询问函较为普遍。随着信息网络技术的发展，利用电子邮件和商务网络进行询问已成趋势。按照我国《合同法》的规定，寄送的价目单、招标公告、拍卖公告、招股说明书和商业广告等都属于此类。这里只涉及以书信形式表现的询问函。其他的形式将在后文叙述。 模块二 商 务 信 函 询问函的特点 3. （1） 询问函适用范围广泛，使用灵活方便。既可用于相互商洽工作、询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。 （2） 询问函行文方向具有多向性。既可平行，又可以上行、下行，但大多是平行文。 （3） 询问函一般较短小，内容单一，语言简洁明了，有公文“轻骑兵”的称誉。 模块二 商 务 信 函 询问函的写法 4. 　　函的标题有多种写法。一是“发文机关+事由+回复函对象+文种”，如“国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给××省人民政府办公厅的复函”，这是较重要的复函常用的标题。另一种只写“事由+文种”，省略发文机关，如“关于请求拨款举办‘民间艺术节’的函”、“关于拨款举办‘民间艺术节’的复函”，前例为去函标题，后例为复函标题。 （1） 标题 模块二 商 务 信 函 　　去函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。事项部分应采用叙述和说明的写作方法，是什么就写什么，要简明扼要。要求部分可多可少，如果事项很简单，可同事项写在一段，一气呵成；如果事项较复杂或要求较多，往往单列一段甚至分条列项写。不论是哪一种内容、对哪一级，要求的语气都应是谦和的。如果要对方回复，则还要明确提出“请函复”、“请复”之类的结语。 （2） 正文 模块二 商 务 信 函 　　正文有两种写法。第一种写法：直接提出问题，语言要明确，目的要清楚。如果买方向卖方索要相关资料的说明，则需要清楚说明，否则可能得不到需要的资料。 模块二 商