4时间管理课件（课件）- 《秘书实务》同步教学（华师大版·第二版）

一、时间的本质 第四章 时间管理 钟面 分针 时针 二、时间管理的内涵 三、时间管理存在问题 课件制作 朱欣文 第一节 时间管理概述 1 1     上图中的钟的画法前面已经讲述，这里不再叙述。这个动画的要点是时针和分针的动画设计，打开自定义动画，选中分针图像，选择“强调”中的“陀螺旋”效果，确定。可以看到，现在分针已经开始旋转了。（这里运用到一个小技巧，是笔者自己研究出来的，虽然很小，但至关重要，PPT中“陀螺旋”动画默认的方式是图形按中心旋转，与Flash中不同，如果你的分针是一个箭头图形，那它会按照中心进行旋转，这不是我们想要的，我们希望它按照顶点来旋转。于是有的人就会想到，我把下半部分用背景色长方形，即例子中的蓝色贴掉不就可以了，这是一种方法，但你会发现，钟面上的笑脸图会被遮住，也就是说这种方法看不到背景，这不是我们想要的效果。现在教你一招，利用前面学过的组合方法，把箭头和一个等高的长方形组合，长方形填充颜色和线条设置为透明，这样的图形作为指针，就完全符合要求了）双击动画效果，弹出相应的设置对话框，在“计时”栏中，选择“快速”（后面括号中1秒为动画起始到终止的时间为1秒），重复次数选择12次，也就是转12圈。相应的设置时针的动画，速度选择12秒（自己在框内输入），重复无（这样简单的计算原理我想大家都应该会吧），开始方式设置为与分针同时开始。这样动画就设置完毕了，点击自定义动画下面的“播放”按钮，可以看到橘红色的时间轴在运行，动画就完成了。 第二节 秘书时间管理 一、秘书时间管理的原则 确立个人的价值观 设立明确的目标 改变态度 遵循20：80定律 减少工作流程 黄金时段效率 秘书实务 第四章时间管理 二、秘书时间管理的方法 （一）时间“四象限”法 （二）计划管理 （四）汇报直奔主题 （六）安排“不被干扰”时间 （七）十五分钟工作术 （三）考虑不确定性 （五）一气呵成和间作套种 （八）善于授权 秘书实务 第四章时间管理 三、秘书时间管理的工具 （一）时间管理工具的演变 备忘录 记事簿 规划表 计划表 自然法则 罗盘理论 第一代 第二代 第三代 第四代 秘书实务 第四章时间管理 第三节 领导日程安排 一、时间表的编制 （一）时间表的分类 （1）年计划表 （2）月计划表 （3）季度计划表 （4）周计划表 （5）日程表 （6）单项重要工作事项预订表 秘书实务 第四章时间管理 （二）编制时间表的注意事项 1．进行预约 2．顺序的先后与时间的分配 3．时间上留有余地 4．内外兼顾 5．提高效率 6．事先同意 7．适当保密 4-5 秘书工作日志与主管工作日志比较.docx 秘书实务 第四章时间管理 二、约会的时间管理 （一）秘书提醒领导 （二）访客和会议时间的控制 秘书实务 第四章时间管理 下面 你来试一试 秘书实务 第四章时间管理 1.手忙脚乱的秘书 实践训练 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开展工作，弄得 手忙脚乱，临近下班时仍有部分工作没有完成。 （1）给某客户打电话，与对方联系领导下周四将与他约会的事宜； （2）复印下午部门经理会议所要讨论的报告，每人1份（共8人，每 份10页），完成会议日程表的编制； （3）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； （4）复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； （5）拆封、分类、传递今天收到的邮件； （6）布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡等； （7）为领导预定周末去天津的机票； （8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文 件传阅夹中给部门同事传阅； （9）在做以上事情的同时，她还接待了三位访客，接了若干次电话。 实训要求：假如你是小周，你将怎样利用时间高效地完成这些工作 ？根据这一内容，完成一份秘书工作日志。 秘书实务 第四章时间管理 秘书工作日志 时间 日志内容 备注 8:00-8:30 完成下午会议日程表的编制。 8：35-9:00 复印下午部门经理会议所要讨论的报告，复印一份将给某客户的答复信以备存，将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存。 报告每人1份（共8人，每份10页） 9:00-9:20 给某客户打电话，与对方联系领导下周四将与他约会的事宜；为领导预定周末去天津的机票。 9:30-10:00 布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡等。 10:10-10:30 拆封、分类、传递今天收到的邮件。邮寄给某客户的答复信。 邮寄原件 10:40 将财务部新发的办公经费报销规定原件放置文件传阅夹中给部门