1.3值班及保密工作（课件）- 《秘书实务》同步教学（华师大版·第二版）

第一章 办公室日常事务 本章概述 秘书是企业领导的助手，通过秘书的有效管理做好办公室日常事务，使领导能够从琐碎的办公室事务中解脱出来是秘书的职责。本章介绍了办公室环境及办公用品管理、印信及名片管理、值班及保密工作等内容，是秘书工作的基础，虽然有些琐碎、繁杂，但凡是从事秘书工作的人都必须予以重视。 学习目标 1. 了解办公室环境管理内容。 2. 掌握印信管理的方法。 3. 了解保密工作的内容和要求。 重点难点 1. 如何做好办公室安全管理工作。 2. 印章的使用及审批流程。 3. 秘书保密工作内容。 李小姐是永顺公司的总经理秘书。早上上班时，她提前10分钟来到公司，首先把办公室的窗帘拉起，窗户打开，桌面的文件按照柜架上贴的标签分类码放，把电脑下缠乱电线梳理清楚，把领导一到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间。然后，她用酒精擦拭自己办公桌上的电话话筒和传真机磁头，清洁自己办公区域的地面、桌面、柜台的卫生，整理自己保管的各类文件。之后，她又到接待室把书架上供阅览的宣传品摆放整齐。做完这些，领导和同事也陆续来到公司，开始一天的工作。 第三节 值班及保密工作 知识讲解 思考题 案例分析 实践训练 本讲内容 李小姐是永顺公司总经理的秘书。10月1日这天她有值班任务。下午1 3：00李秘书来到值班室值班。上一班的小张正在处理一份文件，是经理16：00要用的材料。与小李交接工作完毕后，小张下班离去。李秘书继续处理文件，1 5：30分时完成。李秘书在值班记录上填上值班的基本信息。16：00把文件送到经理办公室。此后，又收到5封邮件，接待了一位来访者。李秘书都在值班记录表上做了详细的记录。17：00时，李秘书在公司巡查了一遍，重点检查了办公室里的电源、门窗是否关好。填写值班记录，18：00时，下一班值班人员来到，两人交接完工作，李秘书下班。 案例导入 值班工作是为了保证组织及时获得准确的信息，进行正确决策，以及出于安全防范的需要而开展的经常性工作。 值班应设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。 一、值班工作 1．文电处理。 2．信息传递。 3．接待来访。 4．处理临时性、突发性事务。 5．值班记录。 6．交接班工作。 （一）值班工作的主要任务    值班记录应详细、准确、完整。 1．值班日志： 内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。 （二）值班记录表的编写 表1-8 值班日志表 时间 日 时 分 - 日 时 分 值班人 记 事 代办事项内容 承办 事项 处理 结果 2.接待记录： 序 号 来访 时间 来访人单位 来访人 姓名 来访目的 要求接见人员的部门、姓名 是否预约 实际 接见人 备注                   表1-9 来访登记表 日期： 值班人： 主要记录来电时间、来电单位、来电者姓名、来电内容等。 电话记录中应确保信息的正确。日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细地记录。 3．电话记录： （三）值班安排 时间 人员 日期 上午 7：30——12：30 下午 12：30——17：30 晚上 17：30——22：30 …… ×月×日 王芳 陈飞 李文 …… ×月×日 …… …… …… …… …… 值班地点 ××× ××× ××× …… 表1-10 值班安排表 注意事项 每天按时值班，按时交接班，不迟到，不早退，不留空挡。 认真填写值班记录。 有急事、要事可与×××联系，电话：×××××××（宅） 手机：××××××××××××× 值班任务 1.及时传递信息，作好电话记录。 2.对来访者询问登记。 3.处理突发事件。 4.提高警惕，加强巡逻：做好“四防”。 …… 备注 年 月 日—— 月 日 值班表常用在：日常值班室，节假日值班办公室，特殊任务值班办公室。 值班人员必须做到以下几点： 具有服务精神和高度责任心；提高警惕，遵守值班纪律；认真做好保密工作；接待来访来电要热情；要认真学习业务知识，提高业务水平；认真填写值班日志，做好交接工作。   李小姐是永顺公司总经理的秘书。一天，李秘书接到一个电话，是要找市场部的王经理，王经理不在公司。小李不假思索的就回答对方：“对不起，王经理不在公司，他正在忙着准备26号的新产品发布会。”几天后，永顺公司的竞争对手兴盛公司在25号召开了同一类型的新产品发布会，抢占了市场。 案例导入 二、保密工作 1．秘密及保密工作 秘密是一个集团、政党、国家或个人