1.2印信及名片管理（课件）- 《秘书实务》同步教学（华师大版·第二版）

第一章 办公室日常事务 本章概述 秘书是企业领导的助手，通过秘书的有效管理做好办公室日常事务，使领导能够从琐碎的办公室事务中解脱出来是秘书的职责。本章介绍了办公室环境及办公用品管理、印信及名片管理、值班及保密工作等内容，是秘书工作的基础，虽然有些琐碎、繁杂，但凡是从事秘书工作的人都必须予以重视。 学习目标 1. 了解办公室环境管理内容。 2. 掌握印信管理的方法。 3. 了解保密工作的内容和要求。 重点难点 1. 如何做好办公室安全管理工作。 2. 印章的使用及审批流程。 3. 秘书保密工作内容。 李小姐是永顺公司的总经理秘书。早上上班时，她提前10分钟来到公司，首先把办公室的窗帘拉起，窗户打开，桌面的文件按照柜架上贴的标签分类码放，把电脑下缠乱电线梳理清楚，把领导一到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间。然后，她用酒精擦拭自己办公桌上的电话话筒和传真机磁头，清洁自己办公区域的地面、桌面、柜台的卫生，整理自己保管的各类文件。之后，她又到接待室把书架上供阅览的宣传品摆放整齐。做完这些，领导和同事也陆续来到公司，开始一天的工作。 第二节 印信及名片管理 知识讲解 思考题 案例分析 实践训练 本讲内容 李小姐是永顺公司总经理的秘书。这天，销售部的老张说为方便工作需要，再三要求小李给多开几张介绍信。于是，小李在三张空白介绍信上编好介绍信编号，并盖了公章交给老张。老张走后，小李越想越后悔，赶紧向办公室陈主任汇报了这件事，陈主任对她进行了严肃的批评，并责成她立即追回那三封介绍信。 李秘书的错误在哪呢？你对印信管理工作怎么看？ 案例导入 一、印信管理 印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。 1．印章的刻制及启用   单位印章是单位对外行使权力的标志。 其作用是：标志作用，权威作用，法律作用，凭证作用。 秘书部门掌管的印章主要有三种： 单位印章（含钢印）；单位领导人“公用”私章；秘书部门的公章。 （一）印章的使用与管理    单位印章的规格、尺寸、文字、图案等要严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改； 印章的刻制必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。任何人不得擅自刻制公章。 （一）印章的使用与管理    颁发印章时，应严格履行颁发手续，特别是颁发正式印章时，要郑重其事，安全可靠。颁发其他印章，也要按程序办理。 印章启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。 （一）印章的使用与管理    印章启用工作流程图: 机构成立申报→上级审核批准→印章启用申报→公安局审核批准指定单位刻制→启用公章通知→上级机关备案 2．印章的审批和使用 （1）印章的审批。 严格管理，健全制度 严格审批程序 : 一是严格手续，按规定的制度办事。 二是对所盖印章的文字内容必须认真审阅。 表1-5 用印申请单 文件标题 发往机关 份 数 有印日期 用印申请人 批准人 备 注 （2）印章的使用 对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份立卷归档。 不得在空白凭证上加盖印章。 当用印文件内容需要修改，或用印文件失效时，应标明“作废”或回收原文件。 盖章必须保证位置恰当、文字端正、图形清晰。 盖章要领：把握标准、印泥适度、用力均匀、落印平稳。 表1-6 用印登记表 编号 用印日期 用印单位 用印事由 用印数 批准人 经手人 监印人 备注 专人负责。 确保安全。 防止污损。 严禁伪造。 3．印章的保管     印章停用，应发出停用印章通知书，告知正式停用日期。 并清查被停用印章，及时办理停用印章的登记、上交、清退、处理、销毁等工作。 4．印章的停用 （二）介绍信的使用与管理   介绍信是本单位工作人员外出履行公务、联系工作、商洽事宜的重要凭证。具有介绍与证明双重作。 一般单位的介绍信可分为： 通用介绍信、专用介绍信两种。 1．介绍信的格式应符合要求 NO. ×××× ××××公司介绍信（存根） ×介字【20 】第×号 ＿＿＿＿＿＿＿： 兹介绍我公司＿＿＿＿＿＿＿等＿＿＿位同志前往你处联系＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿事宜。 ××××年××月××日 （有效期×天） …………………………………………………………………………………………………………… NO. ××××