5.5.3新闻发布会的组织（课件）《高铁客运公共关系》（江苏大学大学出版社）

高铁客运公共关系专题活动 5 1．确定新闻发布会的必要性 在举行新闻发布会之前，高铁客运企业必须对所要发布的信息进行认真的研究分析，确定这些信息是否重要、紧迫，当前是否是发布这些信息的最佳时机，以及这些信息是否具有新闻价值、能否广泛传播等。 高铁客运企业召开新闻发布会的时机一般有高铁开工、通车，企业重组上市，开展重大的社会公益活动，重要的人事变动，企业的重要庆典或纪念活动等；企业遇到紧急突发事件等。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 2．确定新闻发布会的主题 主题是新闻发布会的核心内容，整个活动都要围绕主题开展。因此，在召开新闻发布会之前必须确定其主题，围绕主题开展各项工作。新闻发布会的主题要视具体情况和需要来确定，在执行过程中切忌偏离主题。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 3．确定新闻发布会的时间和地点 举行新闻发布会要选择合适的时机，以便企业的信息能够得到有效传播。在时间的选择上要注意以下几点： 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 要选择信息最具传播价值的时候 尽量避开节假日和有重大活动的时候 尽量使被邀请的记者都能到会，并且在召开时间确定后，要提前几天将请柬送到被邀请者手中 3．确定新闻发布会的时间和地点 在地点的选择上，一般可以综合考虑：首先，应当根据新闻发布会的主题确定，若是介绍本企业的新发展，可以在企业内部召开；其次，要考虑交通是否便利；再次，要选择方便记者采访的地点，如各种录像、灯光设备齐全的地方。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 4．确定受邀者的范围 新闻发布会主要邀请媒体记者，但有时也可根据需要邀请有关方面的专家或者知名人士，以提高新闻发布会的权威性和新闻性。 从地域范围看，如果新闻内容仅限于本地，则以邀请当地新闻单位的记者出席为主；如果新闻内容涉及较为专门的业务，则以邀请专业性新闻单位的记者出席为主；如果新闻内容涉及全国，则以邀请全国性新闻单位的记者为主。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 5．准备材料 企业应当认真准备新闻发布会所需的文字、图片资料，以及与将要发布的新闻有关的背景资料、论据资料、照片、录音、录像和幻灯片等。 这些资料主要包括提供给主持人的演讲词、给发言人提供答记者问的备忘提纲、新闻统发稿，如有必要，还应提前向与会记者提供与本次新闻发布会有关的背景材料，以便让记者对会议有较多的了解。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 6．确定主持人和发言人 主持人和发言人必须对记者的问题敏感、思维敏捷、反应迅速、应对得体，并且具有较高的专业素养。 主持人还要能够把握主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议的顺利进行。此外，必要时主持人还承担着消除过分紧张的气氛、化解对立情绪、打破僵局等特殊任务，应由熟练掌握公共关系专业技巧的人担任。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 7．布置会场 高铁客运企业应当为新闻发布会创造一个安静无干扰、室内座椅舒适、灯光适宜良好的会议环境，并且保证录音、摄影等新闻器材的正常使用。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 8．适当安排记者实地参观 新闻发布会前后，可根据会议的主题和实际情况组织记者进行参观活动，给记者创造实地考察、采访、摄影和录像等机会。为了保障参观活动的顺利进行，可预先安排好参观的地点，并派专人接待、陪同及介绍情况。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 9．安排宴请 如果实际情况需要，并且时间充裕，可以在活动结束后安排宴请记者。通过宴请，可以加深企业与记者之间的沟通，促进双方的相互了解，并且可以解决一些在新闻发布会上未解决的问题。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 10．制定经费预算 新闻发布会的经费一般包括场地费、会场布置费用、印刷费、饮食费、礼品费、文书用具费、音响器材费、邮费、交通费、电话费、传真费和上网费等。 经费预算可根据企业的实际情况以及新闻发布会的规模制定，并且在制定预算时应该留有一定余地，以应付突发状况。 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （三）新闻发布会的会后工作 1．签到 2．分发资料 3．主持人讲话 4．发言人讲话 5．记者提问 6．参观和其他安排 第五节 新闻发布会 三、新闻发布会的组织 （二）新闻发布会的程序 工作人员应当尽快整理会议的记录材料，对会议的组织、布置、问答和宴请等各环节内容进行总结，从中吸取经验、教训，并将总结