11.4公共关系文书写作（课件）-《公共关系基础》同步教学（武汉大学出版社）

第十一章 公共关系的交际语言艺术 ◆掌握语言表达的基本要求 ◆掌握演讲、谈判的语言要求 ◆掌握公共关系写作技巧 目标透视 人与人之间的交往，几乎都离不开语言。掌握公共关系语言艺术和运用技巧，对于培养公共关系人员素质，提高社会交往能力，取得良好的公共关系效果是非常重要的。语言表达既有口头的，如演讲、谈判等；又有书面的，包括公共关系各种写作。对这些知识的掌握是每个公共关系人员必须具备的基本素养之一 第四节 公共关系文书写作 公共关系文书写作是信息传播的一种重要手段。作为公共关系工作人员，只有掌握了基本的公务写作常识，才能更好地做好公关工作。公共关系文书写作是对组织用于开展公共关系工作和社会交往而使用的信息载体的总称。 公共关系文书写作的种类，大致可以分成组织内部公关文书和组织外部公关文书两大类。其中，组织内部公关文书还可分为告知类的公关文书（如通知、总结等）和计划、决议、公约、讲话的公共关系文书；组织外部公关文书还可分为向上级机关发的请示函等求助类公共关系文书，简报、新闻稿、调查报告等宣传说明类公共关系文书，合同、协议书、会议纪要等协约类公共关系文书和贺信、请柬、书信等社交类公共关系文书。常用的公共关系文书有以下几种。 一、柬帖 公关柬帖是一种礼仪性的请客信函，是在各种社交场合中经常使用的传播媒介。各种组织或个人往往通过柬帖的形式表达情感、意向或交往事务。 （一）柬帖的种类与制作格式 柬帖的种类很多，通常有请柬、贺帖、讣告和通知等。 1.请柬 请柬又可以叫做请帖，是邀请宾客、单位或团队参加某项活动的专用礼仪性文书，多用于纪念日、喜庆日、宴会、联谊活动、友好交往或特别性的聚会等。正规的社会组织可以发请柬，家庭或个人也可以发请柬。 请柬一般由以下四部分组成。 （1）封面。请柬的封面要用大写的美术体、手写体或烫金字写明“请柬”二字，最好再配上图案装饰。 （2）称呼。在开头顶格处书写被邀请者的姓名（或单位名称）。 （3）正文。正文要交代活动内容、时间和地点，如举行联谊会、座谈会、生日会、舞会等。 （4）结尾。请柬的结尾要包含问候的礼貌语（如“此致、敬礼”“敬请光临”等），还要写明邀请者的姓名（单位名称）及注明邀请发出的时间。 请柬 ××先生：为庆祝公司成立10周年，特定于×月×日（星期×）晚于市文化宫举行大型舞会，敬请参加。 ×××公关部 ×年×月×日 2.贺帖 贺帖也叫做庆柬，是贺喜的一种帖子，用于对在工作中取得了某项成就的单位或个人进行祝贺。除此以外，若个人有了喜事也要用贺帖。 恭贺 ××同志： 荣获山西省“一级劳动模范”的称号。 ×××敬贺 ×年×月×日 3.讣告 讣告是致哀、吊丧的一种专用文书。 讣告 ×××公司经理×××于×年×月×日不幸去世，终年××岁。谨定于×月×日在×x公墓举行遗体告别仪式。 谨此 ×××有限公司 ×年×月×日 4.通知 通知一般用于公众活动，面向较多的公众，邀请的对象不是单个的人或单位，凡拿到通知书的人都可参加，所以印刷制作不必特别精美，写明通知的内容即可。 通知 兹定于×月×日在市展览馆举办家具名优产品展览会，欢迎各界人士光临参观。 ××消费者协会 ×年×月×日 （二）柬帖的写作要求 柬帖的特点是恭敬、谦虚、庄重、文字简要。被邀者即使近在咫尺，也要送柬帖邀请。这主要是表现对客人的尊敬，也表示邀请者对此事的郑重态度。正是因为柬帖的这种作用，所以在柬帖装帧上很讲究艺术特点。使柬帖不仅是一种使用的文书，又是一件漂亮的艺术品。柬帖的书写有如下要求。 1.明显的感情色彩 一般“庆”或“贺”柬帖要选择气氛热烈的颜色、图案，用红色、黄色、烫金等；“吊”一类的柬帖要用黑色正楷写上“悼念”“哀”“奠”等，显得庄重、严肃，正文的颜色也应一致。 2.文字简练、严肃、得体 柬帖的正文语言要严肃、措辞要恰当、得体。所要表达的内容必须准确、清晰、直接，而且不要太口语化，要使用书面语。例如，柬帖中不宜把“赴宴”写成“吃饭”“喝酒”；把“敬请光临”写成“前来捧场”。讣告中更不能把“去世”写成“死亡”。 3.纸面讲究，书写美观 柬帖的用纸要讲究。无论手写或印刷，版面一定要美观、悦目，字迹清晰。 公关书信与一般的书信不同，是组织为了树立形象、维系友谊，传递感情和信息而广泛采用的交际方式。书信的种类很多，主要有慰问信、感谢信、祝贺信、介绍信、证明信。 （一）慰问信 慰问信是组织对特定人员（即同事、下属、领导）表示关怀慰问的专用书信。信中要表示同情、关怀、安慰，但语气不能低沉，言辞不应该有悲观、失望之感，而要给收信人带去慰藉和勇气。慰问信的语言要亲切、诚挚，文字要朴实、精练。 （二）感谢信 感谢信是在接受了他人的支持、帮助、关照或者礼物后，向对方表示感谢的专用书信。写感谢信要及时、真诚、有礼，要简明叙述事情的经