第五章 会务工作03（课件）《秘书基础》同步教学（航空工业出版社）

第五章 会务工作 会务工作概述 会务工作内容 目录 会议的文书工作 第三节 会议的文书工作 3 会议的文书工作 会议文件的拟定 会议文件的撰写 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 一、会议文件的拟定 拟定文件的三种形式 01 02 秘书拟定文件要求 第三节 会议的文书工作 拟定文件的三种形式 1 领导亲自收集材料、亲自起草，定稿时和秘书一起斟酌。 秘书部门协助领导收集整理资料，领导自己动手起草。 领导提出文件的主旨，由秘书承担起草任务，最后由领导修改定稿。这种情况比较多。 第三节 会议的文书工作 秘书拟定文件要求 2 认真理解会议主题，把握领导意图。 做好深入细致的调查研究，详细并准确掌握第一手资料。 虚心听取各方面意见，尤其是领导的意见。起草者个人可以提出自己的意见，但这种意见应当是领导意见的补充，绝不能与之相悖，自作主张。 第三节 会议的文书工作 二、会议文件的撰写 开幕词与闭幕词 01 02 会议记录 03 会议纪要 03 会议简报 第三节 会议的文书工作 开幕词与闭幕词 开幕词是会议主要领导人代表会议举办单位在会议开幕时对与会者的讲话，其内容一般是阐明会议的宗旨、性质、任务、目的、要求和重要意义。 闭幕词是会议的主要领导人代表会议举办单位在会议闭幕时的讲话，其内容一般是概述会议完成的任务，对会议的成果做出评价，对会议的经验进行总结。 一般比较严肃的大中型会议都需要开幕词和闭幕词。两者相互对照，前后呼应，都有鲜明的指导作用。 1 结尾部分 主体 导语 标题 称谓 第三节 会议的文书工作 （一）开幕词与闭幕词 1．标题 主要有三种形式： （1）会议全称加开幕词（闭幕词）。 （2）由致词人姓名、大会名称和文种三部分组成。 （3）在文种名称上有所变通。 第三节 会议的文书工作 2．称谓 称谓是对与会人员的称呼，根据会议对象确定，写在标题下，另起一行顶格。如果是党的会议，称谓比较简单，写“同志们”三个字，后加冒号。如果是国际会议，要按照国际惯例来排列顺序，较常见的是：“各位嘉宾，女士们，先生们”后加冒号。 （一）开幕词与闭幕词 第三节 会议的文书工作 3．导语 开幕词用简洁的语言点明大会在什么背景或前提下开幕，一般只有一句话，如：“我宣布，××第×次大会现在开幕”。 （一）开幕词与闭幕词 第三节 会议的文书工作 4．主体 开幕词可简略说明会议的主要议题和议程，阐述会议的意义及重要性，概括会议的指导思想和会后的任务；闭幕词首先应对会议情况做简要叙述和评价，其次说明会议突出解决的问题或主要收获，最后对贯彻落实会议精神提要求、发号召。 （一）开幕词与闭幕词 第三节 会议的文书工作 5．结尾部分 开幕词结尾：对与会人员提出要求，对完成大会的任务提出希望；闭幕词结尾：代表全体与会人员对为大会工作的同志表示感谢，宣布大会闭幕。 两者在语言风格上均要求简洁明快、有力、富口语化、富鼓动性，在篇幅上均不宜过长。 （一）开幕词与闭幕词 第三节 会议的文书工作 会议记录 会议记录是指在会议期间，由专门记录员当场把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言和决议的内容记录下来的文字材料。会议记录是会议实况的记载，是分析、研究会议规律、总结会议结果的凭据，是传达、执行会议决定和贯彻会议精神的依据。 会议记录的分类 根据采用手段的不同，会议记录可分为及其自动记录（录音）和手工记录。根据记录方法的不同，会议记录又可分为特定符号记录和文字记录。特定符号记录用于详记。 会议记录的写作 会议记录的写作应包括两部分：一是会议基本情况记录；二是会议内容记录，特别是其中的重点论点、依据、分歧意见、批示意见等，准确地记录原话。 2 第三节 会议的文书工作 会议纪要的类型 01 02 会议纪要的内容 03 会议纪要的要求 会议纪要 3 第一节 秘书概述 （三）会议纪要 1．会议纪要的类型 会议纪要有两种类型：一种是例行会议纪要，如经理办公室会议纪要、厂长办公会议纪要等。这种类型的会议纪要是将会议形成决议下发或让上级了解会议精神，要求简明扼要；另外一种是工作会议纪要，指各机关、部门或地区就重大工作问题召开专门会议，交流情况，统一认识，研究政策措施之后，需要整理出会议纪要，上报下发或请求上级批准。 第三节 会议的文书工作 （三）会议纪要 2．会议纪要的内容 会议纪要包括两部分：一是会议情况简述，包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议人员、会议讨论的问题以及会议的成果；二是对会议主要精神的阐述。这是会议纪要的主体部分。 第三节 会议的文书工作 （三）会议纪要 3．会议纪要的要求 拟写会议纪要应做到：一是纪实，即实事求是，忠于会议实际。以会议记录为依据，对与会者发言进行概括、归纳、提炼，不可增删或篡改内容；二是纪要，即