第五章 会务工作02（课件）《秘书基础》同步教学（航空工业出版社）

第五章 会务工作 会务工作概述 会务工作内容 目录 会议的文书工作 第二节 会务工作内容 2 会务工作内容 会前准备工作 会中服务工作 会后善后工作 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 一、会前准备工作 为了确保会议的成功举办，关键在于做好会前准备。秘书一定要以认真负责的精神，缜密考虑会议的各个关键环节，细致地做好各项准备工作。 第一节 秘书概述 一、会前准备工作 02 03 04 05 06 07 01 01 02 03 04 05 06 07 与会人员编组 人员报到与文件配发 安排会议议题 拟定办会方案 准备会议文件 拟定会议程序 制发会议通知 第一节 秘书概述 安排会议议题 1 安排议题主要有三种情况：一是主管领导指示讨论的问题；二是下级单位提请讨论的问题；三是上级领导下达指示、需要各部门贯彻执行的问题。 第一节 秘书概述 拟定办会方案 2 办会方案即会议预案，一般包括以下内容： 确定会议名称，名称要能明确表现会议的性质和主题。 确定会议时间和地点。 确定与会人员及人数。 会议筹备班子的职责分工。 会议凭证。小型会议凭会议通知即可，中型以上会议需印发入场证。 以上5项是一般会议筹备方案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，筹备方案中也应考虑进去。 第一节 秘书概述 准备会议文件 3 会议文件的准备工作往往需要较长时间。有些大会报告在会前就得征求各方面意见，不断修改，几易其稿才能定稿。所以，在时间允许的前提下秘书部门要组织有经验的人撰写会议文件，并在秘书层进行讨论、补充、修改后再送领导审阅。 会议文件一般不宜过长、过多。尤其是经验交流材料，一要真实，二要简短，三要富有新意。 第一节 秘书概述 拟定会议程序 4 会议程序，即会议进程安排。有些会议，如人民代表大会的议程需经大会通过。会议议程必须体现在会议日程表中。 第一节 秘书概述 制发会议通知 5 会议通知一般分标题、主送单位、正文、落款四部分。要写清单位名称、会议时间、开会地点、会议类型、会议目的、会议主要内容、期限、报到日期及注意事项等。发放会议通知可采取文件通知、电话通知、广播通知或网络通知等多种方式。 第一节 秘书概述 人员报到与文件配发 6 与会人员到达会议地点后持通知书向大会秘书处报到，负责接待的会议秘书要向报到者说明会议的作息时间、注意事项、食宿安排等情况。重要会议还需向报到者收取照片，以便制发有关证件。报到时，一般应将会议有关文件一并发给与会人员。对于涉密文件，可以在每次会议召开前发，或通知与会人员到保密室领取。 第一节 秘书概述 与会人员编组 7 如召开大、中型会议，应在会前或与会人员报到后及时安排编组。编组的方式大致有两种：一是按地区或单位编组，二是按行业或专业编组。例如，学术性会议以专业编组最为理想，经济类会议则以系统编组最为有效。 第一节 秘书概述 二、会中服务工作 搞好签到工作 01 02 热情接待与会人员 03 会议记录 第一节 秘书概述 搞好签到工作 1 为准确了解与会人员的出席情况，会议开始前要做好入场签到工作。这项工作一般由会议登记处办理，有时也由秘书人员承担或负责监督入场签到。 热情接待与会人员 2 大中型会议一般设专门接待员。接待员要预先熟记与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快速引导他们进入会场，会后及时向他们指示住处。小型会议大多由秘书人员担任接待。接待员的态度如何关系到会议给人的印象。 第一节 秘书概述 会议记录 3 会议记录是会议情况的真实反映，它主要包括两部分。第一部分包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人以及记录人。前三项应在主持人讲话之前写上。 第二部分是会议内容的记录，要将会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的总结发言等主要内容真实记录下来。 第一节 秘书概述 三、会后善后工作 02 03 04 05 06 01 01 02 03 04 05 06 会后反馈工作 会务总结工作 安排与会人员离会 清理会场，清还设备用品，清理账目 会议文件的收集和整理 会议新闻发布和报道工作 第一节 秘书概述 安排与会人员离会 1 会议结束，与会人员要离开时，秘书的主要工作包括：一是文件清退。最好在代表离会前办妥；二是送别与会人员。对于外地的代表，需要乘坐飞机、车船的，可安排车辆送行。与会者离开有先有后，后离开的应妥善安排好其食宿。与会人员走后，应到住房内检查是否遗漏物品。 第一节 秘书概述 清理会场，清还设备用品，清理账目 2 会议结束且代表离场后，秘书应清理会场，不要遗漏文件资料或其他物品。秘书应及时退还租用的设备或其他材料，退掉租赁场地及租住的房间，然后及时结算。 第一节 秘书概述 收集会议文件的范围 01 02 收集会议文件的渠道 03 收集会议文件的方法 会议文件的收集和整理 3