第四章 资料管理与文书处理工作05（课件）《秘书基础》同步教学（航空工业出版社）

第四章 资料管理与文书处理工作 资料管理 公文拟撰 目录 文书处理概述 文书处理流程 文书立卷与归档 第五节 文书立卷与归档 5 文书立卷与归档 文书立卷的含义和范围 文书立卷的准备工作 文书立卷的步骤 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 一、文书立卷的含义和范围 （一）文书立卷工作的含义 立卷是指文秘部门将处理完毕且具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统地整理编目，组成案卷。立卷是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。 第五节 文书立卷与归档 一、文书立卷的含义和范围 （二）文书立卷的范围 一个组织在工作中会形成许多公文材料，但并非都要立卷归档。哪些公文材料属于立卷范围呢？ 概括地讲，凡是反映本单位主要职能活动和具有查考保存价值的收发公文、电报、会议公文、组织内部使用的公文、电话记录、会议记录、出版物的底稿和样本、图表和登记簿册，以及反映本组织工作的照片、录音、录像、影片等均须整理立卷，归档保存。 第五节 文书立卷与归档 二、文书立卷的准备工作 （一）编制立卷类目 立卷类目的编制就是在上一年的年终或当年年初预先编制出归卷类目。它由类和目两部分组成，是根据组织工作的职能范围、机构设置和当年的工作任务，预计一年内可能产生的文件，参照往年的案卷类目而拟定出的立卷计划。这是立卷工作的第一步。 第五节 文书立卷与归档 二、文书立卷的准备工作 （二）平时归卷工作 在有了预先编制的案卷类目后，立卷人员在日常工作中应随时把处理完的文书按它们的属性归入相关类目内。这样既有利于年终定卷，又有利于平时查找利用，这就是平时归卷工作。 第五节 文书立卷与归档 三、文书立卷的步骤 案卷的组合 01 03 案卷目录的编制 案卷的归档 04 02 编目成卷工作 第五节 文书立卷与归档 案卷的组合 1 年终时，将平时按类目分类的文件按立卷的原则和方法组合在一起，使之成为一个个符合要求的案卷，这就是案卷的组合。 第五节 文书立卷与归档 编目成卷工作 2 文件经过归类立卷以后，组成一个个案卷，案卷经过审核后应把卷内文件进行编号，以固定卷内文件的总体位置，这就完成了成卷的工作。 第五节 文书立卷与归档 案卷目录的编制 3 经过编目成卷形成的案卷，需要在案卷前面填写卷内文件目录，并由立卷人和检查人签字。在上述工作完成后，还应进行案卷排列，填制案卷目录。编前案卷目录的目的是方便案卷的保存与查找。经过系统化排列的案卷，必须在案卷目录上登记。项目有：卷号、文书处理号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件份数、保管期限、备注等。 第五节 文书立卷与归档 案卷的归档 4 根据国家的有关规定，我国的档案实行集中制管理。归档是指文书部门将办理完毕的文件整理立卷后，定期移交给指定的档案部门集中保管。归档是文书工作的最后一个环节。 一般来说，具有保存查考价值的文件都须归档；归档的时间要求是定期归档，一般在第二年的上半年；所有归档的文件均需经过整理、立卷、编目和装订，并须编制案卷目录作为移交清册，以保证资料的齐全完整。 第五节 文书立卷与归档 谢谢观看 $$