第四章 资料管理与文书处理工作04（课件）《秘书基础》同步教学（航空工业出版社）

第四章 资料管理与文书处理工作 资料管理 公文拟撰 目录 文书处理概述 文书处理流程 文书立卷与归档 第四节 文书处理流程 4 文书处理流程 发文处理 收文处理 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 一、发文处理 发文处理是指以本单位名义对外制发公文的一系列工作过程（包含只对单位内部的发文），是机关日常公文处理中的重要部分。 发文处理： 第四节 文书处理流程 发文处理主要工作环节 01 03 04 05 06 07 08 02 01 02 03 04 05 06 07 08 草拟 封发 登记 用印 审核 签发 复核 缮印 一、发文处理 第四节 文书处理流程 （一）草拟 草拟文稿是指形成一份正式公文之前的文字工作。 一、发文处理 第四节 文书处理流程 （二）审核 审核又称核稿，是指文稿送交领导签发之前，对文稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。审核工作的重点是： 确定是否需要行文，该由哪一级部门行文，行文方式是否得当。 确定文稿是否符合现行的方针政策和法律规范要求。 确定文稿反映的情况是否准确、真实，提出的措施要求是否明确、具体、可行。 确定文种是否正确；文字表达是否准确简明、条理清晰、合乎语法；结构是否严谨；人名、地名、机关名称、数字、时间、印文、图表是否正确无误；是否使用国家法定的计量单位；简称是否规范。 确定公文格式项目是否符合有关规定。 一、发文处理 第四节 文书处理流程 （三）签发 签发是指领导人审定文稿后，在发文稿纸的有关栏目内签注同意发出的意见，如“发”、“急发”、“同意”等，并签署姓名和日期。经领导人签发后，文稿开始生效，并据此缮印正本。签发是领导人履行职权的一种重要表现。在签发公文时，必须注意以下几点。 以机关名义发出的公文，必须由机关领导人签发；以机关内某部门名义发出的公文，则应由部门负责人签发。 如果机关主要领导人因公外出，可以授权或委托其他负责人代为签发。 对于某些以部门名义发的公文，由于公文内容涉及的问题比较重要，为慎重起见，有时还可以经过部门负责人签发后，再经上一级负责人核签和加签。 一、发文处理 第四节 文书处理流程 （四）复核 复核是指文秘部门在公文正式印刷前，对公文进行全面、系统的复查工作。 一、发文处理 第四节 文书处理流程 （五）缮印 缮印指对公文进行缮写誊清和印刷，缮印的公文是最后的成品，代表本单位对外发生的效力。因此，缮印工作必须保证质量，做到文字准确，字迹工整清晰，符合规定体式，页面美观大方，装订整齐牢固，以便收文机关阅读、处理和保管。   一、发文处理 第四节 文书处理流程 （六）用印 用印是指在印制或誊清的公文、信函上加盖公章。公章是代表机关职权的一种凭证和标志。公文一经盖章立即生效。 一、发文处理 第四节 文书处理流程 （七）登记 登记是文件发出前的一道手续，主要指发文登记。任何文件在发出之前都要进行登记。登记的内容有发文文号、发文范围、印制数量、发文时间、发出方法等。秘书人员在登记时要求字迹清楚，详记有关内容。 一、发文处理 第四节 文书处理流程 （八）封发 封发指文件印制后按照登记的范围进行装封和发出。 装封时要清点文件份数，并查看是否有文件漏盖印章。检查完毕确认无误后把封袋封口，并根据文件密级在封袋两头中间贴上密封笺。 发出就是把装封好的公文发往各指定单位。发出的方式主要有三种：一是印制件发送，此方式又可细分为普通邮递、专人专送等；二是传真发送；三是电子邮件发送。具体采用哪种方式，要根据其分发范围、紧急程度和保密程度而定。 发文环节结束后，即可将公文定稿、公文样本和留存的其他文稿收集齐全，交给有关文秘人员做归档处理。 一、发文处理 第四节 文书处理流程 二、收文处理 收文处理是指接收上级机关、下级机关、平级机关或其他送交本单位的各类公文材料，按照规定进行公文处理工作。 第四节 文书处理流程 签收 01 03 审核 05 批办 拟办 04 06 承办 02 登记 07 催办 二、收文处理 第四节 文书处理流程 签收 1 公文签收是指收到公文后，收件人在送件人的公文投递单、送文通知单或回执单上签字，以明确交接双方的责任。外来公文首先由收发室的工作人员签收。签收时要认真清点，仔细核对，查看实收件数与投递单上件数是否吻合；查看公文口有无破损；查看信件上的收件单位与本单位名称是否相符。 查实确认无误后，收件人就可以履行接收签字手续，在送件人的投递单或回执单上签字，并注明签字日期。 第四节 文书处理流程 登记 2 收文登记是将需要登记的公文在收文登记簿上编号并记载公文的来源、去向。 1．登记的形式 （1）簿式登记：就是用预先装订成册的登记本进行登记。 （2）卡片式登记：就是以单张卡片对公文进行登记。 （3）联单式登记：就是采用一次复写二联或三联的方式进行公文登记。 （4）计